Como impedir que alguém encaminhe uma solicitação de reunião no Outlook

Se você já teve problemas com o encaminhamento de solicitações de participantes de uma reunião a outras pessoas, temos boas notícias. Se você tiver a versão mais recente do Outlook (2016 ou 365) ou se for um assinante do Office 365 usando o aplicativo da Web do Outlook, pode impedir que as pessoas encaminhem solicitações de reunião.

Conseguir uma reunião com os participantes certos pode ser frustrante. Você precisa encontrar um horário em que todos estejam disponíveis. Então você tem que encontrar um quarto livre. Depois, espere que os participantes não encaminhem a solicitação de reunião para alguém extra que não precise comparecer ou, pior, encaminhe a reunião para um subordinado comparecer. Não podemos forçar as pessoas a serem livres e não podemos enfeitiçar você para criar uma sala de reunião, mas se estiver usando o Outlook, podemos mostrar como evitar que as pessoas encaminhem sua solicitação de reunião. Vamos dar uma olhada.

Atualização : Um de nossos leitores chamou nossa atenção para o fato de que esta técnica está disponível apenas na versão Windows do Outlook e  não na versão macOS. Obrigado por apontar isso, Floris!

Impedir que uma solicitação seja encaminhada no Outlook ou no Outlook Web App

Impedir que uma solicitação de reunião seja encaminhada é tão simples quanto inverter uma única configuração antes de enviar a solicitação.

No cliente Outlook completo, com uma solicitação de reunião aberta, mude para a guia “Reunião”. Clique no botão “Opção de resposta” e, em seguida, clique no botão “Permitir encaminhamento” na lista suspensa para desligá-lo (está ativado por padrão).

No Outlook Web App, certifique-se de ter uma solicitação de reunião aberta e de pelo menos um participante adicionado. Clique na engrenagem “Participantes” e, em seguida, clique no botão “Permitir encaminhamento” para desativá-lo para esta reunião.

Infelizmente, não há como desativar a opção “Permitir encaminhamento” por padrão. Você deve desligá-lo sempre que criar uma nova solicitação.

Então, o que acontece se alguém tentar encaminhar minha solicitação de reunião?

Três coisas podem acontecer quando alguém tenta encaminhar uma mensagem na qual você desativou a opção “Permitir encaminhamento”:

• Se o seu participante estiver usando a mesma versão do Outlook que você (e se trabalhar para a mesma empresa, é muito provável que esteja), ele não terá a opção de encaminhar a solicitação de reunião.
• Se eles estiverem em uma versão mais antiga do Outlook, eles poderão encaminhar a solicitação de reunião, mas o Microsoft Exchange bloqueará a entrega e enviará ao seu participante uma mensagem de “impossibilidade de entrega”.
• Se eles estiverem usando um sistema de e-mail que não seja da Microsoft, como o Gmail, eles poderão encaminhar a solicitação de reunião sem quaisquer restrições. Isso ocorre porque os sistemas de terceiros não têm nenhuma obrigação de respeitar o sinalizador “não encaminhar” da Microsoft. No futuro, é possível que eles comecem a respeitá-lo (muitas vezes é uma situação do tipo “você coça minhas costas e eu coço as suas”, em que alguém como o Google deseja que o Outlook respeite uma sinalização específica do Gmail, então um acordo é fechado ), mas também é perfeitamente possível que nenhum sistema além do Outlook respeite o sinalizador.

Ainda assim, desde que você esteja marcando reuniões com pessoas em sua organização, isso deve funcionar bem.