Se você usa planilhas do Excel para coletar dados de outras pessoas, mas descobre que muitas vezes elas preenchem suas células cuidadosamente planejadas com o tipo errado de informação, a validação de dados pode ajudar.
Esta ferramenta permite restringir células específicas para permitir apenas dados formatados corretamente. Se alguém inserir algo que não deveria estar lá – como “almoço no aeroporto” em vez de “$ 15,68” em um relatório de despesas – o Excel rejeita a entrada até que acerte. Pense nisso como uma forma passivo-agressiva de garantir que as pessoas não percam seu tempo.
Como exemplo, aqui está a planilha de relatório de despesas básico para How-To Geek. Digamos que queremos ter certeza de que as pessoas inserem apenas valores numéricos formatados como moeda (ou seja, alguns dígitos, seguidos por um ponto decimal, seguidos por mais dois dígitos) em certas células.
Primeiro, selecione todas as células que deseja restringir.
Mude para a guia “Dados” na faixa de opções e clique no botão “Validação de dados”. Se sua janela não estiver no tamanho real e você não puder ver os rótulos, é o ícone com duas caixas horizontais, uma marca de seleção verde e um círculo cruzado vermelho.
Na janela Validação de dados, na guia “Configurações”, clique no menu suspenso “Permitir”. Aqui, você pode definir um tipo específico de entrada para permitir as células selecionadas. Para o nosso relatório de despesas, vamos insistir que os usuários insiram um número com dois valores decimais, portanto, selecionaríamos a opção “Decimal”. Você também pode selecionar outros critérios, como certificar-se de que uma célula contém texto, uma hora ou data, texto de um comprimento específico ou até mesmo sua própria validação personalizada.
Qualquer tipo de dado que você selecionar na lista suspensa “Permitir” altera as opções disponíveis para você no restante da guia “Configurações”. Como queremos um valor numérico correspondente à moeda, estamos definindo a lista suspensa “Dados” para a configuração “entre”. Então, estamos configurando um valor mínimo de 0,00 e um valor máximo de 10.000,00, que é muito mais do que suficiente para cobrir nossas necessidades.
Para testá-lo, clique em “OK” para aplicar as configurações de validação e, em seguida, tente inserir um valor impróprio. Por exemplo, se digitarmos “panquecas” para o valor do café da manhã em vez do custo da refeição, receberemos uma mensagem de erro.
Embora isso restrinja as pessoas a inserir apenas o tipo correto de dados, não fornece nenhum feedback sobre o tipo de dados necessário. Então, vamos configurar isso também.
Volte para a janela Validação de dados (Dados> Validação de dados na faixa de opções). Você tem duas opções aqui (e você pode usar ambas se quiser). Você pode usar a guia “Mensagem de entrada” para ter uma dica de ferramenta pop-up que mostra às pessoas o tipo de dados que você deseja, sempre que selecionam uma célula para a qual a validação de dados está ativada. Você também pode usar a guia “Alerta de erro” para personalizar o erro que eles veem ao inserir o tipo errado de dados.
Vamos mudar para a guia “Mensagem de entrada” primeiro. Aqui, certifique-se de que a opção “Mostrar mensagem de entrada quando a célula for selecionada” esteja ativada. Em seguida, dê à sua dica de entrada um título e algum texto. Como você pode ver abaixo, basta clicar em uma das células para exibir a mensagem informando às pessoas o que é esperado.
Na guia “Alerta de erro”, você pode personalizar a mensagem de erro que as pessoas veem quando inserem o tipo errado de dados. Certifique-se de que a opção “Mostrar alerta de erro após a inserção de dados inválidos” esteja ativada. Escolha um estilo para sua mensagem de erro no menu suspenso “Estilo”. Você pode ir com Stop (o círculo vermelho com o X), Warning (triângulo amarelo com um ponto de exclamação) ou Information (círculo azul com um “i” minúsculo), dependendo da intensidade com que deseja que a mensagem apareça.
Digite um título para sua mensagem, o texto da própria mensagem e clique em “OK” para terminar.
Agora, se alguém tentar inserir dados impróprios, essa mensagem de erro será um pouco mais útil (ou sarcástica, se você preferir).
É um pouco de trabalho braçal extra configurar a validação de dados, mas pode economizar muito tempo mais tarde se você usar planilhas para coletar dados de outras pessoas. É até útil para prevenir seus próprios erros. E isso é duplamente verdadeiro se você configurou fórmulas ou qualquer tipo de tarefa de automação que depende desses dados.
