Se você tiver espaço limitado na unidade ou uma conexão lenta com a Internet, pode limitar os downloads do Outlook. Mostramos como controlar os itens que o Outlook baixa com base na idade dos itens, mas isso não é muito flexível. Também funciona apenas em e-mails em sua caixa de correio (e, para Outlook 2016 e posterior, delegar caixas de correio), então se você tiver acesso a pastas públicas ou compartilhadas, ou se tiver muitos eventos e tarefas de calendário, você precisa outra opção. Avança a sincronização de pastas , que permite filtrar as coisas que o Outlook baixa em uma base de pasta por pasta.
Nota: A sincronização de pastas funciona com todas as versões suportadas do cliente Outlook quando você está conectado a um Microsoft Exchange Server, incluindo Hotmail ou Outlook.com. Se você se conectar a outro serviço, como o Gmail ou um servidor de e-mail pessoal, poderá configurar essas opções, mas o Outlook poderá ignorá-las.
Você pode acessar as opções de sincronização de uma pasta clicando em Pasta> Propriedades da pasta.
Você também pode clicar com o botão direito do mouse na pasta no painel de navegação e clicar no comando “Propriedades”.
Na janela de propriedades da pasta, mude para a guia “Sincronização”.
A boa notícia é que só há uma coisa a fazer nesta guia: criar seu filtro. Clique no botão “Filtro” para abrir a janela Filtro e começar.
A janela Filtro permite que você escolha a condição (ou condições) que uma mensagem deve atender para que o Outlook faça o download nesta pasta. Qualquer e-mail que não atenda a essas condições ainda existe no servidor e você pode acessar esses e-mails por meio do aplicativo da web do Outlook ou do Outlook online.
Cada pasta pode ter diferentes filtros de sincronização, portanto, se você criar um filtro em sua caixa de entrada, isso não afetará nenhuma outra pasta. Você deve criar um filtro separado para cada pasta, então só faz sentido usá-lo em pastas com muitos itens.
No momento, minha caixa de entrada está cheia de e-mails com mensagens não importantes, então vamos criar um filtro que só sincroniza e-mails enviados para mim e onde sou a única pessoa no “ Para a linha.
Para fazer isso, adicione um nome à caixa “Enviado para”, marque a caixa de seleção “Onde estou” e selecione “a única pessoa na linha Para” no menu suspenso à direita.
Clique no botão “OK” e uma mensagem de aviso aparecerá.
Essa mensagem significa que todos os e-mails que corresponderem ao seu filtro serão baixados para a pasta e todos os e-mails que não corresponderem ao seu filtro serão removidos da pasta local. Os e-mails que não correspondem não serão excluídos – eles ainda estarão disponíveis no aplicativo da web do Outlook e, se você alterar ou remover o filtro, o Outlook pode baixá-los novamente.
Clique em “OK” na mensagem e depois em “OK” na janela de propriedades. Reinicie o Outlook e o filtro deve ser aplicado imediatamente, embora em pastas com milhares de e-mails possa levar algum tempo para sincronizar novamente. Depois que seu filtro de e-mail for sincronizado, você pode compactar sua caixa de correio para maximizar o ganho de espaço.
Para remover o filtro, volte para a janela Filtro e clique no botão “Limpar tudo”. Feche as janelas abertas e reinicie o Outlook para aplicar as alterações.
Essa ferramenta de sincronização é ótima para caixas de correio compartilhadas nas quais você deseja apenas ver os emails enviados para você ou sua equipe. Você também pode usá-lo para parar de mostrar e-mails ou eventos da agenda com mais de uma certa idade, filtrar anexos grandes, parar de sincronizar e-mails de endereços específicos e muito mais. Os critérios de filtro são muitos e variados, portanto, se você deseja filtrar e-mails específicos, deve ser capaz de encontrar uma combinação de critérios de filtro que permite fazer isso.
