Como criar e usar um modelo de e-mail no Microsoft Outlook

Os modelos de e-mail no Microsoft Outlook são fáceis de criar, mas não são tão fáceis de navegar quando você realmente quiser usar um. Felizmente, você pode criar um modelo e fixá-lo na faixa de opções para facilitar o acesso.

Os modelos são realmente úteis para emails repetitivos que usam texto padronizado. No Outlook, é fácil criar e salvar um modelo. Abrir um, no entanto, requer uma tonelada de cliques no menu. É mais fácil apenas salvar o e-mail na pasta “Rascunhos” e depois copiar e colar o conteúdo em um novo e-mail.

Isso funciona, mas você pode tornar a vida muito mais fácil se adicionar o seletor de modelos à faixa de opções. Isso reduz o número de cliques do mouse e permite que você use os modelos como deveriam. Uma biblioteca de e-mails pré-escritos úteis que você pode selecionar em um menu economizará muito tempo.

Para começar, mostraremos como criar um modelo de e-mail e, em seguida, como adicionar um seletor de modelo à faixa de opções.

Crie um modelo de email

Antes de fixar um modelo, você deve criar um. Abra o Microsoft Outlook e crie um novo e-mail. Personalize-o da maneira que desejar.

Os modelos armazenam o assunto, o corpo e qualquer formatação, incluindo cores, imagens de fundo, sua assinatura e assim por diante. Assim que o seu modelo de e-mail estiver do jeito que você deseja, clique em “Arquivo”.

Selecione “Salvar como”.

Na janela “Salvar como”, altere o campo “Salvar como tipo:” para “Modelo do Outlook (* .oft)” e clique em “Salvar”.

Seu modelo agora está pronto para uso.

Como abrir modelos de e-mail do jeito do Outlook

Para abrir um modelo de e-mail da maneira que o Outlook espera que você abra, você deve navegar até a guia “Página inicial” e clicar em Novos itens> Mais itens> Escolher formulário.

Na janela “Escolher formulário”, você deve alterar o menu suspenso “Examinar:” para “Modelos de usuário no sistema de arquivos”. Por fim, você pode clicar duas vezes em seu modelo para abri-lo.

Um novo e-mail exibindo o conteúdo do modelo será aberto. Isso funciona, mas não é um processo rápido. Também é fácil esquecer o caminho do menu.

Será muito mais fácil abrir seus modelos se você adicionar a opção “Escolher formulário” à faixa de opções.

Como abrir modelos de e-mail de maneira fácil

Vamos adicionar um novo botão à guia “Página inicial” na faixa do Outlook para que possamos abrir o painel “Escolher formulário” diretamente de lá.

Para começar, clique com o botão direito em qualquer uma das guias da faixa de opções e selecione “Personalizar a Faixa de Opções”.

No painel “Personalizar a faixa de opções”, altere o menu suspenso “Comandos populares” para “Todos os comandos”.

Role para baixo e selecione “Escolher formulário”.

Para adicionar este botão à faixa de opções, primeiro você deve adicioná-lo a um dos grupos na coluna à direita.

Vamos adicionar nosso botão à guia “Página inicial” em seu próprio grupo ao lado de “Novo”. Para dizer ao Outlook que isso é o que você deseja fazer, clique em “Novo” e, em seguida, clique em “Novo Grupo”.

Clique no novo grupo adicionado e clique em “Renomear”. Mude o nome para “Modelos” (ou o que você quiser) e clique em “OK”.

O nome do novo grupo será alterado para qualquer nome que você tenha nomeado. A etapa final é adicionar o botão ao grupo. Selecione “Escolher formulário” na coluna à esquerda, clique em “Adicionar” para adicioná-lo ao grupo e clique em “OK”.

Seu novo grupo, contendo o botão “Escolher formulário”, agora estará visível na guia “Página inicial”.

Agora, você pode apenas clicar em “Escolher formulário” para abrir o painel e evitar o trabalho de clicar em uma tonelada de menus.