Com as regras do Microsoft Outlook , você pode manter seus e-mails organizados e sua caixa de entrada em ótima forma. As regras podem mover e-mails para pastas, reproduzir sons, responder automaticamente e muito mais. Reduzimos a lista a algumas das melhores e mais práticas regras do Outlook.
Índice
Como configurar regras do Outlook
O processo e as opções diferem ligeiramente entre o Outlook no Windows e o Mac. Caso você não esteja familiarizado com o processo, veja como navegar até a nova configuração de regras em cada versão.
Outlook no Windows
No Outlook no Windows, abra o Assistente de Regras de uma destas maneiras:
- Vá para Arquivo> Informações e escolha “Gerenciar regras e alertas”. Em seguida, escolha “Nova Regra”.
- Vá para a guia Página inicial em sua caixa de entrada. Selecione o menu suspenso Regras na seção Mover da faixa de opções e escolha “Gerenciar regras e alertas”. Em seguida, escolha “Nova Regra”.
Outlook no Mac
No Outlook no Mac, abra o gerenciador de regras de uma destas maneiras:
- Vá para Outlook> Preferências na barra de menu e selecione “Regras”. Escolha a conta à esquerda se você tiver mais de uma. Em seguida, clique no sinal de mais na parte inferior da lista de regras.
- Vá para a guia Página inicial em sua caixa de entrada. Selecione o menu suspenso Regras na seção Mover da faixa de opções e escolha “Editar regras”. Escolha a conta à esquerda e clique no sinal de mais na parte inferior da lista de regras.
Depois de abrir a tela da nova regra em sua versão do Outlook, é hora de criar uma regra para agir automaticamente em seus e-mails.
1. Mova mensagens confidenciais
Você pode receber um e-mail marcado como confidencial, privado ou pessoal. Você pode não querer que esses tipos de mensagens fiquem em sua caixa de entrada, apenas para o caso de chamarem a atenção de alguém. Por que não movê-los para uma pasta específica assim que chegarem?
Para configurar uma regra de mensagens confidenciais no Windows, selecione “Aplicar regra nas mensagens que recebo” na área de regras em branco e clique em “Avançar”. Marque a caixa Marcado como Sensibilidade. Na caixa Etapa 2 na parte inferior, clique em “Sensibilidade” e escolha o tipo na lista suspensa. Em seguida, clique em “OK” e escolha “Avançar”.
Marque a caixa “Mover para a pasta especificada”. Na caixa Etapa 2, clique em “Especificado”, escolha a pasta e clique em “OK”. Selecione “Próximo”.
Opcionalmente, selecione quaisquer exceções. Em seguida, dê um nome à sua regra e marque a caixa Ativar esta regra. Você pode marcar uma das outras caixas se desejar e clicar em “Concluir” para aplicar a regra.
Para criar uma regra de mensagens confidenciais no Mac, selecione “Sensibilidade” na primeira lista suspensa para quando uma mensagem chegar. No menu suspenso à direita, escolha o tipo.
Escolha “Mover para pasta” na primeira caixa suspensa abaixo de “Faça o seguinte” e escolha a pasta à direita.
Você pode usar o nome padrão ou alterá-lo, se desejar. Em seguida, marque a caixa Ativado, opcionalmente marque a caixa para não aplicar outras regras e clique em “OK” para aplicar a regra.
2. Lidar com respostas automáticas
Outro tipo de e-mail que ocupa espaço na sua caixa de entrada é a resposta automática. Você poderá receber um se alguém estiver fora do escritório ou se entrar em contato com uma empresa. Embora essas respostas possam ser úteis, normalmente não são acionáveis. Você pode movê-los para uma pasta para visualizá-los mais tarde, marcá-los como de baixa prioridade ou simplesmente marcá-los como lidos.
No Windows, comece a configurar uma regra de resposta automática selecionando “Aplicar regra nas mensagens que recebo” na área de regras em branco e clicando em “Avançar”. Marque a caixa Qual é uma resposta automática. Em seguida, escolha “Avançar”.
Marque a caixa da ação que deseja realizar e escolha a opção na caixa Etapa 2, se aplicável. Por exemplo, para marcá-lo como baixa prioridade, marque a caixa Marcar como importância, clique em “Importância” e escolha “Baixa”. Em seguida, clique em “OK” e “Avançar”.
Adicione quaisquer exceções na área a seguir, clique em “Avançar” e conclua a regra.
Se você estiver usando um Mac e quiser uma regra de resposta automática, selecione “Tipo” na primeira lista suspensa para quando uma mensagem chegar. No menu suspenso à direita, escolha “Resposta automática”.
