Email não está morto nem obsoleto . Na verdade, está aumentando em mais de 10 bilhões de e-mails por dia e muitos deles acabarão na sua caixa de entrada. Veja como se controlar e não se deixar dominar.
Se sua caixa de entrada é um deserto de branco minimalista e você lida rapidamente com os e-mails ocasionais que ousam manchar a arrumação primitiva, isso provavelmente não é para você. Temos muito mais coisas para ler que serão do seu interesse. Mas se você tem uma caixa de entrada com centenas, milhares ou até dezenas de milhares de e-mails, precisa de uma maneira de colocar as coisas sob controle. “Caixa de entrada Zero”, que visa manter sua caixa de entrada vazia, está na moda – mas temos uma solução superior.
Vamos nos concentrar em um sistema conhecido como OHIO, ou “Only Handle It Once”, mas não de uma forma que muitas pessoas tenham interpretado mal. OHIO é um princípio de gerenciamento de informações que, simplesmente, diz que você só deve lidar com informações o menor número de vezes necessário – de preferência uma vez. Como auxiliar de eficiência, isso é muito útil. Mas, como acontece com todas as boas ideias, algumas pessoas levaram isso a extremos e pregaram OHIO como uma regra de ouro que deve ser entendida literalmente. Isso é desnecessário e contraproducente, especialmente quando se trata de lidar com e-mail.
Índice
O que significa “OHIO”?
“Apenas lidar com uma vez” não significa que você deve ler um e-mail uma vez e nunca relê-lo – isso não faz sentido. Às vezes, você precisa ler um e-mail várias vezes para entendê-lo, especialmente se a pessoa que o está enviando não entende a brevidade. OHIO também não significa que você nunca deve ver o conteúdo do e-mail novamente depois que ele saiu da caixa de entrada. Isso também não faz sentido porque o força a responder a todos os e-mails imediatamente, sem se preocupar com suas prioridades ou responsabilidades atuais.
O que “Tratar apenas uma vez” significa que você só deve lidar com um e-mail em sua caixa de entrada uma vez . Depois de entender o e-mail, você deve lidar com ele – “lidar com isso” – e excluí-lo ou arquivá-lo. Você pode ver as informações no e-mail muito mais vezes como parte de uma tarefa da lista de tarefas ou na preparação para uma reunião, mas você nunca deve ver o e-mail em sua caixa de entrada novamente. Você só lida com isso uma vez.
Por que OHIO é útil?
OHIO é muito simples de entender, mas por que o recomendamos? Qual é a vantagem de lidar com um e-mail na sua caixa de entrada apenas uma vez? Bem, a resposta é direta: sua caixa de entrada não é um arquivo, uma lixeira, um arquivo ou um depósito de lixo. É uma caixa de entrada!
Quando você tem centenas ou milhares de e-mails em sua caixa de entrada, eles são rapidamente enterrados – e fora de vista, longe de sua mente. É muito mais difícil encontrar e-mails específicos, faz com que seu cliente de e-mail trabalhe mais lentamente (mesmo se você acessar seu e-mail através de um navegador como o Gmail) e consome seu armazenamento (o que é um problema específico se você usar o Outlook ou Apple Mail aplicativos em seu telefone).
Conclusão: não adianta manter todos os seus e-mails na caixa de entrada e há muitos bons motivos para não fazê-lo. “Only Handle It Once” é um sistema que o incentiva a fazer algo com um e-mail depois de lê-lo – para manuseá-lo – e mesmo que você arquive ou exclua o e-mail, ele não permanecerá em sua caixa de entrada.
O que “Handle” significa, exatamente?
“Manipular” significa que, depois de entender o e-mail, você faz uma ou mais das seguintes coisas:
- Responda ao email.
- Encaminhe o e-mail.
- Organize uma reunião sobre o e-mail.
- Transforme o e-mail em um item da lista de tarefas.
- Não faça nada (se nenhuma das quatro opções acima for necessária)
Depois de fazer tudo o que você precisa fazer com o e-mail, exclua o e-mail ou o arquive. Você não deixa o e-mail na caixa de entrada depois de tratá-lo.
Não tem tempo para lidar com um e-mail agora? Tudo bem – você não está buscando o Inbox Zero, e um e-mail persistente em sua caixa de entrada não é um fracasso, apenas uma tarefa que você ainda não realizou. Apenas certifique-se de lidar com o e-mail quando tiver um minuto.
OK, isso faz sentido. Como faço para implementar OHIO?
A maneira mais fácil de implementar OHIO é usar um fluxograma direto.
Para cada e-mail que você tem em sua caixa de entrada, você lida com ele e, em seguida, exclui ou arquiva o e-mail. É isso aí.
Se isso parece estranhamente simples, é porque é. OHIO como princípio é simples, e a implementação deve ser simples também. O objetivo é ajudá-lo a controlar sua caixa de entrada, limpando-a usando um processo simples de tomada de decisão. Ao ler um e-mail, você o responde, encaminha, marca uma reunião sobre ele, transforma-o em um item da lista de tarefas ou não faz nada se nenhuma dessas opções for necessária. Em seguida, exclua o e-mail se não precisar mantê-lo e, se fizer isso, arquive-o. Enxágue e repita com o próximo e-mail até que sua caixa de entrada esteja vazia.
Se isso soa suspeitosamente como outra forma de alcançar “ Caixa de entrada zero ”, não se preocupe, não é. Ou, pelo menos, não da maneira que as pessoas costumam pensar na Inbox Zero. Sim, há alguns benefícios (e satisfação) em ter uma caixa de entrada vazia, mas esse não é o objetivo final aqui. OHIO o ajudará a chegar ao ponto real da filosofia Inbox Zero, que é que você gasta apenas o tempo que precisa gastar em sua caixa de entrada e não é uma fonte de estresse para você.
Pode levar dias ou semanas para esvaziar sua caixa de entrada usando OHIO, então não desanime. Cada e-mail para o OHIO é uma vitória! E, desde que você se sinta confortável com o e-mail que tem em sua caixa de entrada, você está indo bem. OHIO é um processo, não um objetivo. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a ter sucesso.
- Comece tentando lidar com o e-mail de hoje. Tente não ter nenhum e-mail de hoje em sua caixa de entrada quando sair do trabalho à noite.
- Reserve um pouco de tempo todas as sextas-feiras (ou qualquer que seja o seu último dia da semana de trabalho) para lidar com quaisquer e-mails da semana que acabou de passar.
- Configure as opções do painel de leitura no Outlook da maneira que desejar ou ative o painel de visualização oculto no Gmail.
- Se você estiver no Gmail, terá um botão Arquivar e um botão Excluir. Usa-os!
- Se você estiver no Outlook, configure uma etapa rápida para marcar um item como lido e arquive-o de uma vez.
- Use seu smartphone para lidar com e-mail quando estiver na fila de uma loja, em um trem, sentado em um Uber ou Lyft ou sempre que tiver algum tempo durante um dia de trabalho.
Acima de tudo, continue! O e-mail continuará chegando, mas se você puder controlá-lo usando OHIO, é muito mais fácil ficar por dentro dele no futuro.
