Poucas comodidades no fluxo de trabalho digital moderno estão tão amplamente disponíveis, mas tão amplamente ignoradas (ou abertamente abusadas) como a função CCO de e-mail. Se você for culpado de usar indevidamente ou negligenciar seu poder (e há uma boa chance de você ser), é hora de se arrepender e, no processo, reduzir o spam e proteger a privacidade de seus amigos e familiares.
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O que é o BCC e de onde ele veio?
Em memorandos de negócios de meados do século, por exemplo, haveria um slot TO para o destinatário principal, um slot CC para indivíduos que precisavam estar na comunicação, mas que não eram os destinatários principais, e um terceiro slot, BCC, para indivíduos que também precisavam estar presentes na comunicação, mas, por qualquer motivo, sua identidade seria omitida dos memorandos distribuídos aos destinatários nos slots de endereço TO e CC.
Com o advento do correio eletrônico, as mesmas convenções usadas no correio em papel e nos memorandos foram copiadas, tanto por familiaridade quanto porque permaneceram úteis, embora a mensagem não fosse mais copiada e entregue fisicamente.
Se essas convenções existiam décadas antes do advento do e-mail e continuaram a existir no meio século intermediário ou mais, onde então surge o problema? Existem duas formas de uso indevido de BCC: cópia cega de carbono passivo-agressiva (a forma maliciosa de problema) e negligência em usar cópia cega de carbono para proteger a privacidade (problema que surge da ignorância). Vamos dar uma olhada em como e por que evitar cada um.
Diga não à cópia cega de carbono passivo-agressiva
O pior uso da cópia oculta de carbono é para capturar um colega de trabalho de forma passiva e agressiva. Esse tipo de abuso de BCC surge quando os funcionários recorrem ao uso da função de BCC como uma forma indireta de fofocar seus colegas de trabalho, puxar o saco do chefe ou de outra forma se envolver em travessuras disfuncionais no local de trabalho.
Imagem cortesia da EC Comics.
Um funcionário, por exemplo, pode colocar seu chefe como o destinatário do BCC em um e-mail que está enviando a outro funcionário para que seu chefe veja que ele está se comunicando com o outro funcionário ou que o outro funcionário não está cumprindo algum tipo de obrigação ou data limite. Esse tipo de comunicação secreta-esquilo é geralmente desaprovada no local de trabalho e não estamos prestes a endossar qualquer tipo de comportamento que gere um ambiente de trabalho mesquinho e passivo-agressivo.
Nosso único conselho sobre o assunto é: pare com isso.
A menos que seu departamento de RH ou seu chefe explicitamente venha até você e o instrua a BCC suas comunicações, você deve evitar a prática.
Se as pessoas fora da comunicação primária precisam ser mantidas no circuito, mesmo em níveis superiores, a prática recomendada é incluí-los como destinatários CC e notificar os destinatários TO sobre quem foi incluído e por que motivo.
Isso não apenas cria um diálogo mais maduro no local de trabalho, mas também ajuda a evitar um evento particularmente embaraçoso: se seu chefe ou outro destinatário BCC usar a função responder a todos, eles efetivamente se desmascaram e revelam que estiveram a par do conteúdo do e-mail anterior. Tente explicar isso ao colega de trabalho contra quem você estava conspirando no bebedouro.
Felizmente, o número de pessoas que usam maliciosamente a função BCC é pequeno, o que nos leva àqueles que constituem a maior parte do abuso: os inconscientes.
Amigos não copiam amigos
Se a maioria das pessoas não está usando maliciosamente a função BCC como parte de uma campanha de guerra psicológica contra seus colegas de trabalho, então onde isso nos deixa? Isso nos deixa com milhões de pessoas que inconscientemente negligenciam até mesmo usar a função BCC em primeiro lugar.
Imagem cortesia da Biblioteca Pública de Denver, Western History Collection.
Por que a função BCC é tão importante? Ele permite que você envie um e-mail para alguém sem que essa pessoa veja todas as outras pessoas que recebem o e-mail, protegendo efetivamente suas informações privadas. Aqui está um exemplo de envio de e-mail, retirado de nossos próprios arquivos de e-mail:
Cada mancha azul na imagem com filtro de privacidade acima é um endereço de e-mail. Não apenas havia mais de 40 endereços de e-mail na lista de destinatários encaminhados em que fomos incluídos, mas há dois conjuntos de blocos de encaminhamento restantes no e-mail encaminhado (visto acima) que incluem 13 e 8 endereços de e-mail, respectivamente. Isso significa que existem mais de 60 endereços de e-mail no corpo completo do e-mail.
