Os documentos do Word podem ser documentos enormes, incomumente longos e complexos com muitas imagens, fontes e outros objetos incorporados. Mas também parece que os documentos podem ficar fora de controle sem nenhuma razão aparente. Se você estiver lidando com um documento grande, aqui estão algumas coisas que você pode tentar para reduzir o tamanho do arquivo.
Quando você tem um documento do Word um pouco grande demais, a primeira coisa que você tenta é compactar as imagens nele. Em parte, isso ocorre porque sites como o How-To Geek escreveram artigos abrangentes explicando como fazer isso e, em parte, porque, bem, as imagens sempre parecem aumentar o tamanho de um documento do Word além da razão. Você ainda deve seguir em frente e seguir as dicas que escrevemos naquele artigo, porque se você tem imagens, elas vão te ajudar.
Mas se você não tem imagens, ou seguiu essas dicas e precisa reduzir ainda mais o tamanho do arquivo, nós ajudamos você. Temos muitas dicas para compartilhar, então as dividimos em itens que certamente ajudarão a reduzir o tamanho de um documento do Word, coisas que podem ajudar e algumas dicas comumente sugeridas com as quais você não deve se preocupar .
Vamos começar.
Índice
Dicas que definitivamente ajudarão a reduzir o tamanho de um documento
Nem todas as dicas que você encontrar serão úteis para você. Às vezes, isso ocorre porque eles não se aplicam à sua situação (se você não tiver imagens, as dicas sobre compactação de imagens não serão úteis), mas às vezes as dicas estão simplesmente erradas. Testamos todas as dicas desta seção, portanto sabemos que funcionam.
Converta seu documento para o formato DOCX
A Microsoft lançou o formato DOCX no Office 2007, então se você ainda estiver usando o formato .doc, é hora de converter. O tipo de arquivo .docx mais recente atua essencialmente como um arquivo ZIP, compactando o conteúdo do documento, portanto, a simples conversão de um arquivo .doc para o formato .docx tornará seu documento menor. (Isso também se aplica a outros formatos do Office como Excel (.xls para .xslx), PowerPoint (.ppt para .pptx) e Visio (.vsd para .vsdx) a propósito.)
Para converter seu arquivo .doc, abra-o no Word e clique em Arquivo> Informações> Converter.
Clique em “OK” no prompt que aparece, clique no botão “Salvar” e o Word converte seu documento para .docx. O Word faz essa conversão criando uma versão totalmente nova do documento no novo formato, de modo que você ainda terá a versão .doc antiga disponível.
Testamos isso com um arquivo .doc de amostra de 20 páginas que continha seis imagens, várias tabelas e marcas de formatação. O arquivo .doc original tinha 6.001 KB, mas o arquivo .docx convertido pesava apenas 721 KB. Isso é 12% do tamanho original. Nada mais que sugerimos abaixo fará mais para reduzir o tamanho do seu arquivo, então se você tiver arquivos .doc que podem converter para .docx, seu trabalho pode estar concluído.
Insira suas fotos em vez de copiá-las e colá-las
Quando você copia e cola uma imagem em seu documento, o Word faz certas suposições sobre como lidar com isso. Uma dessas suposições é que você deseja que a imagem colada tenha um formato BMP, que é um tipo de arquivo grande, ou às vezes PNG, que ainda é muito grande. Uma alternativa simples é colar a imagem em um programa de edição, salvá-la em um formato menor, como JPG, e usar Inserir> Figura para inserir a imagem no documento.
Colar a pequena captura de tela abaixo diretamente em um documento do Word em branco fez o tamanho do documento saltar de 22 KB para 548 KB.
Colar essa captura de tela no Paint, salvá-la como JPG e inserir esse JPG em um documento em branco fez com que o documento saltasse para apenas 331 KB. Isso é um pouco mais de 40% menor. Melhor ainda, o uso do formato GIF resultou em um documento 60% menor. Ampliado, essa é a diferença entre um documento de 10 MB e um documento de 4 MB.
Claro, você nem sempre pode escapar impune. Às vezes, você vai precisar da melhor qualidade de imagem que formatos como BMP e PNG podem oferecer. Mas se for uma imagem pequena ou não precisar de super alta qualidade, usar um formato mais leve e inserir a imagem pode ajudar.
