O que é o Inbox Zero e como você pode alcançá-lo?

Inbox Zero é um produto básico em consultoria de produtividade digital. “Achieving Inbox Zero” é o equivalente a “alcançar a iluminação” para o trabalhador do conhecimento. Mas a Inbox Zero não significa ter uma caixa de entrada vazia – trata-se apenas de reduzir o estresse do e-mail.

Por que o Inbox Zero é importante

Vamos lidar com a segunda parte da pergunta primeiro: Por que você deveria se importar com o que é Caixa de entrada zero?

Se você tem interesse em controlar sua caixa de entrada ou, de maneira mais geral, em ser eficiente e produtivo, o Inbox Zero é algo que você precisa saber. Inbox Zero é uma grande novidade que existe desde 2006. Já foi tema de muitas apresentações e até de livros.

Searching for Inbox Zero traz de volta 108 milhões de resultados de pesquisa no Google, e continuará a ser um dos marcos culturais para a produtividade por um longo tempo, mesmo enquanto entra e sai de moda. Se você tem algum interesse em produtividade, vale a pena conhecê-lo. E hey, isso pode te ajudar!

O que é Inbox Zero?

Inbox Zero é uma filosofia de produtividade sobre como lidar com um fluxo constante de e-mail para toda a vida. Foi expresso pela primeira vez por Merlin Mann em seu site 43Folders, que está atualmente (e espero que temporariamente) indisponível, mas é espelhado pelo Internet Archive. O Inbox Zero era tão popular que um site separado – InboxZero.com – foi criado para armazenar os artigos do Inbox Zero de Mann. Esse site também não está disponível no momento, mas também está espelhado no archive.org.

Existem dez artigos na série Inbox Zero , a maioria dos quais trata de técnicas para lidar com e-mail com eficiência. Eles são interessantes e úteis, e encorajamos você a lê-los, se ainda não os leu.

Mas o coração do Inbox Zero não são essas dicas práticas. Não se trata nem de não ter nenhum e-mail na caixa de entrada, apesar do nome.

Inbox Zero não significa ter uma caixa de entrada vazia

Se você assumiu que “Caixa de entrada zero” significava não ter nenhum e-mail na caixa de entrada, não se preocupe porque você não está sozinho. Pesquisamos na web por “O que é Inbox Zero?” e descobri muitos sites que dizem que Inbox Zero tem tudo a ver com ter uma caixa de entrada vazia.

Eles estão todos incorretos.

O ponto principal do Inbox Zero é que o e-mail é um fluxo sem fim. Uma caixa de entrada vazia é apenas temporária, portanto, tornar uma caixa de entrada vazia o seu alvo é uma missão tola. Você está à mercê de outras pessoas que lhe enviam e-mails. A única maneira certa de ter uma caixa de entrada vazia é bloquear todos os e-mails, o que é funcionalmente o mesmo que não ter nenhuma caixa de entrada.

Ou, para manter sua caixa de entrada zerada, você pode ter que assistir como um falcão e lidar com cada e-mail no instante em que ele chega.

Isso não é realista.

Em vez disso, a filosofia Inbox Zero pressupõe que sua caixa de entrada é uma fonte de estresse. O Inbox Zero busca torná-lo menos estressante e ocupar o menos possível de seu foco. É por isso que todas as dicas práticas são para facilitar o tratamento do seu e-mail e automatizar as coisas.

Aqui está o que o site Inbox Zero de Merlin Mann – infelizmente agora offline, mas ainda disponível em formato arquivado – disse sobre o Inbox Zero:

É sobre como recuperar seu e-mail, sua atenção e sua vida. Esse “zero?” Não se trata de quantas mensagens estão em sua caixa de entrada – é quanto do seu cérebro está nessa caixa de entrada. Especialmente quando você não quer que seja. É isso aí.

Mais uma vez, a Caixa de entrada zero não se trata de quantas mensagens estão em sua caixa de entrada. Essa citação é do próprio Merlin Mann , e você não pode ser mais confiável do que isso.

Como obter zero na caixa de entrada

Em última análise, como todas as boas filosofias, Inbox Zero é uma atitude e um estado de espírito, em vez de um conjunto de ações específicas. Não existe um conjunto específico de etapas para alcançar a Caixa de Entrada Zero mais do que para atingir a iluminação.

Isso não quer dizer que seguir as dicas práticas que Mann lhe dá para lidar com seus e-mails não resultará em uma caixa de entrada literalmente vazia – longe disso! Para a maioria das pessoas, a caixa de entrada menos estressante é uma caixa de entrada vazia e mais poderosa para você, se já a gerencia. Mas amanhã terá correspondência novamente.

Mann sugere ações práticas como definir filtros, usar respostas predeterminadas e mover e-mails para pastas diferentes como parte de uma metodologia para reduzir o estresse que o e-mail pode causar. Uma caixa de entrada vazia é apenas um efeito colateral potencial dessa metodologia, não o objetivo final.

O objetivo final é que sua caixa de entrada não seja uma fonte de estresse.

Portanto, se você já ouviu pessoas dizendo que o Inbox Zero é irreal ou inatingível, pode ter certeza de que eles não entenderam. Não se trata de não ter e-mails. É sobre não se estressar com emails.

É por isso que recomendamos o uso de OHIO (Handle It Once) para fazer a triagem de seus emails . Em vez de se concentrar em uma meta nebulosa de “Caixa de entrada zero” – algo que muitas vezes é mal interpretado – apenas lidar com os e-mails uma vez irá economizar tempo e estresse. Concentrar-se no OHIO o levará mais perto da filosofia real do Inbox Zero.