Mesmo nestes tempos de conexões rápidas de internet, discos rígidos enormes e muito espaço de armazenamento gratuito na nuvem, o tamanho do arquivo às vezes é importante. Você pode ter um limite para o tamanho dos arquivos que pode enviar ou receber por e-mail ou pode estar com pouco espaço no pen drive. Seja qual for o motivo, se você tiver documentos do Office que incluem imagens, poderá reduzir significativamente o tamanho desses arquivos.
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O Office já trabalha nos bastidores para ajudar a manter os arquivos pequenos. O tipo de arquivo DOCX mais recente atua essencialmente como um arquivo ZIP, compactando o conteúdo do arquivo. Imagens e texto que aparecem mais de uma vez em um documento são armazenados apenas uma vez no arquivo real. Portanto, pelo menos em versões mais recentes de aplicativos do Office, você descobrirá que arquivos grandes geralmente são o resultado de ter muitas imagens diferentes em seus documentos.
A boa notícia é que os aplicativos do Office também oferecem algumas ferramentas úteis para manter esses tamanhos de imagem sob controle. Neste artigo, estamos usando o Office 2016 (mais especificamente, o Word 2016) como nosso exemplo. Mas você encontrará as mesmas ferramentas que discutimos em outros aplicativos do Office, como Excel e PowerPoint, e em versões anteriores do Office, pelo menos até o Office 2010.
Compactar imagens em seu documento do Office
A primeira etapa que você deve realizar ao tentar reduzir o tamanho do arquivo de um documento com imagens é compactar essas imagens. Cada aplicativo do Office oferece uma ferramenta útil para fazer exatamente isso. Estamos usando o Word aqui (e é a isso que nos referiremos nas etapas a seguir), mas você encontrará os recursos no mesmo lugar em outros aplicativos do Office.
No seu documento, clique em qualquer imagem para selecioná-la. Clique no menu Formatar que aparece na barra de ferramentas do Office quando você seleciona uma imagem.
No menu Formatar, clique no botão Compactar imagens.
Na janela Compactar imagens, clique em “Aplicar apenas a esta imagem” se quiser compactar apenas a imagem selecionada. Quando esta opção não está marcada, suas ações serão aplicadas a todas as imagens no documento. Selecione “Excluir áreas cortadas de imagens” se você cortou imagens em seu documento e deseja remover as áreas que você cortou. Observe que se você selecionar esta opção, não poderá desfazer o corte posteriormente, a menos que reinsira a imagem original. Você também pode escolher uma resolução para compactar as fotos. Escolha a resolução mais baixa que atenderá às suas necessidades. Clique em OK quando terminar.
Dependendo do número de imagens em seu documento, o Word pode levar alguns minutos para compactar todas. Quando terminar, salve o documento e verifique o novo tamanho do arquivo. Se não tiver certeza de que deseja manter as alterações, você pode salvar o documento como um novo arquivo e comparar os tamanhos dos arquivos com a versão original.
Remover informações de edição das imagens
Os aplicativos do Office oferecem todos os tipos de ótimas ferramentas de edição de imagem incorporadas. Quando você os usa, o Word mantém a imagem original e mantém o controle das edições feitas para que você possa desfazê-las ou retornar à imagem original, caso precise . Se você está satisfeito com a forma como formatou suas imagens, todas as informações de edição salvas apenas aumentam o tamanho do seu arquivo. Se compactar as imagens em seu documento não reduziu o tamanho do arquivo o suficiente, você também pode fazer com que o Word exclua as informações de formatação salvas. Novamente, você pode querer salvar o documento como um novo arquivo antes de começar, para que possa reverter para o original, se necessário.
Com o documento aberto, clique no menu Arquivo.
No menu Arquivo, clique em Opções.
Na janela Opções do Word, nas seleções à esquerda, clique em Avançado.
Na janela Opções avançadas do Word, role para baixo até a seção “Tamanho e qualidade da imagem” à direita. Selecione a opção “Descartar dados de edição” para que o Word descarte as informações de formatação ao salvar o arquivo. As outras opções nesta seção permitem que você proteja o documento contra a compactação de imagens e selecione uma resolução padrão para quando as imagens forem compactadas (embora você sempre possa selecionar uma nova resolução ao fazer a compactação).
Depois de fazer isso, salve o arquivo (ou salve como um novo arquivo) e verifique o novo tamanho do arquivo. Provavelmente terá diminuído um pouco.
Em nosso exemplo, pegamos um arquivo Word (“Arquivo 1.docx” na imagem a seguir) que contém cerca de 20 imagens de boa qualidade e com tamanho aproximado de 48 MB. Muitas dessas imagens foram cortadas, algumas redimensionadas e várias foram editadas de outras maneiras. Após compactar as imagens e remover as informações de formatação salvas, o novo arquivo (“Arquivo 2 (compactado) .docx” na imagem a seguir) agora tem pouco menos de 35 MB, uma redução de aproximadamente 27% no tamanho do arquivo. E para ilustrar a compactação embutida no formato DOCX, também compactamos esse arquivo. Como você pode ver, a diferença de tamanho entre os arquivos compactados e descompactados é insignificante.
E é isso! As imagens são grandes e podem aumentar rapidamente o tamanho dos documentos do Office. Mas, usando as ferramentas de compactação integradas em aplicativos do Office e removendo informações de edição antigas, você pode diminuir significativamente o tamanho dos documentos do Office que contêm imagens sem muito esforço.
