O Microsoft Flow é um sistema baseado em gatilhos para a criação de fluxos de trabalho automatizados. Existem muitos modelos disponíveis, mas se eles não forem adequados para você, veja como criar um novo Flow do zero.
Você precisará de um plano gratuito ou pago para usar o Flow, então vá em frente e inscreva-se para um, se ainda não o fez. Vá para o inicializador de aplicativos do Office 365 (os nove pontos no canto superior esquerdo) e clique em Fluxo para iniciá-lo.
Índice
Etapa um: criar um novo fluxo
A página inicial leva você direto para os modelos, mas vamos criar um fluxo do zero, então clique em “Meus fluxos” no menu do lado esquerdo.
Se você nunca criou um fluxo antes, esta página estará em branco; caso contrário, conterá todos os fluxos que você criou anteriormente. Clique em Novo> Criar do branco para iniciar um novo fluxo do zero.
Você terá a opção de iniciar a partir de um gatilho popular, mas vamos começar do nada, então clique no botão “Criar do branco”.
Etapa dois: selecione um gatilho
Neste ponto, você terá que selecionar um gatilho para iniciar o seu fluxo. Você pode pesquisar um serviço específico ou escolher um na lista. Clique na seta para baixo sob as duas linhas de ícones para ver todos os serviços disponíveis.
Vamos configurar um fluxo simples que envia um e-mail quando qualquer arquivo em uma pasta específica no OneDrive é modificado. Isso é útil se você compartilhou uma pasta com alguém e deseja saber quando essa pessoa altera alguma coisa na pasta. Para configurar esse fluxo, precisamos selecionar uma ação de gatilho, que é uma modificação de arquivo do OneDrive. Comece clicando no serviço OneDrive.
Certifique-se de ter clicado no OneDrive certo – há “OneDrive” (que está incluído nas assinaturas gratuitas e pessoais do Office 365) e “OneDrive for Business” (que está incluído nos planos de negócios). Ao clicar no serviço OneDrive, você terá que entrar no Office 365 novamente para ter certeza de que ainda é você. Depois de entrar, uma lista de gatilhos do OneDrive é exibida. Estamos procurando o gatilho “Quando um arquivo é modificado”, que está na parte inferior.
Clique em “Quando um arquivo é modificado” para abrir as opções para este gatilho. A única opção necessária é selecionar a pasta que contém os arquivos que você deseja monitorar, então clique no ícone da pasta.
Uma caixa de diálogo exibirá a estrutura de arquivos do OneDrive, começando com “Root”. Você pode selecionar esta opção se quiser ser notificado sempre que qualquer arquivo no OneDrive for modificado ou pode clicar na seta ao lado de Root para navegar na estrutura de pastas do OneDrive e selecionar a pasta que deseja monitorar.
Escolhemos nossa pasta / How-To Geek.
Etapa três: selecione uma ação para executar
Esse é o gatilho classificado, então agora precisamos selecionar uma ação a ser executada. Clique em “New Step” para abrir as opções novamente.
Queremos enviar um e-mail sempre que um item da pasta How-To Geek for modificado, portanto, precisamos selecionar o serviço Outlook.com. Existem muitos serviços para escolher (e irritantemente eles não estão em ordem alfabética), então coloque “Outlook” como o termo de filtro e escolha o serviço Outlook.com.
Selecione a ação “Enviar um e-mail”.
Isso abre as opções “Enviar um e-mail”. Você pode começar a ver como o fluxo está tomando forma, com um gatilho na parte superior e ações abaixo.
Adicione o endereço de e-mail para o qual deseja enviar o e-mail no campo “Para”. Ao clicar na caixa “Assunto”, você notará que um painel “Conteúdo dinâmico” aparece à direita. Isso lhe dá a opção de adicionar uma linha de assunto ao e-mail com base no arquivo que foi modificado. Queremos que a linha de assunto diga “[nome do arquivo] foi modificado”, onde “[nome do arquivo]” é substituído pelo nome do arquivo. Para fazer isso, clique em “Nome do arquivo” no painel “Conteúdo dinâmico”.
“Nome do arquivo” aparecerá na linha “Assunto”. Adicionar no texto ”foi modificado” (não esquecendo de colocar um espaço antes da palavra “tem”).
Queremos facilitar a localização do arquivo também, portanto, na linha “Corpo”, vá para o painel “Conteúdo dinâmico” novamente e clique em “Caminho do arquivo” para adicioná-lo ao corpo. O fluxo está concluído agora, então clique em Salvar.
Etapa quatro: testar o fluxo
A próxima etapa é testar o fluxo. Clique na opção Teste no canto superior direito.
No painel “Fluxo de teste” que desliza para fora, clique em “Vou executar a ação do gatilho” e clique em “Salvar e testar”.
Agora, deixando a guia com seu fluxo aberto, vá para a pasta que você está monitorando no OneDrive e faça uma alteração em um arquivo (você pode fazer isso no aplicativo da web do OneDrive ou no OneDrive em seu computador). Salve a alteração e volte para a guia onde o Flow está aberto. Você verá uma mensagem informando que o fluxo foi executado com êxito.
Ao verificar seu e-mail, você verá que um alerta de e-mail foi enviado para você, com a linha de assunto mostrando o nome do arquivo e o texto que você adicionou, e o corpo mostrando o caminho do arquivo.
Este é um fluxo simples, é claro, mas você pode adicionar vários gatilhos e ações em uma grande variedade de serviços, bem como usar variáveis, definir critérios de aprovação, rotear dados para grupos de segurança específicos no Office 365 e muito, muito mais. A Microsoft adiciona novos recursos regularmente e, embora muitos desses recursos sejam voltados para usuários comerciais (e disponíveis apenas em planos comerciais), muitos deles estão disponíveis e são úteis também para o usuário doméstico.
