7 recursos do Microsoft Outlook que você deve usar

Como usuário do Outlook, você provavelmente conhece seu robusto conjunto de recursos. Mas só porque um aplicativo tem muitos recursos, isso não significa que todos valham o seu esforço. Aqui estão vários recursos do Microsoft Outlook que você deve usar.

Agendamento de e-mail para gerenciamento eficaz do tempo

Se você usa bloqueio de tempo para gerenciar tarefas ao longo do dia, agendar e-mails pode ser benéfico. Você pode criar todos os e-mails necessários durante o seu bloco de tempo e escolher as datas e horários para enviá-los.

Para agendar um e-mail  que você está redigindo, vá até a guia Opções e escolha “Atrasar entrega”.

Atrasar entrega na guia Opções

Na seção inferior da janela Propriedades, marque a caixa Não entregar antes. Em seguida, use as caixas suspensas à direita para escolher a data e a hora.

Programe quando enviar um e-mail no Outlook

Opcionalmente, você pode usar os recursos adicionais na caixa Propriedades. Você tem Configurações com opções de votação e rastreamento na parte superior e opções de entrega adicionais na parte inferior.

Ao finalizar, clique em “Fechar” para aplicar o agendamento.

Grupos de contato para listas de distribuição

Quando você envia e-mails regularmente para o mesmo grupo de pessoas, não há maneira mais fácil de adicionar todos esses endereços de e-mail do que criar uma lista de distribuição . O recurso Grupo de Contatos do Outlook ajuda você a fazer isso.

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Para criar rapidamente um grupo de contatos, vá para a guia Página inicial, selecione o menu suspenso Novos itens e escolha Mais itens > Grupo de contatos.

Grupo de Contatos no menu Novos Itens

Selecione “Adicionar Membros” e escolha o local para seus contatos armazenados.

Adicionar membros na janela Grupo de contatos

Escolha um contato da lista e clique em “Membros” para adicioná-lo. Continue este processo até ter todos no grupo e clique em “OK”.

Janela de seleção de membros do grupo

Dê um nome ao seu grupo de contatos na parte superior e selecione “Salvar e fechar”.

Nomeie e salve um grupo de contatos no Outlook

Quando quiser enviar um e-mail para esse novo grupo, clique no botão Para na janela de composição e selecione o grupo. Ou comece a digitar o nome do grupo no campo Para e selecione-o nas sugestões.

Sugestão de grupo de contatos no Outlook

Regras de caixa de entrada para organização automática

Embora as regras de e-mail possam parecer intimidantes de configurar, vale a pena investir tempo para evitar complicações mais tarde. Você pode mover e-mails automaticamente para pastas , marcar mensagens com prioridade, reproduzir um som para e-mails importantes e muito mais.

Para configurar uma nova regra do zero, vá em Arquivo > Gerenciar regras e alertas e clique em “Nova regra”.

Janela Gerenciar regras e alertas e nova regra

Ou, para criar uma nova regra com base em um e-mail recebido, abra a mensagem em sua própria janela. Clique no menu suspenso Regras na seção Mover da faixa de opções e escolha “Criar regra”.

Criar regra no menu Regras

Dependendo da opção escolhida acima, selecione as condições e ações e siga as instruções subsequentes para sua nova regra.

Ao terminar, você pode aplicá-la às mensagens existentes em sua caixa ou simplesmente clicar em “Concluir” para salvar a regra para mensagens futuras que chegarem.

Etapa final para configurar uma regra do Outlook

Múltiplas assinaturas de e-mail para fechamentos adequados

Para garantir que todas as suas mensagens tenham fechamentos adequados, você pode criar várias assinaturas de e-mail no Outlook . Isso permite que você use uma assinatura específica para e-mails comerciais em vez de mensagens pessoais.

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Para criar uma assinatura , selecione Assinatura > Assinaturas na guia Mensagem da janela de redação.

