Como escolher a quantidade de downloads do Outlook para o seu computador

Você pode pensar que o Outlook exibirá todos os seus e-mails (afinal, por que não), mas por padrão, o cliente Outlook mantém apenas o último ano de e-mail em seu computador. Todos os seus e-mails ainda existem no servidor Microsoft Exchange, mas não são visíveis no Outlook. Veja por que a Microsoft define esse padrão e como alterá-lo, se desejar.

Observação : as informações a seguir abrangem todas as versões do Outlook de 2013-2019, incluindo o Outlook 365. Também se aplica apenas se você estiver se conectando a um servidor Microsoft Exchange e isso inclui se você se conectar ao Hotmail ou Outlook.com. Se você se conectar a outro serviço, como o Gmail ou um servidor de e-mail pessoal, poderá configurar essas opções, mas o Outlook as ignorará.

Por que o Outlook não mostra todos os meus emails?

Quando você instala o Microsoft Office, ele verifica o tamanho do disco para garantir que você tenha espaço suficiente para instalar todos os aplicativos. Ele também usa essa verificação para definir um parâmetro no Outlook que determina quantos e-mails serão baixados para sua máquina local, com base nos seguintes tamanhos de disco:

• Menor ou igual a 32 GB: o Outlook retém um mês de e-mail em seu sistema.
• Entre 32 e 64 GB (não incluído): o Outlook retém três meses de e-mail.
• Igual ou superior a 64 GB: o Outlook retém 12 meses de e-mail.

A Microsoft faz isso porque o e-mail ocupa espaço no seu disco rígido e, se você tiver apenas um disco rígido pequeno, provavelmente não vai querer que muito dele seja ocupado por alguns arquivos grandes que alguém lhe enviou por e-mail há dois anos. O Outlook ainda baixa todos os compromissos do calendário, contatos, tarefas e tudo mais. Esse limite afeta apenas seu e-mail (e seus feeds RSS).

Se sua conta de e-mail usar um servidor Microsoft Exchange (como Hotmail, Microsoft Live, O365 ou muitos sistemas de e-mail corporativos), este parâmetro determinará quanto de e-mail é baixado para seu computador. Se você estiver usando um provedor de e-mail diferente, como Google ou Yahoo, o Outlook ignora esse parâmetro e baixa todos os seus e-mails.

Onde está meu e-mail e como faço para acessá-lo?

A boa notícia é que sua correspondência não foi para lugar nenhum; ainda está no seu servidor de e-mail. (Se você não tiver certeza do que é um servidor de e-mail, a resposta curta é que é um computador poderoso com um grande disco rígido no qual seu provedor de e-mail armazena todos os seus e-mails. Escrevemos uma resposta mais longa , que vale a pena ler .) Você pode acessar seu e-mail a qualquer momento (desde que tenha acesso à Internet) por meio do Outlook ou, dependendo da sua versão do Outlook, por meio de uma interface da web.

Para ver seu e-mail no Outlook, role para baixo até o final da pasta. Se houver mais e-mails no servidor de e-mail, você verá uma mensagem avisando.

Clique em “Clique aqui para ver mais no Microsoft Exchange” e o Outlook fará o download do restante dos seus e-mails para o seu computador. Certifique-se de ter espaço em disco adequado para baixar todos eles!

Se você tem o Office 365, também pode acessar seus e-mails por meio do aplicativo da web Outlook. Como o aplicativo da web é essencialmente apenas uma janela para o Exchange Server, ele mostrará todos os seus e-mails. Se você estiver usando o Outlook no trabalho, o pessoal de suporte de TI deve ser capaz de ajudá-lo a acessar o aplicativo da web do Outlook. Se você estiver em casa, vá para Office.com e faça login lá. Você pode acessar o Outlook – e quaisquer outros aplicativos da web aos quais tenha acesso – assim que estiver conectado.

Posso alterar o valor padrão?

Sim você pode. No Outlook, vá para Arquivo> Configurações da conta e selecione “Configurações da conta” no menu suspenso.

Na janela Configurações da conta, selecione a conta para a qual deseja alterar o padrão (provavelmente você só tem uma conta) e clique no botão “Alterar”.

Na janela Alterar conta que é aberta, você verá que “Usar modo de transferência em cache” está habilitado. Você deve deixar esta opção ativada, caso contrário, nenhum e-mail será baixado para o seu computador. Mova o controle deslizante “Correio para manter offline” para o período desejado.

As opções são:

• Três dias
• Uma semana
• Três semanas
• Um mês
• Três meses
• Seis meses
• Um ano
• Dois anos
• Cinco anos
• Tudo

Observação: as opções de três dias, uma semana e duas semanas não estão disponíveis no Office 2013, mas estão em versões posteriores.

Escolha “Todos” se desejar que o Outlook baixe todos os seus e-mails para o seu computador ou escolha o valor que for melhor para você. (Se você não puder alterar o controle deslizante, seu administrador pode ter definido este valor deliberadamente e impedido de alterá-lo.)

Depois de fazer sua seleção, clique em “Avançar” e o Outlook avisa que é necessário reiniciar.

Clique em “OK”, feche a janela Configurações da conta e reinicie o Outlook. Dependendo da quantidade de e-mail que deve ser baixado, o Outlook pode demorar um pouco para atualizar cada pasta. Você verá uma mensagem na parte inferior do Outlook enquanto ele baixa as mensagens para cada pasta.

E é isso; Você Terminou. O Outlook agora baixará todos os seus e-mails (ou quantos você selecionou) a partir de agora.