O recurso Localizar e Substituir do Microsoft Word não serve apenas para substituir texto. Você também pode usar Localizar e substituir para localizar tipos específicos de formatação em todo o documento e até mesmo substituir essa formatação por outra.
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Quando é útil localizar e substituir a formatação?
Existem muitas maneiras de usar Localizar e substituir para formatação, mas quando você deve considerar usar Localizar e substituir em vez de aplicar alterações manuais de formatação ou usar outras opções como o Pincel ?
Às vezes, faz sentido aplicar as alterações de formatação manualmente. Por exemplo, se você precisar alterar a cor de todo o texto ou remover todas as ocorrências de texto em negrito em seu documento, poderá fazer isso selecionando tudo (Ctrl + A) e, em seguida, aplicando a alteração desejada. Se você precisa controlar o que é alterado e o que não é com mais precisão, seria melhor examinar o documento e fazer essas alterações manualmente.
No entanto, há momentos em que Localizar e Substituir pode ajudá-lo a economizar tempo, aplicando alterações de formatação de forma mais rápida e fácil do que a formatação manual. Você pode usar Localizar e Substituir para pesquisar e alterar a formatação de caracteres e parágrafos.
Aqui estão alguns exemplos em que podem ser úteis:
- Você usou um tipo de formatação de caracteres em todo o documento e deseja alterá-lo para outro tipo de formatação. Por exemplo, digamos que você usou itálico para dar ênfase e agora deseja remover essa formatação.
- Você tem uma palavra ou frase específica à qual deseja aplicar (ou alterar) a formatação de caracteres. Por exemplo, digamos que você repita a frase “Chapeuzinho Vermelho” em todo o documento e agora decidiu que gostaria que essa frase usasse uma fonte diferente e um texto em vermelho.
- Você usou uma formatação de parágrafo específica (alinhamento, recuo, espaçamento e assim por diante) e deseja alterar isso. Por exemplo, digamos que você definiu parágrafos específicos para serem alinhados à esquerda e têm um recuo específico, e agora você deseja remover esse recuo e alinhar no centro esses parágrafos.
Agora sim, com alguma previsão, você poderia configurar estilos de caracteres e parágrafos e aplicá-los rigorosamente em todo o documento. Isso tornaria a mudança de algumas dessas coisas mais gerenciável. Mas quando a previsão se transforma em retrospectiva, o Find and Replace pode ajudá-lo a concluir o trabalho.
Pronto para vê-lo em ação?
Usando Localizar e Substituir para alterar a formatação de caracteres
Quando se trata de localizar e substituir formatação, você pode criar uma pesquisa apenas para tipos específicos de formatação, ou pode fazer isso em combinação com a pesquisa de texto (você pode até mesmo ser sofisticado e combiná-lo com curingas para refinar ainda mais suas pesquisas).
Se você quiser trabalhar apenas com formatação de caracteres
Se você deseja pesquisar a formatação sem acompanhar o texto, é fácil. Vamos pegar o exemplo anterior em que decidimos remover as ocorrências de texto em itálico. Abra a caixa de diálogo Localizar e Substituir indo para Home> Substituir ou pressionando Ctrl + H.
Na guia Substituir, clique para colocar seu ponto de inserção na caixa “Localizar”. Em seguida, clique no menu suspenso “Formato” e escolha a opção “Fonte”.
Na janela Localizar fonte, clique na opção “Itálico” (ou em qualquer formatação que você deseja pesquisar) e clique em “OK”.
De volta à janela Localizar e substituir, você pode ver que a seleção de formatação agora está listada na caixa “Localizar” para ajudá-lo a controlar o que está procurando.
Agora coloque o seu ponto de inserção na caixa “Substituir por”, volte em Formato> Fonte e, desta vez, escolha a opção “Regular”. Quando terminar, você verá que a formatação aparece na caixa “Substituir por”.
Observe como isso diz “Sem negrito” e “Sem itálico”. Você não pode usar essa técnica para mudar de um tipo de formatação para outro – apenas para adicionar ou remover a formatação.
De qualquer forma, agora você está pronto para pesquisar. Clique no botão “Find Next” para que o Word localize e destaque a próxima ocorrência do que você está procurando. Aqui, é encontrada nossa próxima palavra em itálico. Clique no botão “Substituir” para fazer a alteração. Clique em “Find Next” para encontrar a próxima ocorrência e repita. Se estiver com sorte, você também pode clicar no botão “Substituir tudo” para que o Word vá em frente e substitua tudo que encontrar sem que você precise verificar cada um, mas recomendamos salvar ou fazer uma cópia do documento antes de fazer isso.
Se você deseja trabalhar com formatação de caracteres e texto
Fácil, mas e se você quiser trabalhar com formatação e texto ao mesmo tempo? Vamos dar um exemplo maior.
