Quando você tem um documento, planilha ou apresentação que deseja aprovar para sua empresa, o Documentos, Planilhas e Apresentações Google oferece cobertura. Envie a solicitação de aprovação, opcionalmente defina uma data de vencimento e obtenha a aprovação necessária.
Observação: o recurso está disponível para planos pagos, incluindo Workspace , Business ou Enterprise Essentials e superior, Education Plus, Nonprofits e G Suite acima do Basic.
Índice
Sobre aprovações no Documentos, Planilhas e Apresentações Google
Veja algumas noções básicas sobre como as aprovações funcionam no Documentos, Planilhas e Apresentações Google.
- Os revisores recebem uma notificação quando você solicita a aprovação. Pode ser um e-mail, uma notificação do Google Chat ou um alerta do navegador, dependendo das configurações de notificação.
- Se você solicitar a aprovação de várias pessoas, todos deverão aprovar o documento para que o processo seja considerado concluído.
- Quando as edições são feitas por um aprovador, todos os revisores receberão uma notificação para reaprovar o documento.
- Se você incluir uma data de vencimento na solicitação de aprovação, lembretes serão enviados aos revisores para datas de vencimento futuras e vencidas.
- Se uma pessoa rejeitar a aprovação, o documento será considerado rejeitado por todos os revisores.
- Assim que um documento for aprovado, ele será bloqueado . Você não pode editar o documento a menos que o desbloqueie. Isso cancelará a solicitação de aprovação atual.
Como solicitar uma aprovação
Abra o documento para o qual você deseja receber aprovação no Documentos, Planilhas ou Apresentações Google. Clique em Arquivo > Aprovações no menu.
Você verá a barra lateral Aprovações aberta à direita. Clique em “Fazer uma solicitação”.
Quando a janela Solicitar aprovação for aberta, insira os nomes de sua lista de contatos ou endereços de e-mail para aqueles que você deseja revisar o documento.
Opcionalmente, insira uma mensagem, defina uma data de vencimento, permita que os revisores editem ou bloqueie o arquivo antes de enviar. Clique em “Enviar solicitação”.
Observação: se você não compartilhou o documento anteriormente com as pessoas que deseja revisá-lo, será solicitado que você conceda acesso ao documento.
Como revisar e aprovar um documento
Se uma solicitação de aprovação for enviada a você, você verá uma mensagem de Aprovação pendente exibida na parte superior do documento abaixo da barra de ferramentas.
Antes de aprovar ou rejeitar, você pode clicar em “Ver detalhes”. Isso abre a barra lateral Aprovações, onde você pode ver os outros revisores, uma data de vencimento, se tiver sido atribuída, e a mensagem incluída na solicitação. Você também pode fazer comentários que serão exibidos na seção Atividade na parte inferior da barra lateral.
Se forem feitas edições no documento durante o processo de aprovação, você também poderá ver o que elas estão usando na barra lateral. Abaixo de Visualizar alterações, use a caixa suspensa para ver as edições desde a última visualização ou aprovação do documento ou desde o início do processo de aprovação.
Use os botões Aprovar ou Rejeitar na mensagem na parte superior do documento ou na barra lateral quando estiver pronto. Com cada ação, você pode incluir uma mensagem, se desejar.
Como revisar aprovações
Como quem solicitou a aprovação, você pode visualizar o status da sua solicitação. Uma mensagem é exibida na parte superior do documento, abaixo da barra de ferramentas. Você também pode abrir a barra lateral Aprovações clicando em Arquivo > Aprovações no menu ou clicando em “Ver detalhes” na mensagem.
Assim como os revisores, você verá todos os detalhes da aprovação na barra lateral com qualquer atividade na parte inferior. E você pode usar o menu suspenso abaixo de Visualizar alterações para ver as edições.
Assim que todos aprovarem o documento, você verá uma mensagem informando que o arquivo foi bloqueado. Isso evita outras edições no documento , pois ele já foi aprovado.
Ao abrir o documento, você verá uma nova mensagem na parte superior informando que está vendo a versão aprovada.
Clique em “Ver detalhes” para abrir a barra lateral e revisar a atividade. Essas informações são exibidas para você e para aqueles que aprovaram o documento.
Como desbloquear um documento aprovado
Se você quiser fazer alterações em um documento aprovado, selecione a seta suspensa Bloqueado na parte superior e clique em “Desbloquear arquivo”. Lembre-se de que você precisará solicitar a aprovação novamente, pois está fazendo as alterações.
Você pode iniciar uma nova solicitação de aprovação na barra lateral depois de fazer suas edições.
A capacidade de solicitar aprovação de documentos no Documentos, Planilhas e Apresentações Google é um recurso útil para todos os tipos de documentos comerciais. De documentos legais a propostas e além, você pode garantir que o documento tenha o selo de aprovação de todos os necessários.
