Muitas pequenas empresas usam seus celulares pessoais para fazer ligações relacionadas ao trabalho. Alguns podem até estar usando telefones fixos antigos para suas necessidades de chamada. Embora faça sentido usar seu telefone celular e possa ser assustador fazer uma mudança, ter um negócio no século 21 pode exigir uma atualização.
A alternativa aos celulares pessoais e fixos é o VoIP, ou Voice over IP, que dará à sua empresa um ar mais profissional e uma vantagem competitiva. Se você está pensando em separar seu telefone pessoal do trabalho, mas não tem certeza se é a melhor decisão, não procure mais. Analisaremos alguns dos motivos pelos quais você fez a escolha certa.
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A maneira tradicional: pegue uma linha separada
Se você decidiu parar de usar seu telefone pessoal para o seu negócio, a maneira tradicional de obter um novo número era simplesmente obter uma linha separada. Isso significa entrar em contato com a operadora de telefonia, pedir-lhes para colocar uma nova linha em sua casa (o que geralmente inclui uma taxa de instalação) e, em seguida, pagar um extra a cada mês pela nova linha – você pagará US $ 20-30 por mês na extremidade inferior para uma linha residencial e na faixa de US $ 60 + por mês para uma linha de negócios. Essa ainda é uma opção, mas o problema é que agora o número do telefone da sua empresa está vinculado ao local da sua casa ou escritório e só pode ser atendido se você estiver fisicamente lá. Mesmo que você consiga um telefone fixo barato, essa opção carece de conveniência.
Como é 2018 e mais pessoas têm telefones celulares, mesmo sem ter um telefone fixo, sua segunda opção é simplesmente pegar um segundo telefone e carregá-lo com você. Toneladas de proprietários de pequenas empresas fazem isso, carregando dois iPhones e trocando constantemente entre eles. Essa solução funciona e permite que você atenda a linha telefônica comercial de qualquer lugar, mas não é muito barata. O custo de um telefone caro mais o dinheiro da linha extra aumenta muito rápido – por exemplo, um iPhone de US $ 699 mais cerca de US $ 30 por mês por uma linha extra acaba custando mais de US $ 1000 ao longo de um ano. Não é o melhor caminho a seguir.
A melhor maneira: Voz sobre IP ou VoIP
Agora que estamos na época do acesso à Internet sempre conectado em todos os dispositivos, você não precisa mais usar as redes telefônicas tradicionais. Podemos fazer chamadas pela Internet que não são apenas mais baratas e ilimitadas, mas que na verdade parecem mais claras do que um telefone tradicional, para que você possa entender melhor o que seus clientes estão dizendo.
VoIP não pode ser usado apenas para alimentar telefones físicos em sua mesa, mas também como um aplicativo em seu telefone atual que permite fazer e receber chamadas de qualquer telefone existente, e tudo por uma fração do custo.
Precisa de mais de uma linha telefônica para sua empresa? Não é um problema com VoIP, você apenas atualiza seu plano e conecta telefones extras em sua rede ou configura os aplicativos em seu computador ou telefone.
E se você estiver atualizando sua empresa de um número de telefone fixo ou celular, normalmente você pode portar seu número atual para o sistema VoIP para que seus contatos possam entrar em contato com você.
VoIP tem grandes vantagens em relação aos telefones tradicionais
O custo é o maior motivo pelo qual as pessoas optam por mudar para VoIP, mas não é a única coisa a se considerar – também há ótimos recursos que vão economizar tempo e dinheiro, e simplesmente não são possíveis com as opções de linha telefônica tradicionais disponíveis para pequenos negócios.
Grandes empresas têm orçamento para configurar e manter um sistema PBX complexo com uma recepcionista e ramais para cada mesa. Mas você não precisa se preocupar com tudo isso usando o VoIP, que tem esses recursos e muito mais, embutido em uma pequena taxa mensal.
- O encaminhamento de chamadas pode tocar em todos os seus dispositivos, pode tocar em vários telefones ao mesmo tempo e você pode definir regras para encaminhar chamadas apenas durante determinados horários.
