A Microsoft achou que eles estavam sendo úteis ao configurar notificações para novos emails. No entanto, uma enxurrada constante de notificações também pode atrapalhar sua linha de pensamento. Você pode desativar as notificações completamente ou, melhor ainda, configurar o Outlook para notificá-lo apenas sobre e-mails importantes.
Índice
Como Criar uma Regra Simples
Se você precisa responder a certas pessoas, como clientes, seu chefe ou membros da sua família, você pode usar as Regras no Outlook para receber notificações apenas sobre certas mensagens. Veja como configurar uma regra que mostra apenas notificações por e-mail de um determinado remetente.
A maneira mais fácil de configurar essa regra é encontrar um e-mail dessa pessoa. Para este exemplo, vou configurar uma regra para me avisar quando eu receber um e-mail do meu chefe, porque e-mails do seu chefe são sempre importantes, certo? Então, eu cliquei com o botão direito do mouse no e-mail do editor-chefe do How-To Geek, Whitson Gordon, e selecionaria “Regras” e “Criar regra” no menu pop-up.
Na caixa de diálogo “Criar regra”, selecione as condições nas quais deseja receber notificações sobre novos emails. Desejo receber notificações imediatas sobre e-mails que recebo de Whitson, então, marque a primeira caixa de seleção.
Também seleciono a caixa de seleção “Enviado para” e certifico-me de que meu nome esteja selecionado na lista suspensa, portanto, receberei notificações de e-mails enviados de Whitson diretamente para mim. Se você não quiser ser notificado sobre e-mails em que você está com cópia ou um dos vários destinatários, selecione “Apenas eu” na lista suspensa “Enviado para”. Clique em “OK” depois de fazer suas escolhas.
Uma caixa de diálogo “Sucesso” é exibida com a opção “Executar esta regra agora em mensagens que já estão na pasta atual”. Clique OK”. Quero descobrir quais e-mails de Whitson estão em minha caixa de entrada, então marquei a caixa de seleção.
A caixa de diálogo “Novos alertas de email” aparecerá, exigindo ação imediata. Atualmente, tenho apenas um e-mail de Whitson em minha caixa de entrada, portanto, é o único listado nesta caixa de diálogo. No entanto, se houvesse mais e-mails de Whitson, todos eles seriam listados aqui. Se você deseja ver um e-mail diretamente desta caixa de diálogo, selecione o e-mail a ser visualizado e clique em “Abrir item”. Clique em “Fechar” para fechar a caixa de diálogo.
A caixa de diálogo “Novos alertas de e-mail” permanece aberta até você clicar em “Fechar”, mesmo quando você abre uma mensagem de e-mail na caixa de diálogo e, em seguida, fecha a mensagem.
Como criar regras mais avançadas
Ao criar regras, você pode selecionar opções adicionais e mais específicas do que as disponíveis na caixa de diálogo principal “Criar regra”. Para fazer isso, abra a caixa de diálogo “Criar regra”, conforme descrito anteriormente neste artigo. Em seguida, clique em “Opções avançadas”.
A primeira tela da caixa de diálogo “Assistente de regras” exibe uma lista de condições detalhadas a serem verificadas. Marque as caixas de seleção para as condições que você deseja verificar para notificações por email. Quero receber notificações quando recebo emails de Whitson enviados apenas para mim, então seleciono essas condições.
O texto sublinhado em azul são links nos quais você clica para especificar o (s) valor (es) que você deseja verificar nessa condição. Depois de selecionar essa condição, clique no link azul dessa condição na caixa “Etapa 2” para editar os valores.
Depois de selecionar as condições que deseja verificar, clique em “Avançar”.
Agora, selecione as opções para indicar o que deve ser feito com uma mensagem recebida que corresponda às condições selecionadas. Você pode fazer coisas como mover a mensagem para uma pasta específica, encaminhá-la para uma ou mais pessoas, responder usando um modelo ou marcá-la como lida. Desejo receber um alerta na área de trabalho quando recebo uma mensagem de e-mail de Whitson, então seleciono a última opção da lista, “exibir um alerta na área de trabalho”. Depois de selecionar o que deseja fazer com a mensagem, clique em “Avançar”.
A próxima tela fornece opções para definir exceções à regra, como se você não quiser receber uma notificação se a mensagem for um convite de reunião ou atualização. Escolha as exceções que deseja aplicar à sua regra e clique em “Avançar”. Não quero exceções, então apenas clico em “Avançar” para pular esta tela.
