Como criar e personalizar uma exibição de pasta no Outlook

Se você trabalha em um escritório, é provável que passe muito tempo lidando com e-mail, provavelmente no Microsoft Outlook. Vale a pena dedicar algum tempo para que o Outlook exiba as informações de que você precisa. Para e-mail, a melhor maneira de fazer isso é com visualizações de pastas. Veja como eles funcionam.

O que é uma exibição de pasta?

Cada lugar onde você mantém seu e-mail no Outlook – seja a caixa de entrada, itens enviados, arquivo, itens excluídos ou qualquer outro lugar – é uma pasta. Cada uma dessas pastas tem a mesma aparência por padrão, com colunas que contêm metadados sobre o e-mail, como remetente, assunto, data e hora de recebimento e assim por diante. O Outlook agrupa os e-mails por data (com o mais recente no topo), estiliza as mensagens não lidas em texto azul em negrito e mostra as mensagens lidas em uma fonte preta normal.

Esta é a visualização de pasta padrão .

Mas você pode mudar essa visão, se quiser. Você pode criar uma visualização diferente para cada pasta ou pode criar uma visualização de pasta de sua preferência e aplicá-la a todas as pastas. O Outlook ainda tem alguns modos de exibição integrados alternativos com os quais você pode começar.

Como mudar para outra visão integrada

Para começar, vamos mudar para uma das outras visualizações integradas clicando em Visualizar> Alterar Visualização.

A visualização compacta é a visualização padrão que todas as pastas usam, mas você pode mudar para qualquer uma das outras duas:

• Simples:  remove o agrupamento Por data e mostra todas as suas mensagens em uma lista simples.
• Visualização:  Isso (um tanto contra-intuitivo) remove o painel de visualização.

Como personalizar a visualização existente

Você pode personalizar a exibição da pasta atual clicando em Exibir> Configurações de exibição.

Isso abre a janela Configurações de visualização avançada, onde você pode alterar todos os tipos de coisas sobre a visualização.

Vamos alterar as colunas exibidas e as configurações de classificação como exemplo. Clique em “Colunas” para abrir a janela Mostrar Colunas.

Selecione “Menção” na coluna da direita, clique no botão “Remover” e então clique em “OK”.

De volta à janela Advanced View Settings, clique no botão “Sort” para abrir a janela Sort.

No menu suspenso “Classificar itens por”, escolha “De” e clique em “OK”.

Agora clique em “OK” nas Configurações do Advanced View. A visualização da pasta agora mudou para que a coluna “Menção” fique oculta e a pasta seja classificada pela pessoa que enviou o e-mail.

Estes são apenas dois exemplos rápidos do que você pode fazer. Você pode adicionar ou remover muitas colunas diferentes, agrupar e classificar mensagens de maneiras diferentes e até mesmo alterar as fontes e estilos usados ​​para exibir mensagens. Experimente as várias opções para descobrir a que funciona melhor para você.

Aplicar uma vista a outras pastas

Depois de personalizar sua visualização, você pode aplicar a mesma visualização a qualquer outra pasta sem precisar personalizar cada uma. Clique em Exibir> Configurações de exibição novamente e, desta vez, clique no comando “Aplicar exibição atual a outras pastas”.

Selecione as pastas às quais deseja aplicar a visualização e clique em “OK”.

Você pode selecionar quantas pastas (ou subpastas) desejar.

Salvar uma visualização de pasta personalizada

Você também pode manter sua visualização personalizada como um modelo para que possa aplicá-la a outras pastas no futuro. Clique em Exibir> Configurações de exibição novamente e selecione o comando “Salvar exibição atual como uma nova exibição”.

Isso abre a janela Copiar Visualização, onde você pode dar um nome à visualização e escolher quem pode vê-la. Clique em “OK” quando tiver configurado tudo.

Se você clicar em Exibir> Configurações de exibição novamente, o Outlook exibirá sua nova exibição como uma opção disponível. Clique em “Gerenciar visualizações” para ver todas as visualizações às quais você tem acesso.

A janela Gerenciar todas as visualizações permite adicionar, editar e excluir visualizações, bem como ver as configurações aplicadas a cada visualização.

Criar uma visão do zero

Se você deseja criar uma nova visualização, clique no botão “Novo” na janela Gerenciar todas as visualizações. Isso abre a janela Criar uma Nova Visualização.

Selecione o tipo de visualização básica com a qual deseja começar e clique no botão “OK”. A janela Configurações de visualização avançada é aberta e você pode personalizar sua visualização da maneira que desejar. Quando terminar, clique em “OK” até voltar para a janela Gerenciar todas as visualizações e clique em “Aplicar visualização” para aplicar a visualização à pasta atual.

Depois de criar uma nova visualização, você pode aplicar a qualquer outra pasta, personalizá-la ainda mais ou usá-la como base para outra nova visualização.

Remover personalizações de uma visualização

Se você fez algumas personalizações em sua visualização existente, pode reverter para a visualização existente facilmente. Essa é uma boa maneira de experimentar sem ter que se preocupar em desfazê-las se as alterações não funcionarem para você. Clique em Exibir> Redefinir exibição para remover quaisquer personalizações não salvas da pasta atual.

Com essas ferramentas de visualização à mão, você pode fazer suas pastas funcionarem exatamente da maneira que deseja e começar a domar aquela lista de mensagens transbordando.