Como alterar a codificação de caracteres no Outlook

Na melhor das hipóteses, é irritante receber um e-mail com caracteres ilegíveis. Na pior das hipóteses, pode impedir você de ler o e-mail. Às vezes, alterar a codificação no Outlook mostra os caracteres ausentes e permite que você leia a mensagem. Veja como fazer.

O que é codificação de caracteres?

Se você não tem certeza do que é “codificação de caracteres”, temos uma explicação abrangente para você. A explicação menos abrangente é que um caractere é um glifo que aparece na tela quando você digita algo. Portanto, cada letra neste artigo é um glifo que representa uma letra – a, b, c e assim por diante. Nos bastidores, seu computador representa esses glifos usando um código que é interpretado por um programa – como um navegador da Web ou um processador de texto – e os renderiza na tela como um caractere.

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Até agora, tudo muito simples, especialmente se você acha que há apenas 26 caracteres no alfabeto, dez números e algumas marcas gramaticais como! ou @.

No entanto, também existem 26 letras maiúsculas e muito mais marcas gramaticais que você pode perceber (seu teclado mostra apenas um pequeno subconjunto de marcas gramaticais possíveis, mesmo para o inglês). E isso cobre apenas um idioma, o inglês, que está em um alfabeto, o latim (também conhecido como alfabeto romano). O alfabeto latino inclui a maioria das línguas da Europa Ocidental e tem um grande número de símbolos diacríticos que não são usados ​​em inglês. Os símbolos diacríticos são coisas como acentos , tremas , cedilhas e outras marcas que alteram a pronúncia de uma letra ou palavra.

Depois, há muitos outros alfabetos, como cirílico (mais conhecido por conter o idioma russo), grego, kanji (japonês) e chinês, muitos dos quais incluem mais de um idioma .

Agora, você pode começar a ver a escala de caracteres que precisam ser codificados como glifos. Existem mais de 70.000 glifos chineses . Uma codificação de caractere contém vários pontos de código , cada um dos quais pode codificar um caractere. ASCII, do qual você provavelmente já ouviu falar, era uma codificação do alfabeto latino antigo que tinha 128 pontos de código, nada perto o suficiente para cobrir todos os caracteres possíveis que as pessoas usam.

A codificação recomendada do W3 para HTML é chamada UTF-8, que tem 1.112.064 pontos de código. Isso é suficiente para cobrir praticamente todos os caracteres em todos os idiomas em todos os alfabetos (embora não todos) e é usado em 93% de todos os sites . UTF-8 também é a codificação recomendada pelo Internet Mail Consortium.

Por que eu me incomodaria em mudá-lo?

O Outlook, junto com todos os outros clientes de e-mail modernos, codifica e decodifica UTF-8.

Mas se o Outlook suporta UTF-8 e UTF-8 é a codificação recomendada, por que você veria um caractere ilegível? Isso pode acontecer por vários motivos, mas os principais são que você está visualizando o e-mail em texto simples (seja porque você queria fazer isso explicitamente ou porque um antivírus o converteu em texto simples antes de chegar até você) ou a codificação que você está usando está configurado para algo diferente de UTF-8.

A codificação de uma mensagem recebida é determinada pelo remetente, portanto, se eles usarem ASCII, por exemplo, o Outlook renderizará a mensagem usando a codificação ASCII. Se suas configurações do Word estiverem definidas para substituir “aspas retas” por “aspas inglesas” (aquelas que apontam em um ângulo para mostrar se estão abrindo ou fechando aspas), você verá caracteres “ilegíveis” no e-mail em vez de inteligentes aspas, porque ASCII não contém os caracteres apropriados para aspas curvas.

Portanto, alterar a codificação de uma mensagem pode permitir que você visualize os caracteres ilegíveis da maneira como devem ser exibidos.

Ok, como faço para mudar isso?

Felizmente, alterar a codificação de uma mensagem é muito fácil no Outlook. Clique duas vezes na mensagem para abri-la. Na guia Página inicial da janela da mensagem, clique em Ações> Outras ações> Codificação para ver qual codificação está em uso.

Este é um e-mail da Microsoft sobre o Clutter movendo coisas da minha caixa de entrada. Como você pode ver, a Microsoft usa a Europa Ocidental para codificar seus e-mails. Para alterá-lo, clique em “Mais” e escolha a codificação desejada, como UTF-8.

É só isso – agora você deve conseguir ler o e-mail.

Se você quiser saber como seus e-mails enviados são codificados, vá para Arquivo> Opções> Avançado e role para baixo até Opções internacionais. Você está procurando a opção “Codificação preferida para mensagens enviadas”.

O padrão é Europa Ocidental e os mais atentos podem se perguntar por que isso acontece, quando, como mencionado acima, a recomendação para formatos de e-mail é UTF-8. A resposta é que a Europa Ocidental é um subconjunto de UTF-8 e, como tal, pode ser lida usando UTF-8. Se você comprar uma cópia do Outlook projetada para a Grécia, por exemplo, a codificação padrão será Windows-1253, que também é um subconjunto do UTF-8.

Você pode alterar a codificação de saída padrão para qualquer coisa que desejar. Se você deseja que as pessoas possam ler suas mensagens, é melhor mantê-las como europeu ocidental ou mudar para uma codificação usada globalmente como UTF-8.