Enquanto você salva sua imagem, faça sua edição
Quando você edita uma imagem no Word, ele armazena todas as edições de imagem como parte do documento. Isso significa que, se você cortar uma imagem em seu documento, o Word ainda manterá a imagem original completa. Altere uma imagem para preto e branco e o Word ainda manterá a imagem colorida original.
Isso aumenta o tamanho do documento desnecessariamente; portanto, quando você fizer alterações nas imagens e tiver certeza de que não precisa reverter essas imagens, poderá fazer com que o Word descarte os dados de edição .
Mas melhor do que remover dados desnecessários de seu documento é não ter esses dados desnecessários em seu documento em primeiro lugar. Quaisquer edições que você possa fazer, mesmo as simples, como recortar ou adicionar uma seta, são melhor feitas em um editor de imagens antes de inserir a imagem no documento.
Comprima todas as suas imagens de uma só vez
Sim, dissemos no início que este artigo tratava de outras maneiras de diminuir o tamanho do arquivo, mas a maioria dos artigos sobre o assunto informa como compactar suas imagens uma de cada vez (incluindo nosso artigo ) e aqui no How-To Geek o nosso objetivo é encontrar maneiras melhores de fazer as coisas.
Clique em Arquivo> Salvar como> Mais opções. (Você pode ter “Salvar uma cópia” em vez de “Salvar como” se tiver o OneDrive com o salvamento automático ativado.)
Isso abre a caixa de diálogo “Salvar como”, onde você acessa algumas opções adicionais. Clique em Ferramentas> Compactar imagens.
Isso abre o painel “Compactar imagens”, onde você pode decidir qual compactação deseja aplicar a todas as imagens de uma vez.
A opção “Aplicar apenas a esta imagem” está esmaecida porque esta é uma ferramenta de tudo ou nada – todas as suas imagens terão essas opções aplicadas quando você salvar o documento ou nenhuma delas terá. Portanto, se você quiser escolher opções diferentes para imagens diferentes, isso não funcionará para você. Mas se você deseja compactar todas as suas imagens de uma vez, esta é a opção a ser usada.
Selecione suas opções, clique em “OK” e salve a nova versão do seu documento com todas as imagens compactadas.
Pare de incorporar fontes em seu documento
A menos que você esteja usando uma fonte incomum de uma galáxia muito, muito distante , é quase certo que qualquer pessoa com quem você compartilhe seu documento será capaz de lê-lo usando sua cópia do Word (ou uma alternativa gratuita como o Libre Office ). Então, por que você deseja desperdiçar espaço em seu arquivo incorporando as fontes? Para que isso aconteça, vá até Arquivo> Opções> Salvar e desative a opção “Incorporar fontes no arquivo”.
Você pode pensar que isso não faria muita diferença, mas você está errado. Se a incorporação de fontes estiver ativada e a opção “Não incorporar fontes comuns do sistema” estiver desativada, a diferença no tamanho do arquivo é de quase 2 MB. Mesmo com a opção “Não incorporar fontes comuns do sistema” ativada (o que significa que fontes como Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman e assim por diante não estão incluídas), o arquivo ainda é quase 1,3 MB maior.
Então, sim, pare de incorporar fontes em seu documento.
Pare de incorporar outros arquivos, se puder
Recentemente, mostramos como incorporar ou vincular uma planilha do Excel em um documento do Word (e você pode fazer isso com outros arquivos, como apresentações do PowerPoint ou diagramas do Visio, também). Se você puder criar um link para a planilha em vez de incorporá-la, salvará a maior parte do tamanho do arquivo do Excel. Você não salvará tudo isso, porque a planilha vinculada ainda adicionará algum tamanho, mas seu documento será muito menor com um link do que com uma incorporação completa. Obviamente, há desvantagens e benefícios na vinculação, portanto, leia esse artigo para entendê-los antes de fazer isso.
Pare de armazenar uma miniatura para o documento
Antigamente, o Word deixava você armazenar uma imagem em miniatura do documento para que o Windows pudesse mostrar uma visualização no Explorador de Arquivos. Atualmente, o File Explorer pode fazer isso sozinho e não precisa da ajuda do Word, mas a opção ainda está lá no seu documento. Em nosso documento de teste de 721 KB, ativar essa opção aumentou o tamanho do arquivo para 3247 KB. Isso é 4,5 vezes o tamanho do arquivo original – para nada. Você encontrará essa configuração em Arquivo> Informações> Propriedades> Propriedades avançadas.
