Você sempre responde aos e-mails imediatamente? Ou você os deixa acumular? Agendar suas mensagens enviadas é uma ótima maneira de garantir que sua caixa de entrada não receba o melhor de você. Saiba mais sobre os benefícios de agendar seus e-mails aqui.
Índice
Defina limites claros
Nem todo mundo trabalha em horários considerados “normais”. Se você é uma coruja noturna ou insone e gosta de verificar a caixa de entrada às 2 da manhã porque não tem nada melhor para fazer, mais poder para você. Mas será que enviar e-mails atrasados pode levar seus colegas de trabalho a pensar que você está disponível a qualquer hora do dia ou da noite?
Se você enviar um e-mail depois do trabalho às 19h de uma sexta-feira, poderá ter o azar de receber uma resposta por e-mail, uma mensagem instantânea ou um telefonema. “Apenas acompanhando seu e-mail recente” são palavras que ninguém quer ouvir quando se prepara para passar uma noite ou um fim de semana fora do escritório.
Você pode evitar estabelecer expectativas irrealistas de si mesmo programando suas respostas para um horário em que espera estar acordado e disponível. Isso pode acontecer antes de você começar a trabalhar pela manhã ou na hora do almoço do dia seguinte.
Isso permite que você aproveite bem o tempo de inatividade para poder se concentrar em assuntos mais importantes no dia seguinte (ou até mesmo abrir espaço na sua agenda de trabalho para tomar um café ou jogar Campo Minado ).
Certifique-se de que seus e-mails cheguem ao topo da pilha
Também existem razões táticas para atrasar o envio de mensagens. O e-mail é um meio que não mudou muito desde o seu início. Alguns clientes de e-mail tentam reordenar sua caixa de entrada por importância percebida, mas nem todos usam esses recursos. E alguns clientes de e-mail ainda preferem a classificação cronológica reversa da caixa de entrada.
Se você enviar uma mensagem às 22h da noite anterior à data prevista para leitura, há uma boa chance de que sua mensagem seja enterrada até as 9h do dia seguinte. Se você quiser que sua mensagem apareça mais perto do topo da pilha, programe-a para ser enviada um pouco antes de você querer que o destinatário a leia.
Lembre-se de escrever seu e-mail tendo em mente o horário que você espera que ele seja entregue. Por exemplo, você pode dizer “Bom dia” ou “Até hoje à tarde” sempre que o contexto exigir.
Responda imediatamente, enquanto seus pensamentos estão frescos
Há um bom argumento para responder a um e-mail quando ele chegar, desde que você tenha tempo para fazê-lo (e esteja totalmente sóbrio). Quando você lê um e-mail que exige uma resposta, seu cérebro começará a redigir uma resposta adequada, quer você queira ou não.
Lembrar de tudo o que você disse no dia seguinte depois de dormir em uma mensagem pode ser difícil. É por isso que você deve considerar escrever e agendar sua resposta, para não esquecer o que tinha a dizer em primeiro lugar.
Você também pode achar mais fácil desligar novamente sabendo que já resolveu o problema. Afinal, você não se preocupará com cada coisa que precisa fazer amanhã.
Atrasar o envio para fazer alterações
Algumas respostas por e-mail exigem um pouco mais de tempo e consideração do que outras. Lidar com assuntos delicados ou decisões importantes pode ser um processo estressante. Portanto, é importante reservar um tempo para garantir que sua resposta contenha tudo o que você deseja dizer e, ao mesmo tempo, permanecer respeitoso.
Você também pode fazer bom uso de um agendador de e-mail nessas circunstâncias. Essas ferramentas permitem que você se comprometa com uma resposta sabendo que terá algumas horas ou dias para fazer alterações em qualquer mensagem de e-mail enviada, se necessário.
Isso é útil até mesmo para respostas de trabalho comuns e padrão. Por exemplo, você pode revisar todos os e-mails escritos na noite anterior em seu trajeto matinal antes de serem enviados. Faça disso parte da sua rotina, mas não fique complacente depois de apertar o botão “Agendar” (afinal, o tempo está passando).
A maioria dos serviços agora oferece suporte ao agendamento
Não faz muito tempo que você precisava contar com um serviço de terceiros, um plug-in de cliente de e-mail ou uma atualização de serviço cara para poder agendar um e-mail. Felizmente, muitos serviços agora incluem agendamento de correio como parte de seus recursos padrão.
Por exemplo, o Gmail permite que você agende uma mensagem de saída clicando na seta suspensa na caixa “Enviar” e escolhendo “Envio agendado”. O aplicativo de desktop do Microsoft Outlook permite agendar um e-mail usando o recurso “Atrasar entrega” .
A Apple adicionou agendamento de e-mail aos seus aplicativos Mail para iOS 16 e iPadOS 16, com o recurso também chegando ao Mail para macOS Ventura .
Aprenda a cancelar o envio de e-mails também
Embora não seja tecnicamente possível “cancelar o envio” de um e-mail, muitos serviços agora anunciam o recurso. Em muitos casos, esses serviços introduzem um atraso antes do envio da mensagem, para que você possa impedir rapidamente o avanço do e-mail.
Aprender a usar esse recurso pode ajudar a evitar constrangimentos ou permitir que você envie sua mensagem em um momento mais oportuno.
O Gmail tem um recurso de cancelamento de envio desde 2015 , e o Outlook tem um recurso semelhante . Apple Mail no iOS 16, iPadOS 16 e macOS Ventura também introduziu o recurso (basta procurar o botão “Desfazer” que aparece imediatamente após clicar em enviar). A Apple também introduziu o recurso no iMessage .
