Como usar o calendário e a programação de eventos no Outlook 365 para Mac

Após a atualização do outono de 2020 , o Microsoft Outlook 365 para Mac tem duas visualizações adicionais para seu calendário, uma maneira mais fácil de RSVP, melhores opções para agendar eventos e um novo status útil para convites. Além disso, está tudo empacotado em um aplicativo mais atraente.

Veja sua programação com o meu dia

Um recurso conveniente do Microsoft Outlook, chamado My Day, oferece uma visão rápida de sua programação diária. Você pode ver uma agenda ou visualização do dia e adicionar um evento com um clique.

Para ver Meu dia na guia Correio, clique no botão Mostrar painel de tarefas à direita ou selecione Exibir> Painel de tarefas na barra de menus. Para vê-lo nas outras guias do Outlook, clique no botão Mostrar painel de tarefas ou selecione Exibir> Meu dia na barra de menus.

Para alternar entre as visualizações em Meu dia, clique no ícone de três pontos no canto superior direito. Isso permite que você passe da visualização “Agenda” para “Dia” e vice-versa.

Você também pode selecionar “Configurações” neste menu para personalizar os calendários que deseja exibir.

Para adicionar um evento quando você estiver em Meu dia, clique no sinal de mais (+) ao lado do ícone de três pontos.

Use a visualização do calendário de três dias

Se você quiser ver mais de um dia no calendário do Microsoft Outlook, mas uma semana (ou até mesmo a semana de trabalho) é muito, tente uma exibição de três dias.

Clique na guia “Calendário” para abrir o calendário do Outlook. A partir daí, selecione a seta suspensa no canto superior direito ou clique em Exibir> Três dias na barra de menu.

RSVP na mesma janela

É eficiente quando você pode responder a um e-mail na mesma janela em vez de abrir uma nova automaticamente. É por isso que a Microsoft adicionou respostas a eventos para sua agenda, além de e-mails.

Ao receber um novo convite de evento, você pode responder da mesma forma que antes, mas agora, você também pode adicionar uma mensagem no Painel de Leitura.

Como sempre, você pode clicar em “Aceitar”, “Provisório”, “Recusar” ou “Propor um novo horário”. Logo acima dessas opções, você verá a caixa onde pode digitar uma mensagem opcional para enviar ao organizador do evento. Apenas certifique-se de que, se quiser adicionar uma mensagem, faça isso antes de clicar em uma resposta.

Agende eventos com opções avançadas

Agendar eventos pode ser difícil quando você está trabalhando com os calendários de todos. No entanto, com as opções avançadas do Microsoft Outlook, você pode selecionar um horário, verificar a disponibilidade e mudar para um dia diferente facilmente.

Para criar um novo evento, clique em Arquivo> Novo> Evento na barra de menus de qualquer guia do Outlook. Ou você pode clicar na guia “Calendário” e, em seguida, clicar em “Novo Evento” no canto superior esquerdo. Você pode então adicionar todos os detalhes do seu evento à esquerda.

Para uma maneira mais fácil de ajustar a hora, use a grade do calendário à direita. Arraste o bloco de tempo para onde quiser e, a seguir, expanda ou contraia para ajustar o intervalo de tempo.

Se você quiser manter esse período, mas marcar uma data diferente, use as setas na parte superior ao lado da data. Quando você chegar no dia que deseja no mesmo horário, basta preencher e enviar seu convite.

Se você tiver muitos convidados, também pode clicar em “Assistente de Agendamento” na parte superior da janela do evento para adicionar convidados obrigatórios e opcionais e um local.

Isso permite que você verifique a disponibilidade de vários participantes ao mesmo tempo. Você também pode arrastar o bloco de tempo e usar a seta dupla para aumentar ou diminuir o período.

Quando terminar de usar o Assistente de Agendamento, clique em “Concluído” no canto superior esquerdo. Todos os detalhes que você adicionou ou editou serão aplicados ao convite. Em seguida, você retornará à janela de convite, onde poderá concluir qualquer coisa que precise fazer ou apenas clicar em “Enviar”.

Definir um status de trabalho em outro lugar

Você provavelmente está acostumado a selecionar o status “Ocupado” ou “Livre” sempre que estiver agendando eventos. Porém, no novo Microsoft Outlook, agora você tem outra opção: “Trabalhar em outro lugar”.

Para usá-lo, basta clicar no botão de status no canto superior esquerdo da janela do evento e selecionar “Trabalhando em outro lugar”. Isso permite que seus participantes saibam que você está entrando de outro local. É especialmente conveniente quando você está trabalhando remotamente ou viajando.

O status “Trabalhando em outro lugar” aparece com um círculo pontilhado azul semelhante a “Provisório”, que inclui um círculo listrado azul. Isso informa outras pessoas sobre o seu status rapidamente.

Um último novo recurso de calendário do Outlook que vale a pena mencionar é chamado de Insights da Reunião. Com base no seu evento ou participantes, o Outlook irá sugerir e-mails e arquivos para o seu evento. Se Meeting Insights estiverem disponíveis, você os verá em uma guia ao lado de “Detalhes da Reunião” na janela do evento.

Além disso, lembre-se de que, com o novo Outlook no Mac, você ainda pode colorir eventos com categorias em sua agenda e exibir a previsão do tempo se o evento ocorrer em outro local.