A última tela permite que você especifique um nome para a regra e configure algumas opções de regra, incluindo uma para “Ativar esta regra” imediatamente. Se você deseja executar a regra imediatamente nas mensagens que já estão na caixa de entrada, selecione “Executar esta regra agora nas mensagens que já estão na ‘Caixa de entrada’”.
Revise a descrição da regra na “Etapa 3” e clique em “Concluir” quando terminar.
Agora, quando recebo um e-mail de Whitson, um alerta da área de trabalho é exibido na área de trabalho do Windows. Observe que isso é diferente da caixa de diálogo “Novos alertas de email” – em vez disso, é uma notificação nativa do Windows. Se você preferir este estilo de notificação, você terá que passar por “Opções avançadas” para cada regra que criar ”.
Como editar suas regras
Modificar, excluir ou até mesmo desativar temporariamente suas regras é fácil. Desejo modificar minha regra para exibir a caixa de diálogo “Novos alertas de email” em vez de um “Alerta da área de trabalho”. Para fazer isso, clico na guia “Página inicial”.
Clique no botão “Regras” na seção “Mover” e selecione “Gerenciar regras e alertas” no menu suspenso.
A caixa de diálogo “Regras e alertas” é exibida. Na guia “Regras de e-mail”, clique em “Alterar regra” e selecione “Editar configurações de regra” no menu suspenso.
Conforme discutido anteriormente, a primeira tela do “Assistente de regras” exibe uma lista de condições que você pode verificar nas mensagens de e-mail recebidas. As seleções que fiz quando configurei a regra pela primeira vez são exibidas no topo da lista e a descrição com as configurações atuais é exibida na caixa em “Etapa 2”. Não quero alterar as condições, por isso clico em “Seguinte”. Se você quiser alterar as condições da sua regra, faça as alterações e clique em “Avançar”.
Na tela que lista as ações a serem executadas nas mensagens de e-mail recebidas (dependendo das condições), desabilito a opção “exibir um alerta na área de trabalho”, que aparece no topo da lista, e clico em “Avançar”.
Digamos que você queira exibir a caixa de diálogo “Novos alertas de email” mais direta. Role para baixo até o final da lista de ações e selecione a caixa de seleção “exibir uma mensagem específica na janela Alerta de Novo Item”. Para personalizar a mensagem que é exibida na caixa de diálogo “Novos alertas de e-mail”, clique no link “uma mensagem específica” na caixa em “Etapa 2”.
Na caixa de diálogo “Mensagem de Alerta”, digite uma mensagem a ser exibida na caixa de diálogo “Novos Alertas de Correio” e clique em “OK”.
Se você deseja adicionar ou remover quaisquer exceções, clique em “Avançar” para acessar a lista de exceções e fazer suas alterações. Para alterar o nome da regra ou alterar outras opções na última tela do “Assistente de Regras”, clique em “Avançar” novamente na tela de exceções. Não quero alterar mais nada, então clico em “Concluir” na tela de ações para aceitar minhas alterações e fechar o “Assistente de regras”.
Você retornará à caixa de diálogo “Regras e alertas”. Clique em “OK” para fechá-lo. Para executar a regra imediatamente, clique em “Executar regras agora” na parte superior da guia “Regras de email”.
Na caixa de diálogo “Executar regras agora”, na caixa “Selecionar regras a serem executadas”, marque a caixa de seleção da regra que deseja executar e clique em “Executar agora”.
NOTA: Depois de executar a regra, a caixa de diálogo “Executar regras agora” não fecha automaticamente. Você deve clicar em “Fechar” para fechá-lo. A caixa de diálogo “Regras e alertas” também não fecha automaticamente, então clique em “OK” para fechá-la.
A caixa de diálogo “Novos alertas de email” é exibida com sua mensagem personalizada na parte superior.
O recurso Regras do Outlook oferece muitas opções para lidar automaticamente com suas mensagens de e-mail. Você pode mover mensagens específicas para pastas específicas, executar ações em mensagens de e-mail com determinado texto na linha de assunto ou até mesmo excluir mensagens automaticamente com base em certas condições. As regras do Outlook podem parecer opressivas no início devido a todas as opções disponíveis. No entanto, se você sabe como deseja gerenciar certas mensagens de e-mail, não é tão difícil criar e gerenciar suas próprias regras.
