O Outlook possui ferramentas úteis incorporadas ao cliente de e-mail, como Clutter , Conversation Clean Up e Focused Inbox, para ajudar a manter sua caixa de entrada organizada. O Outlook Online inclui um recurso chamado Sweep, uma ferramenta usada para excluir ou mover e-mails usando regras simples. É assim que funciona.
Sweep é uma ferramenta que permite definir regras sobre para onde os e-mails de remetentes específicos devem ser enviados. As regras de varredura são executadas uma vez a cada 24 horas e você pode criar regras em qualquer pasta que desejar, não apenas na caixa de entrada.
A ferramenta de varredura está disponível na barra de ferramentas na parte superior do Outlook Online . Ele aparecerá quando você selecionar qualquer e-mail da pasta em que está (exceto mensagens suas e da Microsoft informando que o Clutter moveu algumas mensagens).
Sweep é uma ferramenta de movimentação, o que significa que você tem opções para mover os emails e escolher a pasta para onde os emails serão movidos.
Por padrão, o Sweep moverá todos os e-mails do remetente selecionado para a pasta Itens Excluídos; portanto, embora o Sweep seja uma ferramenta de movimentação, também pode ser usado para excluir e-mails.
Você pode alterar “Mover para” de Itens excluídos para qualquer pasta que desejar, incluindo a caixa de entrada. Isso significa que a varredura não serve apenas para limpar sua caixa de entrada.
Se você decidiu começar a categorizar seus e-mails , por exemplo, pode usar o Sweep para mover rapidamente todos os e-mails de um remetente específico em sua pasta Arquivo para uma pasta de processamento e aplicar uma categoria a todos de uma vez. Isso seria muito mais rápido do que localizar manualmente os e-mails.
A segunda opção – “Mover todas as mensagens da pasta e todas as mensagens futuras” – também moverá todos os e-mails do remetente selecionado, mas também moverá todas as mensagens futuras desse remetente.
Tal como acontece com a primeira opção, a segunda opção tem mais poder do que aparenta. Esta opção funcionará em qualquer pasta, então você pode usá-la para automatizar seu sistema de arquivamento. Digamos que você seja o tipo de pessoa que possui um sistema de arquivos para seus e-mails. Cada vez que você lida com um e-mail, é necessário movê-lo manualmente para a pasta certa. Mas com o Sweep, você pode automatizar isso.
Configure uma regra de varredura em sua pasta Arquivo para mover todos os e-mails de um remetente específico para a pasta correta. Então, quando você tiver lidado com um e-mail em sua caixa de entrada, vá para o Arquivo e deixe a regra de varredura enviá-lo de lá para a pasta correta.
A terceira opção – “Sempre mantenha a mensagem mais recente e mova o resto da pasta” – é uma versão dinâmica da ferramenta Conversation Clean Up no cliente Outlook. Essa ferramenta é executada manualmente quando você manda, e é uma ótima ferramenta que recomendamos usar, mas a versão Sweep será executada automaticamente.
Para mensagens de pessoas, essa opção pode não ser aplicável porque as pessoas podem enviar e-mails para você sobre coisas diferentes. Mas é perfeito para e-mails de lembrete de coisas como um sistema de quadro de horários ou mensagens de alerta regulares.
A opção final – “Sempre mova mensagens com mais de 10 dias da pasta” – é ótima para quem fica atolado com e-mails que se acumulam em sua caixa de entrada como lodo no leito de um rio.
Há muitos e-mails que, se você não atender em uma semana ou mais, não serão atendidos de forma alguma. Portanto, por que não removê-los de sua caixa de entrada automaticamente?
Se isso não se adequar a você, esta opção ainda é útil para lidar com e-mails que contêm informações com limite de tempo. Você recebe e-mails sobre eventos locais na próxima semana? Esta opção é perfeita para eliminá-los. Se você tiver a chance de lê-los, ótimo, você mesmo pode lidar com eles. Se não, deixe que a Sweep cuide deles para você.
Eles não precisam ser excluídos, pois você pode enviá-los para qualquer pasta que desejar, então as ofertas de vouchers podem ser excluídas, mas os e-mails da Sociedade Astronômica local sobre coisas que estão acontecendo nos céus esta semana podem ser arquivados.
Para ver todas as suas regras de varredura e excluí-las se desejar, clique em Configurações> Exibir todas as configurações do Outlook.
Abra Email> Sweep.
Você poderá ver todas as regras de varredura que criou e excluí-las.
No geral, o Sweep é uma ferramenta de movimento surpreendentemente poderosa. Você pode usá-lo para manter sua caixa de entrada limpa ou como uma ferramenta de fluxo de trabalho simples para encaminhar seus e-mails de uma pasta para outra. Achamos que é uma ótima adição ao arsenal do Outlook, que ajuda você a manter o controle de seu e-mail.
