Uma das opções mais úteis e menos compreendidas do Outlook é Follow Up, a ferramenta de lembrete de e-mail do programa. Se tu tem dificuldade para lembrar de responder aos e-mails depois que eles não estão mais na página inicial da sua caixa de entrada, esta ferramenta é para tu.
O Acompanhamento o lembra dos emails em uma data de sua escolha e os adiciona à sua lista de tarefas do Outlook. Quando tu lida com o lembrete e os marca como concluídos, eles desaparecem da sua lista de tarefas. É simples, rápido, eficiente e fácil de usar.
Para começar, selecione um e-mail no Outlook e clica em Página inicial> Acompanhamento (está no grupo “Tags”).
No menu suspenso, selecione a data em que deseja um acompanhamento no e-mail. A Microsoft oferece várias ações rápidas, incluindo “Hoje”, “Amanhã” ou “Próxima semana”. No entanto, tu também pode clicar em “Personalizar” para selecionar uma data.
O e-mail é então destacado em amarelo, para que tu possa saber rapidamente quais mensagens estão marcadas para acompanhamento. Ele também adiciona o e-mail à sua lista de tarefas do Outlook.
isto é chamado de “adicionar uma bandeira” a um e-mail. Depois de fazer isto, tu pode mover o e-mail para qualquer outra pasta, como seu ficheiro, e ele permanecerá visível em sua lista de tarefas – basta clicar duas vezes para abri-lo.
Por padrão, o Outlook o lembra do e-mail no dia selecionado. No entanto, se tu quiser escolher a data e hora exatas do lembrete, vá para Início> Acompanhar novamente e selecione “Adicionar lembrete”.
isto abre o painel “Personalizado”, onde tu pode alterar o nome da bandeira, as datas de início e conclusão e a data e hora do lembrete.
tu também pode clicar em Início> Acompanhamento e, em seguida, selecionar “Personalizado” para acessar o painel.
A primeira opção, “Sinalizar para”, é o nome do sinalizador que tu está fornecendo no e-mail. isto aparece no topo da mensagem como uma dica de informação. Nesse caso, ele exibe “Acompanhamento”, que é o nome padrão, Início e Data de Vencimento.
tu pode selecionar um nome de bandeira diferente no menu suspenso ou digitar o seu próprio.
Alteramos o nome do sinalizador para “Revisão” e a dica de informações mudou de acordo.
Se tu quiser alterar a data de acompanhamento no e-mail, pode alterar os valores de “Data de início” e “Data de vencimento”.
Por padrão, as tarefas do Outlook funcionam com base na “Data de vencimento”, portanto, quando tu define uma, isto determina quando o e-mail aparece na lista de tarefas.
tu também pode definir a data e a hora em que deseja um lembrete pop-up. Por padrão, o Outlook usa o ruído de alerta de lembrete padrão, mas tu pode alterá-lo também, se desejar.
Quando terminar, clica em “OK” para fechar o painel Personalizado.
Se tu usa muito o Acompanhamento, também pode gostar da opção clica rápido. isto permite que tu clica em um e-mail uma vez e adicione um sinalizador padrão. Se tu ainda não alterou as opções padrão no Outlook, passe o rato sobre um e-mail até ver os botões de Ação Rápida à direita – um deles será um sinalizador de Acompanhamento.
Se tu não vir esta opção, verifique nosso guia de Ações rápidas para adicioná-la. Quando tu clica no botão Ação Rápida, ele marca o e-mail para um acompanhamento “Hoje” por padrão.
tu pode ir para Página inicial> Acompanhamento e, em seguida, selecionar “Definir clica rápido” para alterar esta configuração.
No menu suspenso, selecione a data padrão que tu deseja que o botão de ação rápida use e clica em “OK”.
Agora, quando tu passa o rato sobre um e-mail e clica no sinalizador Acompanhamento em Ações rápidas, ele usará automaticamente a data selecionada. isto é realmente útil se tu estiver lendo e-mails no final do dia para se lembrar de lidar com eles mais tarde.
Quando terminar de enviar um e-mail, clica em Página inicial> Acompanhamento e selecione “Marcar como concluído” ou “Apagar sinalizador”.
“Mark Complete” marca a tarefa como concluída e a remove da lista de tarefas visível, enquanto “Clear Flag” apaga a tarefa. Qualquer um funciona, mas gostamos de “Mark Complete” porque é como marcar algo em uma lista de tarefas pendentes.
Agora tu está pronto para usar o sinalizador de acompanhamento!