Agora, você pode estar se perguntando “E daí? O que isso importa?” É importante por vários motivos. Em primeiro lugar, existe a simples questão da privacidade e do tratamento respeitoso da privacidade das pessoas em sua lista de contatos (sejam elas amigos, familiares ou colegas de trabalho). Nem é preciso dizer que as pessoas que enviam e-mails em massa para dezenas de amigos e associados não se dão ao trabalho de entrar em contato pessoalmente com cada uma dessas dezenas de destinatários e perguntar se gostariam que suas informações de contato fossem compartilhadas com todos os outros no lista de destinatários. É totalmente desrespeitoso compartilhar informações de contato sem a permissão da pessoa em questão.
Torna-se ainda mais desrespeitoso e problemático quanto mais diversificada for a multidão de pessoas para quem você e-mail. Se você estiver enviando e-mail para dez pessoas em uma pequena organização cívica que já se conhecem, a questão pode ser discutível. Se você é um professor e está enviando um e-mail a dezenas (senão centenas) de alunos algum material suplementar, de repente você está compartilhando as informações de contato pessoal de muitas pessoas com muitas outras pessoas com quem eles podem não querer compartilhar .Pior ainda, se alguém acidentalmente clicar em “Responder a todos” para qualquer um dos e-mails que você enviar com os slots TO e CC totalmente carregados, cada pessoa na lista de destinatários original receberá a resposta. Na melhor das hipóteses, isso é relativamente inofensivo, mas certamente desperdiça o tempo de todo mundo ao abrir o e-mail para ver o que há de novo na discussão. Na pior das hipóteses, como já aconteceu muitas vezes em empresas em todo o mundo, o e-mail pode ganhar vida própria à medida que centenas de funcionários respondem, discutem e interagem com o e-mail. Essas reações em cadeia de resposta a todas podem abranger milhares de e-mails e até mesmo gerar guerras inflamadas (houve uma guerra inflamada na Tandem Computers no final do século 20 que durou anos ).
Em segundo lugar, e de preocupação mais prática para aqueles de vocês que não se importam com a boa etiqueta de e-mail e proteção da privacidade de seus amigos, esse tipo de e-mail em massa cria inadvertidamente pequenas listas de endereços de e-mail para software malicioso e spammers coletarem. Se o seu endereço de e-mail acabar em um enorme e-mail enviado para todo o mundo proverbial, você pode ter certeza de que em algum lugar ao longo da linha você acabará em uma lista de spam. Pior ainda, se um dos usuários que acaba com o seu e-mail encaminhado nas entranhas da caixa de entrada acaba sendo atingido por um malware que se replica por meio de listas de contato e endereços de e-mail encontrados na caixa de entrada, provavelmente você acabará com um e-mail malicioso encontrando seu caminho para você.
Usando BCC com sabedoria
Se você está no último campo, aqueles que ignoram a função BCC, você provavelmente está se perguntando o que pode fazer para evitar a gafe de privacidade e segurança que descrevemos acima. Não se preocupe, uma vez que você esteja ciente de como é terrível ignorar a função BCC, torna-se evidente o que você precisa fazer para se livrar de seus comportamentos anteriores de e-mail.
Em primeiro lugar, e acima de tudo, você começa se perguntando “Eu realmente preciso enviar este e-mail para todos da minha lista de contatos? Trinta deles? Qualquer um deles?” A resposta a essas perguntas para a maioria dos e-mails é: Não. Não, você não precisa enviar um e-mail pessoal ou encaminhar para todos em sua lista de contatos.
Second, when you do find yourself with a legitimate reason to email a whole lot of people at one time. Like, for example, you’re switching to a new email provider or you want to send your new mailing address to a hundred of your friends and relatives, the only appropriate thing to do is to put their addresses in the BCC slot. This ensures that all the evils of mass TO/CC emailing are eliminates: the email addresses of all the recipients are kept private, there is no chance of a spam bot or piece of malware on one recipient’s computer harvesting the email of another recipient, and if any of them need to reply to you to ask a question or such, they won’t blast out their question or comment to every other person.
BCC increases privacy, increases security, and cuts down on the inbox crud your friends and associates have to wade through. There’s absolutely no reason to avoid using it when doing so is as simple as putting the addresses in a different address slot.