Assinaturas no menu Assinatura para uma nova mensagem

Na guia Assinatura de e-mail, escolha a conta de e-mail na parte superior se você tiver mais de uma. Em seguida, selecione “Novo” à direita. Dê um nome à sua assinatura e clique em “OK”.

Novas janelas de configuração de assinatura

Configure a assinatura na caixa Editar Assinatura e escolha “Salvar” quando terminar.

Opcionalmente, você pode tornar a assinatura padrão para novas mensagens, respostas e encaminhamentos usando as caixas suspensas na parte inferior.

Configurações padrão para uma nova assinatura

Repita o mesmo processo para criar assinaturas adicionais e selecione “OK” quando terminar.

Quando quiser usar uma assinatura, volte ao menu suspenso Assinatura na guia Mensagem e escolha aquela que deseja usar. Se você configurar uma assinatura como padrão, ela aparecerá automaticamente em seu e-mail.

Opções de assinatura no menu Assinatura para uma nova mensagem

AutoArchive para limpeza de caixa de entrada e pasta

Limpar sua caixa de entrada e pastas de e-mails desatualizados e desnecessários pode levar tempo. Usando o recurso AutoArquivar do Outlook , você pode remover automaticamente mensagens antigas que não precisa mais.

Vá em Arquivo > Opções e selecione “Avançado” à esquerda. Em seguida, clique em “Configurações de AutoArquivar” à direita.

Botão Configurações de AutoArquivar nas Opções do Outlook

Preencha cada um dos campos na janela pop-up AutoArquivar para saber quando e como arquivar seus e-mails . Você pode escolher quando executar a ferramenta e receber um aviso antes de executá-la.

Você também pode escolher como lidar com certas mensagens durante o processo de AutoArquivar, como a idade dos itens, qual pasta de arquivo usar e até mesmo excluir permanentemente itens antigos.

Configurações de arquivamento automático no Outlook

Quando terminar, clique em “OK” para aplicar as configurações.

Converta mensagens em reuniões para referência

Quantas vezes você recebeu um e-mail que motivou uma reunião? Você pode converter um e-mail em uma reunião no Calendário do Outlook para economizar muito tempo. Além disso, a mensagem que inspirou a reunião é automaticamente anexada ao evento para referência.

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Para transformar um e-mail em uma reunião, clique nos três pontos no canto superior direito da mensagem e selecione “Reunião”.

Reunião em um menu de e-mail do Outlook

Você verá então uma nova janela de solicitação de evento aberta com o e-mail como descrição. Você pode então concluir a solicitação como qualquer outra; adicione participantes, defina a data e hora e escolha um local.

Nova janela de reunião de um e-mail

Envie sua solicitação de reunião quando terminar e os participantes verão o convite com o e-mail no corpo.

Filtros de e-mail para encontrar mensagens rapidamente

Mais um recurso útil do Outlook ajuda você a encontrar rapidamente os e-mails necessários. Você certamente pode usar as opções de pesquisa básica e avançada do Outlook , mas para ver rapidamente mensagens não lidas, sinalizadas, importantes ou categorizadas, use o recurso Filtrar Email.

Na guia Página inicial, selecione “Filtrar e-mail” e escolha uma opção.

Filtrar opções de e-mail no Outlook

Depois de aplicar o filtro, você poderá ajustá-lo, se necessário. Na seção Refinar da faixa de opções, adicione outro filtro ou na seção Escopo à direita, escolha a caixa de correio ou pasta.

Opções adicionais de filtro no Outlook

Ao terminar o filtro, clique em “Fechar pesquisa” no lado direito da faixa de opções.

Botão Fechar pesquisa para um filtro

Embora todos os recursos que o Outlook oferece sejam úteis de alguma forma, alguns são mais necessários do que outros. Com esta lista, você tem os recursos básicos necessários para economizar tempo, melhorar sua produtividade e gerenciar melhor sua caixa de entrada .