Como receber notificações apenas para os e-mails importantes para você no Microsoft Outlook

Alguns emails são mais importantes do que outros. Em vez de receber alertas sempre que chega um e-mail, configure o Microsoft Outlook para alertá-lo apenas quando coisas importantes chegarem à sua caixa de entrada, em vez de qualquer e-mail antigo que pode esperar até que você verifique sua caixa de entrada.

Se os alertas de e-mail do Outlook o estão distraindo, a coisa mais fácil a fazer é desligá-los . Mas e se você realmente precisar saber quando chega um e-mail do seu chefe, de um cliente ou de outra pessoa importante para você?

O Microsoft Outlook permite configurar regras de alerta personalizadas para endereços de e-mail específicos ou domínios inteiros. Já cobrimos as regras gerais anteriormente, então dê uma olhada rápida se você nunca as usou antes.

Quando você configura um alerta personalizado usando uma regra, ele substitui as permissões de alerta padrão que você configurou. Se você desativou todos os alertas no Outlook, ainda receberá um alerta se tiver uma regra configurada para isso.

Crie uma regra para uma pessoa específica

Para configurar uma regra de alerta personalizada para uma pessoa específica, abra o Outlook e encontre um e-mail de alguém para quem deseja um alerta. Clique com o botão direito no email e selecione Regras> Criar regra.

Como alternativa, selecione o e-mail e, na guia Página inicial da faixa de opções, clique em Regras> Criar regra.

Ative a caixa de seleção ao lado do nome do remetente e escolha “Exibir na janela de alerta de novo item” e / ou “Reproduzir um som selecionado”.

Se você escolher “Reproduzir um som selecionado”, terá que escolher um arquivo de som para reproduzir. A maioria das pessoas não mantém uma seleção de arquivos .wav à mão, então navegue até C: \ Windows \ Media (ou / Sistema / Biblioteca / Sons / se estiver usando o Outlook em um Mac) e escolha o som desejado. Você pode usar o botão play na janela “Create Rule” para ouvir o som antes de confirmar sua escolha.

Clique em “OK” na janela Criar Regra e sua regra será definida. A partir de agora, você será alertado sempre que receber uma mensagem desse endereço de e-mail.

Crie uma regra para um domínio inteiro

Se você deseja ser alertado ao receber um e-mail de um domínio específico, como um cliente específico ou seu domínio de e-mail residencial, será necessário configurar uma regra do zero.

Na guia Página inicial, clique em Regras> Gerenciar regras e alertas.

Na janela “Regras e alertas”, clique em “Nova regra”.

Selecione “Aplicar regra nas mensagens que eu recebo” e clique no botão “Avançar”.

Role para baixo, selecione “Com palavras específicas no endereço do remetente” e clique em “Palavras específicas” sublinhadas no painel inferior.

Adicione o domínio para o qual deseja um alerta, clique em “Adicionar” (você pode adicionar vários domínios se quiser) e clique em “OK”.

O domínio terá substituído “Palavras específicas”. Clique em “Avançar”.

Agora, escolha se deseja que um som seja reproduzido, um alerta seja exibido ou ambos. Se você escolher um som, terá que clicar em “Um som” e escolher o som que deseja. Depois de fazer isso, clique em “Concluir”.

A regra estará visível na lista “Regras e alertas”. Clique em “Aplicar” para ativá-lo.

De agora em diante, sempre que chegar um e-mail desse domínio, você receberá o alerta que escolheu.