O Outlook permite criar e personalizar exibições de pasta de várias maneiras, como adicionar e remover colunas ou agrupar e classificar mensagens. Você também pode aplicar regras para fazer com que o Outlook exiba mensagens de maneiras diferentes com base em suas propriedades (como remetente, linha de assunto ou carimbo de data / hora). Isso é chamado de formatação condicional . Vamos dar uma olhada em como funciona.
Atualização : um de nossos leitores chamou nossa atenção para o fato de que a formatação condicional está disponível apenas na versão Windows do Outlook e não na versão macOS. Obrigado, Christy!
Índice
Começando
Para começar a configurar a formatação condicional, vá para Exibir> Configurações de exibição.
Você também pode acessar as configurações do Advanced View clicando com o botão direito no cabeçalho da pasta e selecionando o comando “View Settings”.
A janela Configurações de visualização avançada permite personalizar a visualização da pasta. Clique no botão “Formatação condicional”.
Isso o leva à janela Formatação condicional que você usará para definir regras diferentes para a formatação das mensagens.
Os itens exibidos na lista “Regras para esta visualização” são as regras padrão que vêm com uma visualização de pasta não personalizada. Por exemplo, você pode ver que “Mensagens não lidas” são exibidas em negrito, fonte Segoe UI azul com um tamanho de 11 pontos.
Como funcionam as regras
As “regras” são as condições que uma mensagem deve atender para que o Outlook aplique a formatação. Nas regras padrão, por exemplo, a regra “Mensagens não lidas” é ativada quando uma mensagem é marcada como não lida. Quando essa regra é ativada, o Outlook usa a fonte Segoe UI de 11 pontos em negrito, azul para exibi-la.
O Outlook aplica as regras na ordem do topo da lista. As regras no topo da lista têm precedência sobre as regras na parte inferior. Como isso funciona na prática? Digamos que você tenha duas regras, uma no topo da lista que muda a fonte para verde e uma mais abaixo na lista que muda a fonte para vermelho. Se uma mensagem atender às condições de ambas as regras, a fonte será alterada para verde porque essa regra está no topo da lista – a regra que define a fonte para vermelho é ignorada.
Com as regras padrão, você só pode alterar a fonte. Você não pode excluir regras padrão, mover a ordem ou alterar as condições da regra. Você pode desativar as regras padrão desmarcando-as na lista “Regras para esta visualização”.
Como adicionar uma nova regra
Na janela Formatação condicional, clique no botão “Adicionar”. Uma nova regra chamada “Sem título” será adicionada à lista. Dê um nome à sua regra e clique no botão “Condição”.
A janela Filtro permite que você decida sobre a condição ou condições que o e-mail deve atender para ser formatado.
Vamos apenas usar um exemplo simples aqui e fazer com que ele procure por mensagens enviadas por “Rob Woodgate” e que contenham a palavra “Outlook” no campo Assunto.
Para fazer isso, primeiro clique no botão “De”, que abre o catálogo de endereços, e selecione um contato.
Em seguida, adicionamos “Outlook” ao campo “Pesquisar palavra (s)”, certificando-se de que a opção “Somente campo do assunto” esteja selecionada na lista suspensa “Em”. Clique em “OK” quando terminar.
De volta à Formatação Condicional, clique no botão “Fonte”.
Faremos com que as mensagens que correspondem ao filtro que configuramos sejam exibidas em roxo e em negrito. Configure o seu como quiser, clique no botão “OK”, clique em “OK” novamente para fechar a janela Formatação Condicional e, em seguida, mais uma vez para fechar a janela Configurações de Visualização Avançada.
As regras são aplicadas imediatamente. Você pode ver abaixo que as mensagens que atendem às nossas condições agora estão em negrito e roxo.
Este é apenas um exemplo simples – você pode adicionar muitas condições, mesmo as muito complexas. De volta à janela Filtro, você pode alternar para a guia “Mais opções” para ver várias condições adicionais que você pode escolher.
Aqui você pode escolher combinar uma mensagem se:
- Foi atribuída uma categoria particular
- Está lido ou não lido
- Tem anexos ou não tem anexos
- Está marcado como prioridade alta, normal ou baixa
- Foi sinalizado por você, por outra pessoa, por ninguém ou marcado como completo
- O texto que você está procurando precisa corresponder ao caso
- É um tamanho específico, maior ou menor do que um determinado tamanho, ou entre dois tamanhos
Mude para a guia “Avançado” e você pode criar condições complexas.
A guia Avançado permite que você selecione qualquer campo de qualquer lugar do Outlook e selecione uma condição que deseja corresponder. Isso pode ser muito simples, como corresponder o remetente a um endereço exato, mas você tem muitas opções para escolher. Digamos que você queira que sua regra corresponda aos e-mails recebidos. Clique no botão “Campo”, aponte para “Campos de Data / Hora” e clique na opção “Recebido”.
Clique no menu suspenso “Condição” para escolher sua condição.
As opções são muito maiores do que você imagina:
- A qualquer momento
- Ontem
- Hoje
- Amanhã
- Nos últimos 7 dias
- Nos próximos 7 dias
- Semana Anterior
- Esta semana
- Semana que vem
- Mês passado
- Este mês
- Próximo mês
- Em
- Em ou depois
- Em ou antes
- Entre
- Existe
- Não existe
E os outros campos que você pode escolher oferecem quantidades semelhantes de opções.
Selecione sua condição, adicione um valor e clique no botão “Adicionar à lista”.
Você pode adicionar quantas condições desejar à lista. Para lhe dar uma ideia de quantos campos existem, veja apenas o menu “Todos os campos de correio”.
O menu “Todos os campos de contato” tem mais de quatro colunas de opções – tantas que não conseguiríamos encaixá-lo em uma captura de tela sensata. Portanto, não vamos examinar cada um dos campos e condições, mas agora você sabe onde eles estão e como usá-los.
Você pode configurar várias condições em uma regra para tornar as coisas tão específicas quanto desejar. Deseja que o Outlook exiba mensagens em uma fonte 16pt vermelha se forem de um determinado contato, recebidas nos últimos sete dias, contiverem uma palavra específica no assunto e incluírem um anexo? Não é um problema.
Como Excluir uma Regra
Se você criou uma regra e não a quer mais, é fácil excluí-la. Na janela Formatação condicional, selecione a regra que deseja excluir e clique no botão “Excluir”. Lembre-se de que você só pode excluir regras que criou – não as regras padrão internas do Outlook.
Você pode adicionar quantas condições quiser e ter quantas regras quiser. E, como mostramos antes, uma vez que você tenha as regras de formatação condicional configuradas da maneira que deseja, pode copiar a visualização para outra pasta ou para todas as pastas, se desejar.
