Como usar a ferramenta de limpeza de conversas no Outlook

Algumas pessoas gostam de manter suas pastas do Outlook perfeitamente controladas, com e-mails categorizados de maneira organizada e armazenados em uma estrutura de pastas mínima e lógica. A maioria de nós não é assim, então a Microsoft forneceu ferramentas para ajudar. Uma dessas ferramentas é a pouco conhecida ferramenta Conversation Cleanup, que exclui ou move e-mails redundantes de uma conversa. É assim que funciona.

Você pode executar a ferramenta Conversation Clean Up em uma única conversa, uma pasta ou uma pasta e todas as suas subpastas. Ele procura e-mails redundantes, ou seja, aqueles que estão incluídos por completo em outra mensagem da conversa. Em seguida, ele exclui (por padrão) ou move esses e-mails para outra pasta, dependendo de como você configurou. Isso ajuda a evitar que sua caixa de correio seja preenchida com várias cópias da mesma mensagem.

Primeiro, você precisa definir os parâmetros de Limpeza da conversa. Vá para Arquivo> Opções> E-mail e role para baixo até a seção “Limpeza de conversa”.

Por padrão, a Limpeza de conversa exclui itens, mas se você quiser mover itens redundantes para uma pasta, pode clicar em “Procurar” e escolher a pasta para a qual deseja movê-los. Isso é útil se você quiser verificar por si mesmo se as mensagens que a ferramenta encontra realmente são redundantes. A ferramenta de limpeza de conversa é confiável em nossa experiência, mas às vezes não há substituto para verificar as coisas você mesmo.

Você provavelmente pode deixar as outras opções padrão como estão porque elas fazem muito sentido, mas se sua situação ou preferências forem diferentes, vá em frente e ative ou desative os parâmetros conforme achar adequado. Depois de definir as configurações como deseja, clique em “OK” para voltar ao Outlook.

Agora, você precisa abrir a ferramenta. Na guia “Home”, clique no botão “Limpar”. O menu suspenso oferece a opção de limpar a conversa atualmente selecionada na pasta, a pasta inteira ou a pasta inteira e todas as subpastas.

Você também pode acessar esse menu clicando em Pasta> Limpar pasta se não precisar da opção “Limpar conversa”.

Iremos usar “Limpar pasta” por enquanto, mas o processo é o mesmo se você limpar uma conversa, uma pasta ou uma pasta e suas subpastas. E para a opção de um clique, você sempre pode clicar com o botão direito do mouse em uma pasta no painel de navegação e selecionar “Limpar pasta”.

Na primeira vez que você executa essa ferramenta, um aviso é exibido, oferecendo a opção de alterar as configurações, executar a ferramenta ou cancelar a operação.

Se você deseja que a ferramenta seja executada sem ver este pop-up, ative a opção “Não mostrar esta mensagem novamente”.

Clique em “Limpar pasta” para executar a ferramenta (se você ativou a opção “Não mostrar esta mensagem novamente”, a partir desse momento a ferramenta será executada assim que você selecioná-la). Quando a ferramenta está em execução, o que pode demorar um pouco se você estiver executando pela primeira vez em uma pasta com muitas mensagens, um aviso de status aparece na barra na parte inferior do Outlook.

Você pode continuar usando o Outlook durante a execução. Assim que o aviso de status desaparecer, a ferramenta estará concluída. Ele não dirá que está concluído – a ferramenta foi projetada para ser executada em segundo plano para ajudá-lo, não bombardeá-lo com mensagens – mas dirá se não conseguir encontrar nenhuma mensagem para limpar.

Isso é tudo que há para fazer. Quando executamos essa ferramenta em uma pasta de exemplo contendo 2.487 e-mails, ela encontrou 502 e-mails que poderiam ser excluídos. Mais de um quinto dos e-mails na pasta eram redundantes, então é uma revelação e uma ferramenta que vale a pena usar se você estiver ficando sem espaço ou cansado de vasculhar as conversas.