Digamos que você acabou de digitar e formatar um relatório e, para o nome da empresa, “Lorem Incorporated”, aplicou negrito, itálico e cor de fonte azul para dar ênfase. Seu documento se parece com isto:
Seu gerente revisa seu relatório e pede que você remova a cor azul, negrito e itálico. Além disso, você precisa alterar “Lorem Incorporated” para “Lorem Inc.” Você precisa fazer as alterações rapidamente e enviar por e-mail o relatório revisado ao seu gerente assim que possível. Você pode fazer tudo isso facilmente por meio de Localizar e substituir.
Abra a caixa de diálogo Localizar e Substituir indo para Home> Substituir ou pressionando Ctrl + H.
Digite “Lorem Incorporated” na caixa “Find What”. Clique no botão “Mais” para expandir as opções Localizar e Substituir se ainda não estiverem sendo exibidas.
Em seguida, clique no botão “Formatar” no canto inferior esquerdo e, em seguida, clique na opção “Fonte”.
Na janela Localizar fonte, clique no estilo de fonte “Bold Italic”. No menu suspenso “Cor da fonte”, escolha a cor azul (que atualmente é aplicada ao texto). Clique em “OK” quando terminar.
Observe que as seleções de formato que você acabou de fazer aparecem na caixa “Localizar”.
Em seguida, digite “Lorem Inc.” na caixa “Substituir por”. Clique no botão “Formatar” novamente e clique em “Fonte”.
Escolha o estilo de fonte “Regular” e no menu suspenso “Cor da fonte”, escolha “Automático” (o padrão é preto). Clique em “OK” quando terminar.
Agora, você pode usar os botões “Find Next” e “Replace”, por sua vez, para percorrer cada ocorrência em seu documento ou você pode clicar no botão “Replace All” para alterar todas as ocorrências de uma vez. Se você usar “Substituir tudo”, recomendamos salvar ou criar uma cópia do seu documento primeiro.
Usando Localizar e Substituir para alterar a formatação do parágrafo
Você também pode usar Localizar e Substituir para trabalhar com formatação em nível de parágrafo, e funciona da mesma maneira que trabalhar com formatação em nível de caractere. Você pode até mesmo usá-lo para localizar e substituir a formatação de caracteres e parágrafos ao mesmo tempo, se desejar.
Mas vamos dar um exemplo mais direto para ver como funciona. Digamos que copiamos e colamos alguns parágrafos de outro documento do Word para usar em nosso documento. Em nosso documento, estamos usando espaçamento de linha padrão onde não há espaço adicionado antes dos parágrafos e espaçamento de 8pt após os parágrafos.
Por alguma razão, o documento do qual estamos retirando os parágrafos está configurado para usar espaçamento de 18pt antes e depois dos parágrafos. Estamos colando o texto com formatação porque queremos reter a formatação em nível de caractere, como texto em negrito.
Os resultados não parecem bons porque o parágrafo que copiamos e colamos tem muito mais espaço antes e depois dele do que nossos outros parágrafos.
Agora, uma maneira de corrigir isso seria pressionar Ctrl + A para selecionar todo o documento e, em seguida, definir o espaçamento de linha para todos os parágrafos do documento com seus valores padrão. Mas, e se tivéssemos alguns parágrafos em que ajustamos o espaçamento entre linhas e quiséssemos mantê-lo?
Você adivinhou – Localizar e substituir para o resgate. Acione-o novamente em Home> Replace ou pressionando Ctrl + H.
Coloque seu ponto de inserção na caixa “Find What”, abra o menu suspenso “Format” e escolha a opção “Paragraph”.
Na janela Localizar Parágrafo, selecione a formatação que deseja pesquisar. No nosso caso, estamos procurando por parágrafos onde o espaçamento antes e depois é de 18pt. Quando estiver configurado, clique em “OK”.
Agora você verá essa formatação listada na caixa “Find What”.
Agora coloque seu ponto de inserção na caixa “Substituir por”, abra o menu suspenso “Formatar” novamente e clique em “Parágrafo”.
Desta vez, configure a formatação que deseja usar como substituto. Vamos usar o padrão do Word de nenhum espaçamento antes e 8pt depois – o mesmo que no resto do nosso documento. Clique em “OK” quando tiver configurado.
Agora você está pronto para pesquisar. Clique no botão “Find Next” para que o Word localize e destaque a próxima ocorrência do que você está procurando. Aqui, ele encontrou nosso parágrafo com espaçamento estranho. Clique no botão “Substituir” para fazer a alteração. Clique em “Find Next” para encontrar a próxima ocorrência e repita. Você também pode clicar no botão “Substituir tudo” para que o Word vá em frente e substitua tudo o que encontrar sem que você precise verificar cada um, mas recomendamos salvar ou fazer uma cópia do seu documento antes de fazer isso.
E depois de realizar nossa substituição, agora temos um parágrafo com espaçamento igual aos outros.
Você pode se tornar muito mais sofisticado com suas pesquisas do que os exemplos simples que fornecemos aqui. Você pode combinar vários tipos diferentes de formatação de caracteres e parágrafos em uma única pesquisa. Você pode até usar curingas e outros caracteres especiais para ser mais criativo com o texto específico que encontrar. Mas isso deve ser o suficiente para você começar!
