Como exportar e importar regras no Outlook

Se você usa o Outlook há algum tempo, provavelmente tem algumas regras configuradas para ajudá-lo a gerenciar sua onda de e-mail. Se você tiver um novo computador ou se estiver reinstalando o Windows, não precisará configurá-los novamente – apenas exporte-os.

Uma regra no Outlook é uma série de etapas que você configura para executar ações específicas automaticamente em mensagens de e-mail assim que são recebidas. Por exemplo, você pode exibir automaticamente uma notificação ao receber emails importantes , mover emails semelhantes para uma pasta específica ou sinalizar uma mensagem para acompanhamento em um momento específico.

Felizmente, o Outlook tem uma maneira de fazer backup dessas regras. Isso é útil se você precisar reinstalar o Windows , configurar o Outlook em um novo computador ou compartilhar suas regras com outras pessoas.

Como exportar suas regras do Outlook

Para começar, certifique-se de que a guia “Home” esteja ativa. Na seção “Mover”, clique em “Regras” e selecione “Gerenciar regras e alertas” no menu suspenso.

NOTA: Você também pode acessar as regras e alertas clicando na guia “Arquivo” e, em seguida, clicando no botão “Gerenciar regras e alertas” na tela “Informações da conta”.

A caixa de diálogo “Regras e alertas” é exibida. Na guia “Regras de e-mail”, clique em “Opções” na barra de ferramentas acima da lista de regras que você criou.

NOTA: Todas as regras listadas aqui terão backup, não apenas as regras selecionadas.

Na caixa de diálogo “Opções”, clique em “Regras de exportação”.

A caixa de diálogo “Salvar regras exportadas como” é exibida. Navegue até a pasta na qual deseja salvar seu arquivo de backup de regras. Digite um nome para o arquivo de backup na caixa de edição “Nome do arquivo”. O tipo “Regras do assistente de regras (* .rwz)” é selecionado por padrão na lista suspensa “Salvar como tipo” e a extensão .rwz é adicionada automaticamente ao arquivo. Se você estiver compartilhando suas regras com outras pessoas usando a mesma versão do Outlook que você, clique em “Salvar”. Se estiver compartilhando seu arquivo de regras com alguém que usa uma versão mais antiga do Outlook, você precisará selecionar um tipo diferente de arquivo de regras antes de salvar o arquivo, conforme discutido abaixo.

Além do formato do arquivo de regras para a versão atual do Outlook, a lista suspensa “Salvar como tipo” fornece três formatos adicionais para o arquivo de regras, para pessoas que ainda estão usando o Outlook 2002, 2000 ou 98. Selecione um dos essas opções conforme necessário e, em seguida, clique em “OK” para salvar o arquivo de regras.

NOTA: Se você estiver compartilhando suas regras com várias pessoas usando diferentes versões anteriores do Outlook, selecione a versão mais antiga, porque os arquivos de regras mais antigas sempre podem ser abertos em versões mais recentes do Outlook.

Depois de exportar seu arquivo de regras, clique em “OK” nas caixas de diálogo “Opções” e “Regras e alertas” para retornar à tela principal do Mail (ou a tela “Informações da conta”, dependendo de onde você começou).

Agora você pode fazer backup do arquivo .rwz resultante em qualquer unidade externa ou de rede ou compartilhá-lo com outras pessoas.

Como importar suas regras do Outlook

Agora, digamos que você configurou seu novo computador, instalou o Office, importou o arquivo de dados do Outlook do qual fez backup (as regras não são salvas nos arquivos de dados do Outlook) do seu computador antigo e está pronto para verificar o e-mail. Vamos importar as regras que você criou e fez backup, para que o Outlook possa executar ações automaticamente no e-mail assim que chegar. Abra a caixa de diálogo “Regras e alertas” em uma das duas maneiras que discutimos anteriormente. Observe que a lista de regras está vazia. Para corrigir isso e importar suas regras, clique em “Opções”.

Na caixa de diálogo “Opções”, clique em “Regras de importação”.

A caixa de diálogo “Importar regras de” é exibida. Navegue até a pasta na qual salvou seu arquivo de backup de regras, selecione o arquivo .rwz e clique em “Abrir”.

Você notará que a lista de regras na caixa de diálogo “Regras e alertas”, atrás da caixa de diálogo “Opções” ainda aberta, é preenchida com suas regras personalizadas. Clique em “OK” na caixa de diálogo “Opções” para fechá-la e retornar à caixa de diálogo “Regras e alertas”.

Se você verificou o e-mail antes de importar suas regras, você pode executá-las agora no e-mail que já recebeu. Para fazer isso, clique em “Executar regras agora” na barra de ferramentas acima da lista de regras na caixa de diálogo “Regras e alertas”.

Na caixa de diálogo “Executar regras agora”, selecione as regras que deseja executar e clique em “Executar agora”. Assim que as regras forem executadas, clique em “Fechar” e, em seguida, clique em “OK” na caixa de diálogo “Regras e Alertas” para fechá-la. Agora, suas regras serão executadas automaticamente, verificando os emails que você recebe e executando as ações que você especificou, tudo nos bastidores.

NOTA: Algumas regras podem não funcionar em outros computadores se houver pastas, pessoas, etc. específicas usadas nas regras criadas no computador original, mas não estão disponíveis nos outros computadores.