Economize tempo com pastas de pesquisa personalizadas no Microsoft Outlook

Pesquisar no Outlook é muito fácil, mas por que se preocupar em digitar as mesmas pesquisas repetidamente se você as executa regularmente? As pastas de pesquisa personalizadas permitem que você salve essas pesquisas personalizadas para que possa voltar a elas com apenas um ou dois cliques.

E embora seja tentador apenas pensar nas Pastas de Pesquisa Personalizada como uma pesquisa salva, elas são realmente mais legais do que isso. Como são atualizados automaticamente, eles funcionam mais como pastas virtuais – semelhantes ao recurso Marcadores do Gmail, mas mais poderosos. Quer uma pasta que mostra apenas as mensagens não lidas, de uma determinada pessoa, e tem um ou mais anexos? Sem problemas.

Vamos dar uma olhada em como configurá-los.

Crie uma pasta de pesquisa predefinida no Outlook

O Outlook já possui várias pastas de pesquisa predefinidas que você pode usar. Não é possível personalizar ainda mais nenhum deles, mas vale a pena dar uma olhada primeiro, caso atendam às suas necessidades.

Para começar, você encontrará suas pastas de pesquisa na parte inferior da lista de pastas em seu arquivo de dados do Outlook, no lado esquerdo da janela. Cada arquivo de dados tem sua própria pasta de pesquisa, portanto, se você usar o Outlook para verificar mais de uma conta, poderá configurar pastas de pesquisa diferentes para cada uma.

No entanto, você não poderá nem mesmo selecionar a pasta “Pastas de pesquisa” até que tenha criado sua primeira pasta de pesquisa. Para criar uma pasta de pesquisa, mude para a guia “Pasta” na Faixa de Opções e clique no botão “Nova Pasta de Pesquisa”.

Isso abre a janela Nova pasta de pesquisa. Você verá várias pastas de pesquisa predefinidas organizadas em categorias como Leitura de mensagens, Mensagens de pessoas e listas e Organização de mensagens. A maioria das pastas são autoexplicativas, então não as cobriremos em detalhes – você pode apenas navegar por elas.

Aqui, estamos criando uma nova pasta de pesquisa que mostra mensagens não lidas. É uma pasta de pesquisa muito útil porque mostra todos os seus e-mails não lidos, independentemente da pasta em que estão armazenados. Basta clicar na pasta de pesquisa que deseja criar e, em seguida, clicar no botão “OK”.

Muito simples, certo? Agora, vamos dar uma olhada em como criar suas próprias pastas de pesquisa personalizadas, que são muito mais poderosas.

Crie uma pasta de pesquisa personalizada no Outlook

As pastas de pesquisa personalizadas permitem critérios adicionais que as pastas de pesquisa predefinidas não incluem – você pode pesquisar praticamente qualquer campo que uma mensagem do Outlook contenha. Mais importante ainda, você pode criar uma pasta de pesquisa personalizada que usa vários critérios para selecionar mensagens. Por exemplo, você pode ter apenas uma mensagem de exibição de certas pessoas e que contém palavras específicas na linha de assunto.

Para criar uma pasta de pesquisa, mude para a guia “Pasta” na Faixa de Opções e clique no botão “Nova Pasta de Pesquisa”.

 

Na janela Nova pasta de pesquisa, role para baixo até o final da lista, selecione a opção “Criar uma pasta de pesquisa personalizada” e clique no botão “Escolher” que aparece.

Na janela Pasta de pesquisa personalizada, digite um nome para sua pasta.

Em seguida, você configurará os critérios para a pesquisa, então clique no botão “Critérios”.

A janela Critérios de pasta de pesquisa permite que você realmente personalize sua pesquisa e pode selecionar quantos critérios disponíveis desejar.

A guia “Mensagens” contém critérios básicos que permitem pesquisar palavras específicas no assunto ou corpo da mensagem, remetentes e destinatários. Você também pode limitar a pesquisa a mensagens em que você seja a única pessoa na linha “Para” ou na linha “Para” ou “Cc” com outras pessoas.

E você pode até especificar um intervalo de tempo para as mensagens com base em quando elas foram recebidas, enviadas, modificadas e assim por diante. Assim, por exemplo, você pode mostrar apenas as mensagens que foram recebidas nos últimos sete dias.

A guia “Mais opções” fornece ainda mais critérios para restringir sua pesquisa. Você pode pesquisar por mensagens em categorias específicas, aquelas que não foram lidas ou possuem anexos, pela importância da mensagem, aquelas que estão sinalizadas ou não, e até mesmo pelo tamanho real da mensagem. Esse último pode ser útil para localizar e excluir anexos grandes, a propósito.

A guia “Avançado” permite adicionar critérios com base em todos os campos que um objeto do Outlook pode armazenar. Há muitos deles, então não os cobriremos aqui. Mas se você precisar pesquisar por algo que não encontrou nas outras guias, é provável que você encontre clicando no botão “Campo” e navegando nos menus.

Quando terminar de definir todos os critérios desejados nessas três guias, vá em frente e clique no botão “OK” para retornar à janela Pasta de pesquisa personalizada. Há mais uma coisa que você pode querer configurar aqui antes de terminar.

Por padrão, a pesquisa personalizada que você criar obterá todas as pastas do arquivo de dados do Outlook. Se você quiser limitar isso a apenas algumas pastas, clique no botão “Procurar”.

Na janela Selecionar Pastas, selecione as pastas que deseja incluir na pesquisa e clique no botão “OK”.

E, de volta à janela principal Personalizar, vá em frente e clique em “OK” novamente.

O Outlook cria a pasta de pesquisa personalizada e a adiciona à exibição da pasta.

Depois que você pega o jeito de usá-lo, o recurso Pasta de pesquisa personalizada é muito poderoso. Aqui estão apenas alguns exemplos de coisas para as quais você pode usar as pastas de pesquisa:

• Mensagens de e para seu chefe
• Mensagens com sinalizadores de acompanhamento não resolvidos por categoria (por exemplo, você pode pesquisar apenas os itens não resolvidos na categoria pessoal)
• Mensagens com grande importância
• Mensagens de e para um cliente (você pode até usar o domínio completo na caixa de pesquisa e escolher pesquisar todos os campos)
• Mensagens com anexos e que ultrapassam um determinado tamanho (ótimo para se livrar de anexos grandes e reduzir o tamanho do seu arquivo de dados)

E isso apenas arranha a superfície. Então, que tipos de pastas de pesquisa você cria? Deixe-nos saber nos comentários!