Desative a caixa de seleção “Salvar miniaturas para todos os documentos do Word” e clique em “OK”.
O nome dessa opção é um pouco enganador, porque desativá-la aqui afeta apenas o documento que você abriu, embora diga “todos os documentos do Word”. Se isso estiver ativado por padrão quando você criar um documento, será necessário desativá-lo no modelo Normal.dotx e a Microsoft forneceu instruções excelentes para fazer isso, se você não souber como.
Você também pode desativar essa configuração na caixa de diálogo “Salvar como”, onde é chamada de “Salvar miniatura” um pouco mais correta.
Remova informações pessoais e ocultas de seu documento
As informações pessoais não apenas aumentam o tamanho do seu documento, mas também fornecem potencialmente aos seus leitores informações que você não deseja que eles tenham. Também pode haver informações que foram formatadas como ocultas e, se você não precisa desse texto oculto no documento, por que não se livrar dele?
Remova essas informações desnecessárias de seu documento indo para Arquivo> Informações> Verificar problemas e, em seguida, clicando no botão “Inspecionar documento”.
Certifique-se de que a opção “Propriedades do documento e informações pessoais” esteja ativada e clique em “Inspecionar”. Quando o Inspetor terminar de funcionar, clique em “Remover tudo” na seção “Propriedades do documento e informações pessoais”.
Esta ação reduziu o tamanho do nosso arquivo de teste em 7 KB, portanto, não muito. No entanto, é uma boa prática remover informações pessoais de seus arquivos, portanto, você provavelmente deve fazer isso de qualquer maneira. Esteja avisado de que você não pode recuperar esses dados após removê-los, portanto, certifique-se de que eles sejam removidos antes de removê-los. Você pode fazer a mesma coisa para as opções “Conteúdo invisível” e “Texto oculto”, mas isso só tornará seu arquivo menor se você tiver conteúdo oculto.
Desative a recuperação automática (se você ousar)
Um dos grandes recursos do Word – na verdade, um dos grandes recursos de todos os aplicativos do Office – é a AutoRecuperação. Este recurso faz backups regulares do seu arquivo enquanto você trabalha, então se o Word travar ou o seu computador reiniciar inesperadamente (como quando o Windows faz uma atualização do sistema durante a noite), você verá versões recuperadas automaticamente de documentos abertos na próxima vez que você iniciar Palavra. Obviamente, todas essas versões aumentam o tamanho do arquivo, portanto, se você desativar a recuperação automática, o arquivo ficará menor.
Vá para Arquivo> Opções> Salvar e desative a opção “Salvar informações de AutoRecuperação a cada [x minutos]”.
Isso não fará diferença imediata, mas impedirá que novas versões de AutoRecuperação sejam adicionadas ao arquivo enquanto você trabalha nele.
Esteja ciente de que você não terá mais versões de AutoRecuperação, portanto, se o Word travar ou fechar inesperadamente, você perderá todo o seu trabalho desde a última vez que o salvou.
Copie tudo em um documento totalmente novo
Conforme você trabalha em um documento, o Word salva várias coisas em segundo plano para ajudá-lo. Mostramos como desativá-los quando possível e como excluir os dados que o Word coleta, mas provavelmente ainda haverá coisas no seu documento de que você não precisa. Se você estiver sujeito a esse tipo de alteração no tamanho do documento, poderá criar um novo documento e copiar tudo nele.
Comece criando um novo documento em branco. Selecione todo o conteúdo do documento atual pressionando Ctrl + A. No novo documento, pressione Ctrl + V para colar tudo. Isso copia todo o seu texto, seções, formatação, opções de layout de página, numeração de página – tudo que você precisa.
Seu novo documento não terá nenhum dos salvamentos em segundo plano anteriores, informações de AutoRecuperação ou versões anteriores, e isso deve reduzir o tamanho do arquivo.
Lembre-se de que fazer isso copiará todos os dados de edição em suas imagens, portanto, você pode querer removê-los do documento original antes de copiar tudo para o novo documento. Se não o fizer, não é grande coisa. Você ainda pode removê-lo do seu novo documento.
Não podemos dizer quanto isso economizará, porque pode ser qualquer coisa de alguns kilobytes a muitos megabytes, mas sempre vale a pena fazer se você quiser retirar o máximo possível de seu documento.
