Se você está começando a usar o Planilhas Google, seus amplos recursos e complementos podem ser um pouco opressivos. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a começar a usar essa alternativa poderosa e gratuita ao Microsoft Excel.
Índice
O que são planilhas do Google?
Se você já ouviu falar do Planilhas Google antes, fique à vontade para pular. Se você nunca ouviu falar dele, aqui está um curso intensivo sobre o que você precisa saber. Revisaremos o básico e atualizaremos você com o que é o Planilhas Google e como você pode começar imediatamente.
O Planilhas Google é um programa gratuito de planilhas baseado na web oferecido pelo Google como parte de seu pacote completo de escritório – Google Drive – para competir com o Microsoft Office. Os outros serviços principais incluídos no pacote baseado em nuvem são Docs (Word) e Slides (Powerpoint).
O Planilhas Google está disponível em todos os dispositivos e plataformas; tudo que você precisa é de uma conexão com a Internet e um navegador da web (ou, no caso de um celular, os aplicativos aplicáveis). O Google faz o resto e lida com a maior parte do trabalho pesado enquanto executa o software na nuvem.
O Planilhas oferece suporte a vários tipos de arquivo, incluindo XLS, XLSX , XLSM, TXT, ODS e CSV , facilitando a visualização e a conversão de arquivos do Microsoft Office diretamente do Google Drive.
E como o Planilhas é um programa de planilha on-line, você pode compartilhar e colaborar com várias pessoas no mesmo documento, rastreando revisões, alterações e sugestões em tempo real.
Você já ouviu o suficiente? Vamos começar.
Como se inscrever para uma conta
A primeira coisa que você precisa fazer antes de usar o Planilhas Google é se inscrever em uma conta do Google (uma conta @gmail). Se você já possui uma conta, sinta-se à vontade para passar para a próxima seção. Do contrário, examinaremos a maneira simples de criar uma conta do Google e configurar o Planilhas.
Acesse accounts.google.com , clique em “Criar conta” e depois em “Para mim”.
Na próxima página, você precisará fornecer algumas informações para criar uma conta, como nome e sobrenome, nome de usuário e senha.
Além disso, você deve verificar seu número de telefone para ter certeza de que é um ser humano real e não um bot.
Depois de verificar seu número de telefone, as páginas subsequentes exigem que você forneça um endereço de e-mail de recuperação, data de nascimento e sexo, além de concordar com a declaração de privacidade e os termos de serviço. Termine isso e você será o orgulhoso novo proprietário de uma conta do Google.
Como criar uma planilha em branco
Agora que você tem uma conta do Google, é hora de criar sua primeira planilha. Vá para o Planilhas Google e coloque o cursor no ícone “+” multicolorido no canto inferior direito.
O + se transforma em um ícone de lápis verde; Clique nisso.
Você também pode digitar sheets.new na barra de endereço e pressionar Enter para criar e abrir automaticamente uma nova planilha em branco na guia atual.
Como importar uma planilha do Microsoft Excel
Mesmo se você for totalmente novo no Planilhas Google, talvez já tenha um estoque de arquivos do Microsoft Excel que gostaria de usar. Se for esse o caso, tudo o que você precisa fazer é enviar todos os seus documentos do Excel para , e o Google fará o resto. Embora possa não oferecer suporte a alguns dos recursos e efeitos mais avançados de algumas planilhas do Excel, ele funciona muito bem e está sempre adicionando mais recursos.
Ao importar um documento do Excel, você pode usar o Planilhas Google ou o Drive para fazer upload de seus arquivos. Ambos os métodos permitem arrastar e soltar um arquivo de seu computador diretamente para o navegador da web para carregamentos fáceis. Seu Drive hospeda todos os seus arquivos carregados, mas por conveniência, quando você acessa a página inicial do Planilhas, ele mostra apenas arquivos do tipo planilha.
Na página inicial do Planilhas Google , clique no ícone de pasta no canto superior direito, clique na guia “Upload” e arraste um arquivo Excel do seu computador.
Depois que o arquivo do Excel é carregado, o Planilhas automaticamente o converte e abre, pronto para você começar a editar, compartilhar e colaborar.
Para abrir um arquivo Excel que você deseja editar que já tenha enviado, clique no arquivo com o ‘X’ verde ao lado do nome do arquivo na página inicial do Planilhas Google .
Clique em visualizar o arquivo Excel ou edite-o no Planilhas na caixa de diálogo que aparece.
Quando terminar de ler o documento, você pode baixá-lo no formato XLSX ou ODS, PDF, HTML, CSV ou TSV. Clique em Arquivo> Baixar como e, em seguida, clique no formato desejado e o download será feito diretamente para onde os arquivos são salvos em seu navegador.
Como colaborar em documentos com outras pessoas
Um dos melhores recursos do Planilhas Google é a capacidade de gerar um link compartilhável que permite que qualquer pessoa com ele visualize, comente ou edite seu documento. Em vez de enviar um arquivo para frente e para trás entre os colaboradores, você pode fazer edições e sugestões de uma só vez, como se estivessem todos reunidos no mesmo computador em tempo real. A única diferença é que cada pessoa tem seu próprio cursor de entrada de texto para usar em seu computador pessoal.
