O que é pior do que não conseguir uma reunião com alguém? Receber um pedido de reunião para um horário em que você não está trabalhando. Não podemos impedir isso, mas podemos ajudá-lo a configurar o Outlook para que pelo menos as pessoas saibam seu horário de trabalho.
Quando você cria uma solicitação de reunião no Outlook, Reunião> Assistente de Agendamento o ajuda a encontrar um horário em que você e os destinatários da solicitação de reunião estejam livres.
Quando você abre o Assistente de Agendamento, as horas mostradas para cada dia não vão da meia-noite à meia-noite; são das 8h às 17h.
Este é o dia de trabalho padrão do Outlook , que pode ser alterado para qualquer horário de trabalho. Clique em Arquivo> Opções> Calendário e procure a seção “Horário de Trabalho”. Você pode alterar seu horário de trabalho aqui.
Como exemplo, vamos alterar nosso horário de trabalho para 10h00 às 16h00 e, em seguida, clicar em “OK”. Se abrirmos uma nova solicitação de Reunião e clicarmos em Assistente de Agendamento, nosso horário de trabalho será alterado para refletir o novo horário.
O Outlook mostrará essas horas para qualquer pessoa com acesso ao seu calendário quando tentar marcar uma reunião com você.
Digamos que você seja uma coruja noturna que trabalha remotamente e pode definir seu próprio horário. Você precisa estar disponível à tarde para que haja alguma coincidência com seus colegas mais adiantados, mas prefere começar mais tarde, então muda seu horário de trabalho para 12h00 para 20h00. Quando você cria uma solicitação de reunião e adiciona um colega, o Outlook exibe seu horário de trabalho de 12h às 20h e as horas em que eles não trabalham neste período são exibidas como uma barra cinza claro.
Quando eles tentarem marcar uma reunião com você, todas as horas até as 12h serão mostradas da mesma forma como uma barra cinza claro para eles.
Você também pode definir seus dias de trabalho, portanto, se você trabalha em meio período ou no fim de semana, pode alterar isso em Arquivo> Opções> Calendário> Semana de trabalho.
Mudaremos o nosso para mostrar que sexta-feira é um dia não útil. Quando criamos uma nova solicitação de reunião e olhamos para o Assistente de Agendamento, ele mostra o dia inteiro como uma barra cinza claro, indicando que este não é o horário de trabalho para nós.
Você pode precisar educar seu colega sobre o que a barra cinza significa – e encorajá-lo a colocar seus próprios dias e horas de trabalho -, mas uma vez que todos saibam o que isso significa, pelo menos as pessoas só terão culpa se marcarem uma reunião com você por um tempo que você não trabalha.
