Se você vai ficar fora do escritório por um tempo, seja para férias ou viagem de negócios, você pode avisar automaticamente as pessoas que você não vai ler ou responder e-mails durante esse tempo usando uma resposta de ausência do escritório.
O Apple Mail não possui um recurso integrado para respostas fora do escritório, mas você pode configurar uma ou mais regras para enviar automaticamente respostas personalizadas aos e-mails recebidos. Aqui, mostraremos como configurar uma regra para enviar automaticamente uma resposta a todos os e-mails recebidos em uma conta específica como exemplo.
Para começar, abra o Apple Mail e vá para Mail> Preferências.
Na caixa de diálogo Preferências, clique em “Regras” na barra de ferramentas na parte superior.
Clique no botão “Adicionar regra” na tela Regras.
Insira um nome para a regra na caixa “Descrição”. Escolha “Qualquer” na próxima lista suspensa e selecione “Conta” na lista suspensa abaixo. Existem muitas condições nessa lista suspensa que você pode usar, como verificar se o remetente está nos seus contatos ou não ou verificar se o campo Para possui um endereço de e-mail específico.
Selecione a conta da qual deseja enviar respostas automáticas no menu suspenso à direita. Qualquer e-mail que entrar na conta que selecionamos receberá uma resposta automática.
Em Executar as seguintes ações, selecione “Responder à mensagem” no menu suspenso.
Em seguida, clique no botão “Texto da mensagem de resposta”.
Digite a mensagem na caixa que deseja enviar como resposta automática às mensagens de e-mail recebidas e clique no botão “OK”.
Clique no botão “OK” na caixa de diálogo Regras para fechá-la.
Uma caixa de diálogo é exibida perguntando se você deseja executar a nova regra nas mensagens existentes em sua caixa de correio. Clique no botão “Não aplicar”. Se você clicar no botão “Aplicar”, a resposta automática será enviada para todas as mensagens que já estão em sua caixa de entrada e você não quer fazer isso. Portanto, certifique-se de clicar no botão “Não aplicar”.
A regra é adicionada à lista e a caixa na coluna Ativo é marcada, indicando que a regra está ativa. Se você ainda não vai sair do escritório, desmarque a caixa ao lado da nova regra que acabou de criar. Quando estiver pronto para que sua resposta automática seja enviada, você pode voltar a esta janela e verificar.
Feche a caixa de diálogo Preferências clicando no botão “X” no canto superior esquerdo.
Enquanto a regra estiver ativa, qualquer e-mail recebido em nossa conta de e-mail HTG será respondido com a mensagem personalizada que configuramos. Cada remetente receberá uma resposta automática sempre que enviar um e-mail.
NOTA: Você deve deixar o Apple Mail aberto em seu Mac para que a regra seja executada. Se você fechar o Apple Mail, as respostas automáticas não serão enviadas, mas serão assim que você abrir o Apple Mail novamente e receber mensagens de e-mail em sua caixa de entrada para a conta selecionada na regra. Isso significa que se você fechar o Apple Mail com a regra ativa antes de sair, quando voltar e abrir o Apple Mail novamente, todos os e-mails que você receber em sua caixa de entrada serão respondidos automaticamente nesse ponto.
Você ainda receberá todos os e-mails enviados para você e cada um terá um ícone de resposta à esquerda da linha de assunto, indicando que uma resposta automática foi enviada para aquela mensagem.
Como não é possível definir um intervalo de datas para uma regra, você deve desativar a regra manualmente quando não quiser mais executá-la. Portanto, certifique-se de desmarcar a caixa da regra ao voltar de suas férias ou viagem de negócios.
