Que informações você deve colocar em uma assinatura de e-mail?

Você provavelmente já viu uma assinatura de e-mail que era simplesmente um nome e outra que incluía linhas de detalhes, links e imagens. Qual é melhor? Qual é mais eficaz? Ajudaremos você a decidir quais informações você deve colocar em uma assinatura de e-mail.

Depende de para que você usará a assinatura

Para começar, pergunte-se para que usará a assinatura. É uma assinatura profissional da sua empresa ou uma assinatura pessoal? Você usará a assinatura por padrão  para todos os e-mails ou apenas para alguns? Você planeja incluir a assinatura em e-mails internos e externos?

A maioria das pessoas que cria e usa uma assinatura de e-mail o faz por motivos profissionais. Você também pode usar uma assinatura se for estudante ou estiver procurando emprego. Com isso em mente, os detalhes incluídos podem depender do seu setor, ocupação ou intenção.

Além disso, se você planeja usar uma assinatura para todos os e-mails enviados, os detalhes incluídos podem ser diferentes para mensagens externas e internas (dentro da sua organização). Nesse caso, você pode considerar configurar várias assinaturas e usar aquela que você precisa no momento.

Vamos dar uma olhada no básico que cada assinatura deve incluir, itens opcionais que você pode adicionar e detalhes que você deve deixar de fora da sua assinatura de e-mail.

O que você deve incluir em uma assinatura

Estes são os detalhes essenciais que você deve incluir em sua assinatura.

Nome completo : No mínimo, você deve incluir seu nome completo (nome e sobrenome) na assinatura do e-mail. Embora você provavelmente use seu primeiro nome apenas para e-mails pessoais, você deve usar seu nome completo para e-mails profissionais.

Cargo ou cargo : ao enviar um e-mail para alguém novo, presuma que essa pessoa não sabe nada sobre você. Eles têm seu nome e sua empresa (abaixo), mas provavelmente desejam saber sua posição na empresa.

Nome da empresa : Novamente, como a maioria das assinaturas é usada para fins comerciais, você deve incluir o nome da sua empresa abaixo ou na mesma linha do seu cargo ou posição.

Número de telefone : embora o e-mail seja uma forma sólida de comunicação, muitas vezes é necessário um telefonema. Se o destinatário do e-mail quiser discutir o assunto verbalmente, você deve fornecer seu número de telefone e, se aplicável, o código do país e o ramal.

Se você criar uma assinatura de e-mail separada para comunicações internas e externas, poderá simplesmente incluir seu ramal em vez de um número de telefone completo. Isto é especialmente aceitável se todas as chamadas forem roteadas pela mesma linha principal.

O que você pode incluir em uma assinatura

Dependendo da sua profissão, organização ou intenção da sua assinatura, aqui estão vários detalhes que você pode querer incluir.

Site da empresa : muitos podem considerar isso um item básico que todas as assinaturas devem incluir. No entanto, é simplesmente uma opção que você pode querer adicionar. Nesse caso, vincule o URL para que o destinatário possa visitá-lo com um clique.

Endereço físico ou postal da empresa : se você trabalha para uma organização que possui locais diferentes, como em vários estados, regiões ou países, convém incluir o endereço da empresa para referência do destinatário.

Endereço de e-mail : muitos sugerem que seu endereço de e-mail não é necessário na assinatura porque está no cabeçalho do e-mail . Porém, existem aplicativos de e-mail que exibem apenas o nome, principalmente ao responder.

Foto : Se quiser adicionar um toque pessoal, você pode incluir uma foto sua. Se você decidir incluir uma foto , certifique-se de que seja uma foto profissional e não uma simples selfie ou caricatura.

Logotipo da empresa : para representar a marca da sua empresa, considere adicionar seu logotipo à assinatura. Pode ser benéfico para o destinatário ver o design, tornando-o fácil de lembrar rapidamente. Pense em alguns dos logotipos mais conhecidos que tornam essas marcas rapidamente identificáveis.

Cor : se você decidir não incluir o logotipo da sua empresa, considere um pequeno toque de cor nas cores da sua empresa. Você pode usar cores simplesmente para realces, links ou linhas, mas mantenha no mínimo uma ou duas cores.

Links de mídia social : para que o destinatário se conecte rapidamente, você pode incluir links ou ícones vinculados a sites de mídia social como Facebook , Twitter ou Instagram. Isso é especialmente útil se você estiver usando a assinatura para si mesmo como freelancer, empreiteiro ou candidato a emprego, em vez de para uma empresa.

Isenção de responsabilidade : muitas empresas exigem uma isenção de responsabilidade em relação à confidencialidade e ao compartilhamento na parte inferior de uma assinatura de e-mail para mensagens externas. Verifique com seu supervisor ou gerente o palavreado se você acredita que esse pode ser o caso.

O que você não deve incluir em uma assinatura

Se você não tiver certeza se deve ou não incluir algo em sua assinatura de e-mail que não esteja listado acima, aqui estão alguns itens que você deve evitar.

Informações pessoais : não inclua dados pessoais em uma assinatura comercial. Por exemplo, evite adicionar seu número de telefone celular pessoal ou endereço residencial, a menos que queira que o destinatário os tenha e possivelmente os utilize.

Citações inspiradoras : embora as citações possam ser adequadas para assinaturas de e-mail pessoais, elas são distrações desnecessárias em assinaturas profissionais que simplesmente ocupam espaço.

Assinatura de imagem : você pode encontrar assinaturas de e-mail atraentes que são, na verdade, imagens em vez de texto. Eles geralmente parecem lindos, mas são impraticáveis ​​para quem tem leitores de tela ou usa o recurso Ler em voz alta . Se você decidir usar uma imagem para sua assinatura, inclua o texto alternativo.

Outras dicas para assinatura de e-mail

Quando se trata de design de assinatura de e-mail, você pode encontrar muitos exemplos, geradores de assinatura e modelos para ajudar. Além disso, confira nossas instruções sobre modelos de assinatura de e-mail do Outlook .

Mantenha isso breve. É recomendado que sua assinatura de e-mail não tenha mais que quatro ou cinco linhas. Com muitos detalhes, leva tempo para o destinatário encontrar as informações de que precisa. Além disso, pode consumir muito espaço no celular, conforme mostrado abaixo.

Além disso, use fontes fáceis de ler e não exagere com muitos estilos ou tamanhos de fontes, cores, imagens ou links de mídia social diferentes. Veja a primeira captura de tela na seção o que não incluir acima .

Quer você crie uma única assinatura de e-mail ou várias para diferentes tipos de mensagens, certifique-se de incluir primeiro as informações mais importantes e, a partir daí, prosseguir com os detalhes benéficos.