Como bônus, também vimos esse truque de copiar / colar em um novo documento para solucionar erros estranhos em documentos do Word que, de outra forma, eram difíceis de rastrear.
Dicas que podem ajudar a reduzir o tamanho de um documento
Algumas dicas parecem ajudar, mas não conseguimos um resultado positivo com elas. Não estamos dizendo que eles não ajudarão a reduzir o tamanho do arquivo, mas parece que você precisará de um conjunto específico de circunstâncias para obter qualquer benefício deles. É altamente recomendável tentar primeiro as dicas da seção anterior e, em seguida, experimentá-las, se necessário.
Desativar salvamentos em segundo plano
Quanto mais complicado for um documento e quanto mais tempo se passou desde que você o salvou, mais tempo pode levar para salvar quando você clica no botão “Salvar”. Para ajudar a contornar isso, o Word tem uma configuração em Arquivo> Opções> Avançado chamada “Permitir salvamentos em segundo plano”.
Essa configuração é habilitada por padrão e salva o documento em segundo plano enquanto você trabalha nele. A ideia é que, quando você clicar em “Salvar”, haverá menos alterações para salvar e, portanto, será salvo muito mais rápido. Isso é basicamente um retrocesso aos dias em que o Word ocupava uma quantidade proporcionalmente maior de recursos do sistema e, em sistemas modernos, provavelmente não é necessário, especialmente se você não estiver editando documentos muito longos ou complicados.
O júri está decidindo se isso faz diferença no tamanho do arquivo. Deixando um documento aberto com essa configuração em não fazer qualquer diferença para o tamanho do nosso documento de teste (enquanto deixando de recuperação automática ligada fez aumentar o tamanho do arquivo). Fazer modificações em um período de cerca de 30 minutos também não alterou significativamente o tamanho do documento, independentemente de “Permitir salvamentos em segundo plano” estar ativado ou desativado. Tê-lo desligado também não alterou a rapidez com que o documento foi salvo.
Resumindo: este é com você. Se desligá-lo não reduzir o tamanho do arquivo, deixe-o ligado, porque tudo o que o Word faz para salvar seus documentos automaticamente é uma boa coisa.
Converter para RTF e depois converter de volta para DOCX
RTF significa Rich Text Format , e é um padrão aberto para documentos que fornece um pouco mais de formatação do que texto simples, mas não todos os recursos do DOCX. A ideia de converter um DOCX em RTF é eliminar toda a formatação extra e quaisquer dados ocultos, de forma que, quando você salvar o RTF de volta como um arquivo DOCX, o tamanho do arquivo seja menor.
Converter nosso documento de teste de 20 páginas e 721 KB em RTF mudou o tamanho do arquivo para 19,5 MB (portanto, não use RTF se quiser um arquivo pequeno). Convertê-lo de volta para DOCX resultou em um arquivo de 714 KB. Isso representa uma economia de 7 KB – menos de 1% – e, como o RTF não conseguiu lidar com parte da formatação de tabela simples que usamos, tivemos que reformatar … o que trouxe o tamanho de volta para 721 KB.
Este não parece ter muitos benefícios para o seu documento, especialmente quando o DOCX moderno tem tantos recursos de formatação que o RTF não consegue lidar.
Converta para HTML e depois converta de volta para DOCX
Essa é a mesma ideia que converter para RTF, exceto que HTML é um formato da web. Nosso teste de conversão mostrou resultados quase idênticos ao uso de RTF.
Tentamos isso em nosso arquivo DOCX de 721 KB e ele o converteu em um arquivo HTML de 383 KB. Convertê-lo de volta para DOCX resultou em um arquivo de 714 KB. É uma economia de 1%, mas bagunçou a formatação, principalmente os cabeçalhos, e eles teriam que ser refeitos.
Descompacte o documento e compacte-o
Um documento DOCX é um arquivo compactado, como um arquivo que você cria com 7-Xip ou WinRar. Isso significa que você pode abri-lo com uma dessas ferramentas e ver todo o conteúdo. Uma dica que você pode ver é extrair todos os arquivos do seu DOCX, adicioná-los a um arquivo compactado e, em seguida, renomear esse arquivo para uma extensão de arquivo DOCX. Ei presto, você tem um documento do Word que foi compactado! Em teoria, isso parece plausível, mas usando o 7-Zip e o WinRar e vários formatos de arquivo, descobrimos que sempre que tentávamos abrir o arquivo .docx que criamos, o Word nos dizia que o arquivo estava corrompido.
