É comum compartilhar seu calendário no Outlook e, em muitas empresas, todos os calendários do Outlook são visíveis por todo o escritório por padrão. Mas você pode dar a alguém um nível muito mais alto de visibilidade e controle delegando sua conta para que eles possam criar e responder a reuniões e e-mails para você. Vamos ver como isso funciona.
Para delegar sua caixa de correio a alguém, clique em Arquivo> Configurações de conta e, a seguir, clique no comando “Delegar acesso”.
Isso abre a janela Delegados, que estará vazia na primeira vez que você a abrir. Clique no botão “Adicionar” para configurar um delegado.
Isso abre a Lista de endereços global (a lista de todas as pessoas em sua empresa), para que você possa escolher um delegado. (Você não pode delegar sua conta para alguém fora de seu domínio de email, o que significa que se seu endereço de email for jane@mycompany.com, você só pode delegar sua caixa de correio para alguém com um endereço de email que termina “@ mycompany.com. ”)
Selecione a pessoa a quem você está delegando e clique em “OK” para abrir as Permissões de Delegação.
As permissões padrão concedem ao Editor delegado direitos à sua lista de Calendário e Tarefas, mas não permite nenhum acesso à sua Caixa de entrada, Contatos ou Notas. No entanto, você pode alterar a permissão padrão para qualquer uma dessas categorias. As opções são:
- Nenhum: o delegado não tem acesso.
- Revisor: o delegado pode ler itens, mas não pode editá-los.
- Autor: o delegado pode ler e criar itens e alterar e excluir itens que eles criam (como solicitações de reunião ou tarefas).
- Editor: o delegado pode fazer tudo o que um autor pode fazer e também pode alterar e excluir os itens que você criou.
Se você deseja apenas que seu delegado gerencie seu calendário (e tarefas, que podem ser atribuídas a outras pessoas), as permissões padrão funcionarão bem. A opção “O delegado recebe cópias das mensagens enviadas para mim relacionadas à reunião” está ativada, para que o delegado não precise acessar sua caixa de entrada. Solicitações de reunião e respostas são enviadas a eles automaticamente quando isso é ativado.
Seu delegado não verá nenhuma reunião ou compromisso que você criou e marcou como privado; eles verão apenas que há um compromisso particular. Se você quiser que eles vejam (e editem) seus compromissos particulares, ative a opção “O delegado pode ver meus itens particulares”.
Por fim, geralmente é uma boa ideia ativar a opção “Enviar automaticamente uma mensagem para delegado resumindo essas permissões”, para que o delegado saiba que tem permissão para acessar sua caixa de correio.
Clique em OK para retornar ao painel Delegados. As três opções na parte inferior que estavam esmaecidas antes de você adicionar um delegado agora estão disponíveis.
A opção padrão – as solicitações de reunião são enviadas aos seus delegados e uma cópia é enviada a você para referência – funciona para a maioria das pessoas, mas mude para uma das outras opções se desejar.
Depois de clicar em “OK”, seu delegado é adicionado. Eles agora podem adicionar sua caixa de correio ao perfil do Outlook e acessar tudo o que você permitiu que acessassem.