No documento que deseja compartilhar, clique no botão verde “Compartilhar” para escolher como e com quem deseja enviar um link para o seu arquivo. Você pode inserir endereços de e-mail manualmente ou clicar em “Obter link compartilhável” no canto superior para distribuir o convite você mesmo.
No menu suspenso, você pode editar quanto poder o (s) usuário (s) compartilhado (s) têm sobre o arquivo ao selecionar uma destas opções:
- Desligado: o compartilhamento está desativado. Se você já compartilhou um link com outras pessoas, ele não funcionará mais e revoga todas as permissões que eles tinham.
- Qualquer pessoa com o link pode editar: concede aos usuários compartilhados acesso total de leitura / gravação. Eles ainda não podem excluí-lo do seu Drive – isso é apenas para o conteúdo do arquivo.
- Qualquer pessoa com o link pode comentar: Permite que usuários compartilhados deixem comentários, se desejarem – isso é ótimo para projetos de equipe.
- Qualquer pessoa com o link pode visualizar : Os usuários compartilhados podem visualizar o arquivo, mas não podem editá-lo de nenhuma forma. Esta é a ação padrão quando você compartilha um arquivo e a melhor opção se você estiver tentando compartilhar um arquivo para download.
Você pode fazer muito mais com esses links compartilháveis, que também funcionam com outros arquivos do Drive e em dispositivos móveis. Para uma análise mais aprofundada de como esses links funcionam e como gerá-los, confira nossa postagem .
Proteja as células em planilhas compartilhadas da edição
A capacidade de compartilhar e colaborar em documentos com o Planilhas Google é um dos melhores recursos, sem dúvida. No entanto, às vezes você deseja manter a integridade de certas células e impedir que alguém tente alterá-las. Portanto, se você compartilhou uma planilha com um grupo de pessoas, mas deseja impedi-los de editar células específicas no arquivo, convém revogar o acesso a elas.
Destaque todas as células que deseja proteger e clique em Dados> Proteger planilhas e intervalos na barra de ferramentas.
O painel Folhas e intervalos protegidos é exibido à direita. Aqui, você pode inserir uma breve descrição e clicar em “Definir Permissões” para personalizar as permissões de proteção da célula.
Por padrão, qualquer pessoa que já tenha permissão para editar o documento pode editar todas as células da página. Clique no menu suspenso em “Restringir quem pode editar este intervalo” e clique em “Personalizado” para definir quem tem permissão para editar as células selecionadas.
Na lista de pessoas que podem editar, todas as pessoas com quem você compartilhou as permissões de edição já estão selecionadas por padrão. Desmarque quem você não deseja que edite as células selecionadas e clique em “Concluído”.
Sempre que alguém tentar alterar ou editar as células que você acabou de proteger, verá um prompt informando que as células / planilha
Quer apenas exibir um aviso antes que alguém edite células ou talvez proteger uma planilha inteira? Confira nossa postagem para mais detalhes .
Como ver todas as mudanças recentes em um documento
Quando você compartilha documentos com outras pessoas, é difícil controlar todas as pequenas alterações que acontecem se você não estiver presente. Para isso, há um histórico de revisão . O Planilhas Google rastreia todas as alterações que ocorrem em um documento e as agrupa em períodos, reduzindo a desordem. Você pode até mesmo reverter um arquivo para qualquer uma das versões anteriores listadas no histórico com um clique do mouse.
Você pode ver uma lista de todas as alterações recentes clicando em Arquivo> Histórico da versão> Ver histórico da versão.
As alterações feitas por cada membro da equipe têm cores diferentes, tornando mais fácil rastrear quem fez o quê enquanto você não estava olhando.
Como usar o Planilhas Google off-line
O que acontece se você precisar acessar o Planilhas Google, mas não tiver uma conexão com a Internet? Embora o Planilhas seja um produto baseado na web, isso não significa que você não pode usá-lo offline . Você precisa baixar uma extensão para o Chrome e certificar-se de habilitar o arquivo para uso offline com antecedência. Todas as alterações feitas no arquivo são atualizadas na próxima vez que você se conectar à Internet.
Depois de fazer download da extensão oficial para o Chrome , vá para a página inicial do Planilhas Google e, no canto superior esquerdo, clique no menu Hambúrguer> Configurações. Uma vez aqui, alterne “Off-line” para a posição Ligado e clique em “OK”.
Para economizar espaço de armazenamento em sua máquina local, o Google apenas baixa e disponibiliza off-line os arquivos acessados mais recentemente. Para habilitar manualmente um arquivo, clique no ícone de três pontos e alterne “Disponível off-line” para Ativado.
