Muitas pessoas consideram o Google Drive um dado adquirido. Você armazena arquivos lá e vai buscá-los quando precisar deles. Mas há mais no Google Drive do que aparenta. Aqui estão alguns desses recursos úteis que você pode ter perdido.
Índice
Encontre arquivos com a pesquisa avançada
Quanto mais arquivos você enviar para o Google Drive, mais você terá que procurar quando precisar. Felizmente, você tem opções de pesquisa avançada que facilitam a tarefa.
Insira uma palavra-chave ou frase na caixa Pesquisar no Drive, na parte superior da página principal. Em seguida, clique no ícone Mostrar opções de pesquisa no lado direito da caixa de pesquisa.
Você verá muitas opções que pode usar para localizar seu arquivo. Escolha o tipo ou proprietário do arquivo, use palavras-chave no arquivo ou no nome do arquivo, escolha o local, selecione uma opção de data de modificação ou use um dos outros campos que você vê.
Selecione “Pesquisar” e visualize seus resultados. Se você souber em qual pasta um arquivo está, também poderá realizar uma pesquisa diretamente em uma pasta do Google Drive .
Vincular diretamente aos arquivos
Outro recurso útil do Google Drive é obter um link direto para o seu arquivo . Você pode fazer isso mesmo sem abrir o arquivo. Em seguida, salve-o em suas anotações para acesso rápido ou com um colaborador.
Clique com o botão direito no arquivo e escolha “Obter link”.
Você pode então escolher “Copiar Link” para colocar o link na área de transferência e colá-lo onde desejar. Você também pode usar esta caixa para compartilhar o link inserindo o endereço de e-mail do seu contato.
Na parte inferior da janela, use a seção Acesso Geral para controlar quem pode abrir o arquivo com o link . Você pode escolher “Restrito” para permitir acesso apenas às pessoas com quem você compartilha ou “Qualquer pessoa com link” para permitir que qualquer pessoa que clicar no link abra o arquivo.
Trabalhe com arquivos do Microsoft Office
Você não precisa possuir o Microsoft Office para trabalhar com arquivos do Office se tiver o Google Drive. Você pode receber um arquivo do Word, Excel ou PowerPoint que precisa visualizar ou editar. Você pode abrir esses arquivos no Google app, Documentos, Planilhas ou Apresentações correspondente.
Além disso, você pode baixar documentos do Documentos, Planilhas e Apresentações nos formatos do Microsoft Office.
Para abrir um documento do Office, carregue-o no Google Drive como qualquer outro arquivo. Em seguida, clique duas vezes ou clique com o botão direito, vá para Abrir com e escolha entre Documentos, Planilhas ou Apresentações Google.
Quando o arquivo for aberto no aplicativo correspondente, você verá o formato do arquivo retido na parte superior. Suas alterações são salvas automaticamente e você pode baixar o arquivo em seu formato original do Office.
Se você tiver um arquivo do Documentos, Planilhas ou Apresentações que deseja exportar e salvar no formato Office, isso é igualmente fácil. Abra o documento e vá para a guia Arquivo. Vá para Download e escolha o formato no menu pop-out.
Gerenciar versões de arquivos
Semelhante a obter um link para seu arquivo sem abri-lo, você pode gerenciar suas versões. Este recurso funciona com arquivos PDF e Microsoft Office, bem como com imagens.
Clique com o botão direito no arquivo e escolha “Gerenciar versões”.
Você verá uma janela pop-up com cada versão do arquivo, incluindo a versão atual.
Como você pode ver na parte superior da janela, a versão mais antiga pode ser excluída após 30 dias ou 100 versões armazenadas. Se você quiser evitar a perda de uma versão anterior, clique nos três pontos à direita dela e escolha “Manter para sempre”.
Se você tiver uma versão mais recente salva em seu dispositivo que deseja usar, selecione “Carregar nova versão”. Em seguida, procure o arquivo e escolha “Upload”.
Mais duas ações que você pode realizar são excluir ou baixar qualquer uma das versões que você vê. Use os três pontos à direita da versão para escolher “Excluir” ou “Baixar”.
Ver a atividade, os detalhes e a descrição de um arquivo
Embora possa parecer algo tão simples, ser capaz de visualizar a atividade e os detalhes de um arquivo pode ser exatamente o que você precisa fazer. Além disso, você pode aproveitar as descrições do Google Drive para adicionar seus próprios detalhes.
Abra a barra lateral de detalhes de uma destas maneiras:
- Clique com o botão direito no arquivo e escolha “Exibir detalhes”.
- Selecione o arquivo e clique no ícone Exibir detalhes (letra minúscula “i”) no canto superior direito.
- Selecione o arquivo, clique nos três pontos na parte superior e escolha “Ver detalhes”.
Você verá então a barra lateral com duas guias para Detalhes e Atividade. Com Detalhes você pode revisar o tipo de arquivo, tamanho, proprietário , data de criação e muito mais. Com Activity, você verá coisas como quando o arquivo foi carregado ou quando foi editado.
Para adicionar uma descrição ao arquivo, use a guia Detalhes na barra lateral. Digite seu texto na caixa Descrição na parte inferior e pressione Enter ou Return. Esta é uma boa maneira de distinguir arquivos com nomes semelhantes.
Adicionar comentários aos arquivos
Outro recurso conveniente do Google Drive é a capacidade de adicionar comentários aos arquivos . Isso é útil para anotações suas ou de colaboradores.
Abra o arquivo no modo de visualização. Você pode fazer isso selecionando o arquivo e clicando no ícone Visualizar (olho) na parte superior ou clicando com o botão direito e escolhendo “Visualizar”.
Selecione a parte do arquivo que deseja comentar e selecione o ícone Comentário à direita ou na parte superior.
Digite seu comentário na caixa que aparece e clique em “Comentário”.
Observe que você pode usar o símbolo @ (At) para mencionar um colaborador, se desejar. Como bônus, você pode atribuir seu comentário a essa pessoa. Marque a caixa Atribuir a e clique em “Atribuir”.
Faça upload de arquivos com a câmera do seu dispositivo móvel
Se você usa o aplicativo móvel Google Drive, terá um recurso adicional que pode facilitar os uploads . Você pode usar a câmera do seu dispositivo para capturar um arquivo ou outro item e carregá-lo como PDF (Android) ou imagem (iPhone).
No Android
Abra o aplicativo Google Drive para Android e toque no sinal de mais para fazer upload de um arquivo. Em seguida, escolha “Scan”.
Toque no botão do obturador para digitalizar o item e use a marca de seleção para salvá-lo. Você pode escolher o ícone da lixeira para recapturar a verificação, se necessário. Selecione “Salvar”.
Escolha o local para salvá-lo no Google Drive e toque em “Salvar” novamente. Você verá então o arquivo digitalizado como um PDF.
No iPhone
Abra o aplicativo Google Drive para iPhone e toque no sinal de mais para fazer upload de um arquivo. Em seguida, escolha “Usar câmera”.
Toque no botão do obturador para capturar a imagem e selecione “Usar foto” para carregá-la. Você também pode escolher “Refazer” para recapturar a foto, se necessário.
Após alguns instantes, você verá sua imagem no Google Drive.
Às vezes, os recursos são óbvios, especialmente se você usa com frequência. Mas há outros que você não percebe que existem e que consideraria muito úteis. Esperamos que pelo menos um desses recursos do Google Drive seja útil para você.
