Como usuário do Outlook, você provavelmente conhece seu robusto conjunto de recursos. Mas só porque um aplicativo tem muitos recursos, isso não significa que todos valham o seu esforço. Aqui estão vários recursos do Microsoft Outlook que você deve usar.
Índice
Agendamento de e-mail para gerenciamento eficaz do tempo
Se você usa bloqueio de tempo para gerenciar tarefas ao longo do dia, agendar e-mails pode ser benéfico. Você pode criar todos os e-mails necessários durante o seu bloco de tempo e escolher as datas e horários para enviá-los.
Para agendar um e-mail que você está redigindo, vá até a guia Opções e escolha “Atrasar entrega”.
Na seção inferior da janela Propriedades, marque a caixa Não entregar antes. Em seguida, use as caixas suspensas à direita para escolher a data e a hora.
Opcionalmente, você pode usar os recursos adicionais na caixa Propriedades. Você tem Configurações com opções de votação e rastreamento na parte superior e opções de entrega adicionais na parte inferior.
Ao finalizar, clique em “Fechar” para aplicar o agendamento.
Grupos de contato para listas de distribuição
Quando você envia e-mails regularmente para o mesmo grupo de pessoas, não há maneira mais fácil de adicionar todos esses endereços de e-mail do que criar uma lista de distribuição . O recurso Grupo de Contatos do Outlook ajuda você a fazer isso.
Para criar rapidamente um grupo de contatos, vá para a guia Página inicial, selecione o menu suspenso Novos itens e escolha Mais itens > Grupo de contatos.
Selecione “Adicionar Membros” e escolha o local para seus contatos armazenados.
Escolha um contato da lista e clique em “Membros” para adicioná-lo. Continue este processo até ter todos no grupo e clique em “OK”.
Dê um nome ao seu grupo de contatos na parte superior e selecione “Salvar e fechar”.
Quando quiser enviar um e-mail para esse novo grupo, clique no botão Para na janela de composição e selecione o grupo. Ou comece a digitar o nome do grupo no campo Para e selecione-o nas sugestões.
Regras de caixa de entrada para organização automática
Embora as regras de e-mail possam parecer intimidantes de configurar, vale a pena investir tempo para evitar complicações mais tarde. Você pode mover e-mails automaticamente para pastas , marcar mensagens com prioridade, reproduzir um som para e-mails importantes e muito mais.
Para configurar uma nova regra do zero, vá em Arquivo > Gerenciar regras e alertas e clique em “Nova regra”.
Ou, para criar uma nova regra com base em um e-mail recebido, abra a mensagem em sua própria janela. Clique no menu suspenso Regras na seção Mover da faixa de opções e escolha “Criar regra”.
Dependendo da opção escolhida acima, selecione as condições e ações e siga as instruções subsequentes para sua nova regra.
Ao terminar, você pode aplicá-la às mensagens existentes em sua caixa ou simplesmente clicar em “Concluir” para salvar a regra para mensagens futuras que chegarem.
Múltiplas assinaturas de e-mail para fechamentos adequados
Para garantir que todas as suas mensagens tenham fechamentos adequados, você pode criar várias assinaturas de e-mail no Outlook . Isso permite que você use uma assinatura específica para e-mails comerciais em vez de mensagens pessoais.
Para criar uma assinatura , selecione Assinatura > Assinaturas na guia Mensagem da janela de redação.
Na guia Assinatura de e-mail, escolha a conta de e-mail na parte superior se você tiver mais de uma. Em seguida, selecione “Novo” à direita. Dê um nome à sua assinatura e clique em “OK”.
Configure a assinatura na caixa Editar Assinatura e escolha “Salvar” quando terminar.
Opcionalmente, você pode tornar a assinatura padrão para novas mensagens, respostas e encaminhamentos usando as caixas suspensas na parte inferior.
Repita o mesmo processo para criar assinaturas adicionais e selecione “OK” quando terminar.
Quando quiser usar uma assinatura, volte ao menu suspenso Assinatura na guia Mensagem e escolha aquela que deseja usar. Se você configurar uma assinatura como padrão, ela aparecerá automaticamente em seu e-mail.
AutoArchive para limpeza de caixa de entrada e pasta
Limpar sua caixa de entrada e pastas de e-mails desatualizados e desnecessários pode levar tempo. Usando o recurso AutoArquivar do Outlook , você pode remover automaticamente mensagens antigas que não precisa mais.
Vá em Arquivo > Opções e selecione “Avançado” à esquerda. Em seguida, clique em “Configurações de AutoArquivar” à direita.
Preencha cada um dos campos na janela pop-up AutoArquivar para saber quando e como arquivar seus e-mails . Você pode escolher quando executar a ferramenta e receber um aviso antes de executá-la.
Você também pode escolher como lidar com certas mensagens durante o processo de AutoArquivar, como a idade dos itens, qual pasta de arquivo usar e até mesmo excluir permanentemente itens antigos.
Quando terminar, clique em “OK” para aplicar as configurações.
Converta mensagens em reuniões para referência
Quantas vezes você recebeu um e-mail que motivou uma reunião? Você pode converter um e-mail em uma reunião no Calendário do Outlook para economizar muito tempo. Além disso, a mensagem que inspirou a reunião é automaticamente anexada ao evento para referência.
Para transformar um e-mail em uma reunião, clique nos três pontos no canto superior direito da mensagem e selecione “Reunião”.
Você verá então uma nova janela de solicitação de evento aberta com o e-mail como descrição. Você pode então concluir a solicitação como qualquer outra; adicione participantes, defina a data e hora e escolha um local.
Envie sua solicitação de reunião quando terminar e os participantes verão o convite com o e-mail no corpo.
Filtros de e-mail para encontrar mensagens rapidamente
Mais um recurso útil do Outlook ajuda você a encontrar rapidamente os e-mails necessários. Você certamente pode usar as opções de pesquisa básica e avançada do Outlook , mas para ver rapidamente mensagens não lidas, sinalizadas, importantes ou categorizadas, use o recurso Filtrar Email.
Na guia Página inicial, selecione “Filtrar e-mail” e escolha uma opção.
Depois de aplicar o filtro, você poderá ajustá-lo, se necessário. Na seção Refinar da faixa de opções, adicione outro filtro ou na seção Escopo à direita, escolha a caixa de correio ou pasta.
Ao terminar o filtro, clique em “Fechar pesquisa” no lado direito da faixa de opções.
Embora todos os recursos que o Outlook oferece sejam úteis de alguma forma, alguns são mais necessários do que outros. Com esta lista, você tem os recursos básicos necessários para economizar tempo, melhorar sua produtividade e gerenciar melhor sua caixa de entrada .