Em Faça o seguinte, selecione a ação como marcar a prioridade ou como lida. Certifique-se de que a caixa Ativado esteja marcada e clique em “OK” para aplicar a regra.
3. Toque um som exclusivo para e-mails importantes
Todos sabemos que alguns e-mails são mais importantes que outros. Se quiser ter certeza de quando uma mensagem daquele VIP chegará , você pode reproduzir um som específico.
No Windows, você pode obter uma regra de alerta exclusiva selecionando “Tocar um som quando receber mensagens de alguém” na área Mantenha-se atualizado.
Na caixa Etapa 2, clique em “Pessoas ou Grupo Público”. Selecione o contato e clique em “De” na parte inferior para adicioná-lo. Faça o mesmo para quaisquer contatos adicionais para os quais deseja o mesmo som e escolha “OK” quando terminar.
Clique em “Som” na caixa da Etapa 2, localize o som no seu computador e escolha “Abrir”.
Se quiser adicionar exceções, selecione “Avançar” para adicioná-las e concluir o processo. Caso contrário, basta clicar em “Concluir”.
No Mac, esse recurso atualmente funciona apenas para contas na lista Regras de cliente à esquerda, e não em Regras de servidor . Faça sua seleção e clique no sinal de mais à direita.
Selecione “De” na primeira lista suspensa, escolha uma opção no próximo menu suspenso e finalize adicionando o contato à direita.
Em Faça o seguinte, escolha “Reproduzir som” e escolha o som na caixa suspensa subsequente.
Marque a caixa Ativado, opcionalmente marque a caixa para não aplicar outras regras e clique em “OK”.
4. Exibir uma mensagem de alerta personalizada
Se você gosta da ideia de ver uma mensagem exclusiva para determinados e-mails em vez de ouvir um som específico, você pode configurar uma regra para isso. Depois, basta escolher o texto que deseja exibir na janela de alerta.
Para criar uma mensagem de alerta personalizada no Outlook no Windows, selecione “Exibir mensagens de alguém na janela de alerta de novo item” na área Mantenha-se atualizado.
Clique em “Pessoas ou Grupo Público” na caixa da Etapa 2. Selecione o contato e clique em “De” na parte inferior para adicioná-lo. Adicione quaisquer outros contatos para os quais deseja o mesmo alerta e escolha “OK” quando terminar.
Clique em “Uma mensagem específica” na caixa da Etapa 2, adicione o texto na caixa que aparece e escolha “OK”.
Se quiser adicionar exceções, selecione “Avançar” para adicioná-las e concluir o processo. Caso contrário, basta clicar em “Concluir”.
No Outlook para Mac, assim como o recurso de reprodução de som, as mensagens de alerta personalizadas funcionam atualmente para contas na lista Regras do Cliente. Faça sua seleção e clique no sinal de mais à direita.
Selecione “De” na primeira lista suspensa, escolha uma opção no próximo menu suspenso e finalize adicionando o contato à direita.
Em Faça o seguinte, escolha “Exibir caixa de diálogo” e clique em Exibir mensagem. Digite a mensagem e clique em “OK”.
Marque a caixa Ativado, opcionalmente marque a caixa para não aplicar outras regras e clique em “OK”.
5. Resposta automática com um modelo
Por outro lado, ao receber respostas automáticas, talvez você queira enviar as suas próprias. Você pode configurar um modelo no Outlook e responder automaticamente a mensagens específicas recebidas com ele.
No momento em que este artigo foi escrito, esta regra estava disponível apenas no Outlook no Windows.
Para configurar um modelo de resposta, selecione “Aplicar regra nas mensagens que recebo” na área de regras em branco e clique em “Avançar”.
Marque a caixa da condição que deseja usar. Você pode escolher mais de um. Podem ser palavras específicas no assunto ou por meio de uma determinada conta de e-mail. Depois de marcar a condição, use o link na caixa Etapa 2 para escolher a variável, se aplicável. Clique em “Avançar”.
Marque a opção Responder usando um modelo específico. Em seguida, clique em “Um modelo específico” na caixa da Etapa 2.
Use o menu suspenso na parte superior para escolher o local do modelo. Selecione o modelo e escolha “Abrir”.
Clique em “Avançar”, adicione as exceções desejadas e clique em “Avançar” novamente. Conclua o restante da regra e selecione “Concluir”.
Com essas regras do Outlook, você gerenciará sua caixa de entrada como um profissional. Para saber mais, veja como usar regras para CCOs automáticos no Outlook .