- Os auto-recepcionistas tornam o seu negócio mais profissional.
- A gravação automática de chamadas pode registrar todas as chamadas recebidas e realizadas.
- As extensões permitem que você use um único número principal para alcançar todos (ainda há linhas diretas para cada pessoa).
- A conferência permite que você dê a seus clientes um número para ligar para que todos possam estar na mesma linha de conferência facilmente.
- O poderoso correio de voz envia e-mails com o correio de voz e pode até mesmo transcrevê-los para texto.
- Fax da Internet apenas no caso de você precisar lidar com o governo ou algum outro setor que não está atualizado com o tempo.
- E, literalmente, dezenas de outros recursos e integrações com o resto do seu negócio.
É 2018, tudo estará na nuvem em breve, então por que não o seu telefone comercial? VoIP não é apenas a melhor coisa no mercado agora, é o futuro de todos os telefones.
Como escolher um plano de telefone comercial
Agora que você sabe tudo sobre as vantagens do VoIP, é hora de escolher um plano de telefone comercial, e é aí que fica complicado porque há muitas soluções por aí, e nenhuma delas é necessariamente adequada para todos. Mas, felizmente, temos experiência em administrar um negócio, então aqui estão nossas recomendações com base no que sabemos.
Se você trabalha para uma empresa muito grande, provavelmente vai acabar com uma solução de uma grande empresa como a Cisco ou a Avaya, mas esses sistemas não funcionam para todos e certamente não são geralmente uma boa escolha para um Pequenos negócios.
Melhor geral: RingCentral Office
Se você está procurando a melhor solução pelo melhor preço, o RingCentral Office é definitivamente o que escolheríamos. E, de fato, RingCentral é o sistema de telefone que usamos há anos no How-To Geek HQ para nossas operações de back-end. É muito raro recomendarmos diretamente um serviço, mas o usamos.
Um dos outros benefícios do RingCentral é que, na verdade, ele pertence à Cisco e à AT&T, o que significa que não é um serviço noturno que vai desaparecer. Eles estão aqui para ficar.
O RingCentral tem todos os recursos que você espera de um serviço de telefone, incluindo números locais, chamadas e textos ilimitados, aplicativos móveis para iPhone e Android, correio de voz para e-mail, ramais, atendedores automáticos e todos os outros recursos de que você possa precisar.
E se você quiser fazer um upgrade, você pode até obter um número 800 para sua empresa, usar telefones de mesa e de sala de conferência de alta qualidade da Cisco e de outros fornecedores ou integrar-se com Microsoft, Dropbox, Google, Box, Salesforce, Zendesk, desk.com , e muito mais.
E com planos a partir de US $ 20 por mês com uma avaliação gratuita , é até barato o suficiente para uma empresa com apenas uma pessoa.
As outras opções: Vonage for Business, eVoice e Skype for Business
Existem muitos outros provedores de VoIP para escolher, é claro. O Vonage for Business é uma solução alternativa bastante sólida, embora seu modelo de preços seja um pouco mais confuso, e você precisará de uma consultoria. Eles têm a maioria dos recursos de que você precisa e são uma marca reconhecível. Já usamos o Vonage no passado e nunca tivemos problemas com o serviço.
Há também o eVoice, que não tem opções de telefone de hardware e é, na verdade, mais caro para começar. Eles têm muitos outros recursos, como ramais, atendedores automáticos, números 800 e correio de voz para e-mail, mas no geral você ficaria melhor com o RingCentral ou o Vonage for Business, já que esses pacotes escalam melhor e fornecem telefones físicos, em vez de apenas um aplicativo simples no seu telefone.
Finalmente, você pode tentar usar o Google Voice ou o Skype for Business, mas eles não têm todos os recursos que você esperaria de um sistema de telefone comercial e você só precisa usar um aplicativo para fazer todas as suas chamadas. Você perde os aspectos profissionais de ter um atendedor automático, extensões e escalabilidade para um monte de linhas à medida que sua empresa cresce.