Traduzir palavras diretamente no Planilhas Google
Precisa traduzir palavras ou frases de um idioma para outro sem sair da página? Bem, há uma fórmula especial que você pode usar para traduzir palavras isoladas – ou até mesmo um lote delas – diretamente nas células do Planilhas Google. A fórmula é semelhante a esta:
= GOOGLETRANSLATE (“texto”, “idioma de origem”, “idioma de destino”)
Quando quiser traduzir um texto em seu documento, você pode digitar as palavras a serem traduzidas diretamente na fórmula ou digitar na célula que contém a palavra / frase a traduzir. Aqui, referimos o texto na célula A2, especificamos o idioma de entrada como inglês (en) e a saída como chinês (zh) e, em seguida, pressionamos Enter e observamos como funciona.
Se você tiver uma lista de palavras em uma única coluna, tudo o que você precisa fazer é selecionar a célula que contém a fórmula e, em seguida, arrastar o quadrado azul para a linha desejada.
Se você já usou o Google Translate antes, sabe que ele não é preciso 100% das vezes, mas funciona bem como uma solução confiável para palavras e frases comuns.
Automatize tarefas tediosas com macros
O Planilhas Google permite que você automatize tarefas repetitivas com uma sequência específica de instruções para aumentar a produtividade em suas planilhas. Quando você clica em “Gravar”, o Planilhas cria um script com todo o código para replicar etapas tediosas e monótonas.
Quando você grava uma macro no Planilhas Google, ele cria automaticamente um Apps Script com todo o código para replicar suas ações para você. Isso significa que você pode criar macros complexas sem saber como escrever código. Na próxima vez que você executá-lo, o Planilhas fará tudo o que você fez ao gravar a macro. Basicamente, você está ensinando o Planilhas Google a manipular um documento de acordo com sua preferência com um único comando.
Aqui estão alguns exemplos de sua funcionalidade poderosa:
- Aplique formatação e estilos.
- Crie planilhas completamente novas.
- Use qualquer função, barra de ferramentas, menu ou recurso do Planilhas Google.
O céu é o limite.
Para começar, abra uma Planilha Google e clique em Ferramentas> Macros> Gravar macro.
Isso abre o menu de gravação na parte inferior da janela, com duas opções para capturar suas ações:
- Referências absolutas: A macro executará tarefas apenas nas células exatas que você registrar. Se você colocar a célula B1 em itálico, a macro sempre apenas colocará em itálico B1, independentemente da célula em que você clicou.
- Referências relativas: a macro executará tarefas nas células selecionadas, independentemente de onde elas estejam na planilha. Se você colocar B1 e C1 em itálico, poderá reutilizar a mesma macro para colocar em itálico as células D1 e E1 posteriormente.
Selecione se deseja uma referência absoluta ou relativa e, em seguida, você pode começar a clicar, formatar e ensinar as planilhas em que ordem deseja que essas ações sejam replicadas.
Agora, você pode começar a mover células, aplicar formatos, criar funções, etc.
Depois de capturar todas as ações para esta macro, clique em “Salvar”.
Insira um nome para sua macro. O Google também permite que você crie atalhos para até dez macros. Se você deseja vincular uma macro a um atalho de teclado, insira um número de 0 a 9 no espaço fornecido. Quando terminar, clique em “Salvar”.
Se você precisar ajustar o nome ou o atalho de sua macro, pode editar uma macro clicando em Ferramentas> Macros> Gerenciar Macros.
Na janela que se abre, ajuste conforme desejado e clique em “Atualizar”.
Na próxima vez que você pressionar o atalho associado à macro, ele será executado sem a necessidade de abrir o menu da macro na barra de ferramentas.
Se sua macro for uma referência absoluta, você pode executar a macro pressionando o atalho do teclado ou ir para Ferramentas> Macros> Sua macro e clicar na opção apropriada.
Caso contrário, se a sua macro for uma referência relativa, destaque as células da planilha nas quais deseja que a macro seja executada e pressione o atalho correspondente ou clique nele em Ferramentas> Macros> Sua macro.
Embora isso deva ser um ponto de partida, daremos um mergulho mais profundo no uso de macros do Planilhas Google, se desejar mais informações.
Remover Duplicados
Precisa remover um monte de entradas duplicadas em sua planilha? Isso não é problema algum com o recurso integrado do Planilhas Google que faz exatamente isso. Remova facilmente valores duplicados de sua planilha sem ter que escrever um script ou fazer você mesmo manualmente.
Realce a tabela / células que contêm duplicatas que deseja remover e clique em Dados> Remover duplicatas. Se os dados tiverem uma linha de cabeçalho, certifique-se de marcar a caixa “Os dados têm uma linha de cabeçalho” e clique em “Remover duplicados”.
Os melhores complementos do Planilhas Google
Agora que você aprendeu todos os fundamentos do Planilhas Google, pode se tornar um usuário realmente avançado com a adição de complementos. Os complementos são muito parecidos com extensões para navegadores da web, mas são específicos para o Planilhas Google e permitem que você obtenha recursos adicionais de desenvolvedores de terceiros. Você pode instalar ferramentas para localizar fatos e calcular fórmulas automaticamente, ‘Distribuir’ documentos para alunos, gerar relatórios de negócios e até mesmo enviar e-mails diretamente de um documento.
Se você está procurando alguns dos melhores complementos para começar, temos tudo o que você precisa .