Pode haver algum mérito nesta ideia – nosso arquivo de 721 KB acabou com apenas 72 KB – mas não o recomendaríamos, a menos que você queira gastar muito tempo brincando com ele para tentar fazê-lo funcionar. Além disso, o salvamento pode ser simplesmente porque o processo de compactação removeu / compactou algo que impede o Word de abrir o documento, mas não podemos ter certeza.
Dicas comumente sugeridas que provavelmente não farão nenhuma diferença
Existem algumas sugestões circulando pela Internet que parecem sensatas, mas não surtem muito efeito. Isso não quer dizer que você não deva experimentá-los, apenas que não deve esperar muito impacto no tamanho do seu documento.
Remover versões anteriores do documento
O Word mantém as versões anteriores do seu documento enquanto você trabalha nele. Esta é a funcionalidade de salvamento automático, e algumas pessoas sugerem excluí-los acessando Arquivo> Informações> Gerenciar documento e removendo todas as versões antigas.
No entanto, não adianta fazer isso porque essas versões antigas são armazenadas no sistema de arquivos do Windows, não em seu documento do Word. Excluí-los não tornará seu documento menor. Se você quiser remover qualquer informação de versão anterior do documento, copie o conteúdo para um documento totalmente novo ou faça um Arquivo> Salvar como para salvar em um novo documento, como sugerimos anteriormente.
Colar apenas texto, não a formatação
Quando você deseja copiar e colar de um documento para o documento atual, pode usar diferentes opções de colagem.
A opção padrão usada se você clicar no botão “Colar” (ou pressionar Ctrl + V) é “Manter a formatação original”. Isso copia fontes e formatação não padrão como negrito, itálico e assim por diante. Mas se você clicar na opção “Manter somente texto” em vez disso, isso irá – ou assim diz a teoria – reduzir o tamanho do arquivo removendo a formatação.
Tentamos fazer isso com um documento de 20 páginas que tinha várias formatações aplicadas ao texto em cada página, e a diferença média de tamanho era de pouco menos de 2 KB por página. Isso pode ser significativo se você tiver um documento de mais de 250 páginas, em que totalizaria cerca de 0,5 MB, mas você realmente vai ter um documento do Word de 250 páginas sem formatação? Provavelmente não, porque seria ilegível em grande parte, então você perderia suas economias ao adicionar a formatação de volta.
Todos os benefícios deste método devem-se provavelmente à dica que demos acima – copie e cole todo o documento em um novo documento para remover versões anteriores, alterações de edição antigas e assim por diante.
Alterar o tamanho da página
O Word oferece a opção de alterar o tamanho da página acessando Layout> Tamanho e alterando o tamanho padrão “Carta”. Há dicas flutuantes sobre isso, se você escolher um tamanho menor, mas semelhante, como “A4”, outros leitores não notarão e você obterá uma economia de tamanho pequeno.
Tentamos fazer isso com um documento de 20 páginas usando o tamanho “Carta” de 721 KB. Alteramos o tamanho para “A4”, “A5” (que tem metade do tamanho de “A4”) e “B5” e nosso documento permaneceu sempre com 721 KB constantes. Em outras palavras, não fez nenhuma diferença no tamanho do arquivo.
Pare de incorporar dados linguísticos
Há uma configuração em Arquivo> Opções> Avançado chamada “Incorporar dados lingüísticos”, e você verá dicas em vários lugares dizendo para desativar isso. Superficialmente, isso parece razoável – os dados lingüísticos extras não aumentariam o tamanho de um documento?
Resumindo, a resposta é não se você estiver usando um arquivo .docx moderno. O Word lida com os dados linguísticos nos bastidores e não ocupa espaço no documento.
Desativar esta opção pode fazer uma pequena diferença para arquivos .doc mais antigos, mas mesmo assim, apenas se você tiver usado uma ferramenta de escrita à mão e o Word tiver algumas “informações de correção de reconhecimento de escrita” para armazenar . Caso contrário, não faz diferença alguma.
Essa é a nossa lista bastante abrangente de maneiras de reduzir seus arquivos do Word, mas estamos sempre em busca de novos métodos para tentar (ou desmascarar). Escreva nos comentários se você conhece uma técnica que esquecemos, e nós daremos uma olhada!
