6 recursos do Google Docs para ajudá-lo a criar documentos melhores

Às vezes procuramos dicas e recursos para fazer as coisas com mais rapidez . Depois, há outros momentos em que queremos apenas fazê-los melhor. Aqui, veremos vários recursos do Google Docs que podem melhorar seus documentos.

1. Use tabelas para estruturar texto

Algum texto pertence a um parágrafo, itens geralmente vão para uma lista e há detalhes que ficam melhor em uma tabela. Você pode inserir uma tabela facilmente no Google Docs e até conferir um dos modelos úteis.

Por exemplo, as informações aqui estão em forma de lista, o que é adequado. Mas uma mesa faria com que parecesse arrumado e limpo.

Selecione a guia Inserir, vá para Tabela e escolha o número de colunas e linhas. Quando a tabela aparecer, coloque seus dados nela.

Você pode formatar a fonte da tabela em negrito ou colorido, classificar a tabela para facilitar a visualização e reorganizar as linhas e colunas se desejar exibir os dados de maneira diferente. Portanto, a tabela não apenas fica bonita, mas também simplifica a manipulação do texto.

O Google Docs também fornece alguns modelos de tabelas . Você pode usar um roteiro de produto, rastreador de revisão, ativos de projeto ou rastreador de conteúdo de lançamento. Cada modelo possui títulos e listas suspensas para incluir facilmente os dados que você precisa. Mas é claro que você pode editar o modelo para atender às suas necessidades.

Se você estiver interessado em usar um modelo, vá em Inserir e vá para Tabela > Modelos de Tabela para visualizar as opções.

Escolha o que você deseja e ele aparecerá em seu documento pronto para uso.

2. Insira uma lista suspensa para escolher itens facilmente

Se você tiver um documento com detalhes que são atualizados ao longo do tempo, poderá inserir e personalizar uma lista suspensa . Isso permite que você ou sua equipe escolham o item em vez de digitar, formatar ou inserir informações incorretas.

Selecione a guia Inserir e escolha “Dropdown”.

Você verá alguns menus suspensos predefinidos para Status do projeto e Status da revisão. Estas são as mesmas listas suspensas usadas nos modelos de tabela discutidos acima. Para visualizar os itens da lista, passe o cursor sobre a predefinição na lista. Se você usar uma predefinição, poderá editá-la para atender às suas necessidades.

Você também pode criar sua própria lista selecionando “Novo menu suspenso” na caixa Menu suspenso de documentos. Em seguida, dê um nome à lista, insira os itens da lista, escolha as cores e clique em “Salvar”.

3. Adicione um resumo e um esboço para uma visão geral

Para dar aos seus leitores uma visão geral do seu documento, você pode usar os recursos integrados de resumo e estrutura de tópicos.

Selecione o ícone Mostrar esboço do documento no canto superior esquerdo do documento. Se você não o vir, vá para Exibir e escolha “Mostrar esboço”.

Se você quiser incluir um Resumo , clique no sinal de mais e digite seu texto.

Para usar o Outline , formate as seções do documento com títulos. Selecione um título, vá para Formatar > Estilos de parágrafo e escolha um nível de título no menu pop-out.

O esboço é atualizado automaticamente para incluir seus títulos. Se você usar níveis de títulos diferentes, também verá a hierarquia no esboço. Seus leitores podem selecionar um item no esboço para ir direto para aquela seção do seu documento.

4. Incluir um índice para navegação

Quando você cria um documento extenso ou algo parecido com um manual, um índice pode ajudar você e seus leitores a navegar pelo documento.

O Google Docs oferece um recurso útil para inserir um índice e mantê-lo atualizado. Vá para Inserir, vá para Índice e escolha um dos estilos no menu pop-out.

Assim como no esboço acima, você precisará formatar suas seções com títulos. Eles serão exibidos automaticamente no índice.

Ao adicionar ou remover seções do documento, você pode atualizar o índice. Selecione a tabela e clique no ícone de atualização.

5. Dê acesso rápido aos leitores usando links

Como o Google Docs é um aplicativo baseado na web, usar links para permitir que seus leitores visitem rapidamente fontes, outros arquivos ou sites é um toque agradável.

Selecione o texto, imagem ou objeto que deseja vincular e clique no botão Inserir Link na barra de ferramentas ou vá em Inserir > Link no menu.

Você pode então adicionar um URL , escolher um documento ou até mesmo criar um link para um ponto do seu documento. Clique em “Aplicar” e você verá seu item vinculado.

Ao colocar o cursor no link, você verá o chip de visualização aparecer. Selecione o link para abri-lo em uma nova guia do navegador (a menos que seja para um local no seu documento).

6. Use marcadores para ir para os locais dos documentos

Conforme mencionado acima, adicionar links a um documento é útil para seus leitores. E como você também pode vincular pontos em seu documento usando esse recurso, considere adicionar um marcador .

Você pode ter uma tabela, um nome ou um texto específico que não esteja formatado como título para inclusão no esboço ou índice analítico. Ao usar um marcador, seus leitores podem ir direto para aquele local no documento. Além disso, você pode copiar o link de um favorito se quiser compartilhá-lo por e-mail ou bate-papo.

Selecione o texto ou item que deseja marcar. Vá para a guia Inserir e escolha “Favorito”.

Você verá o ícone de marcador anexado ao texto ou item. A partir daí, você pode usar o ícone de cópia para obter o link e compartilhar em outro lugar, se desejar.

Para adicionar um link ao marcador em seu documento, siga as etapas acima para inserir um link. Em seguida, escolha “Títulos e marcadores” na parte inferior do menu pop-up e escolha o marcador.

Você verá o item vinculado em seu documento. Você e seus leitores simplesmente selecionam o link e clicam em “Marcar” para visitar esse local.

Quer você use uma tabela para uma aparência limpa, uma lista suspensa para inserir facilmente um item ou um resumo e esboço para uma visão geral, esses vários recursos do Google Docs podem tornar seus documentos mais atraentes e úteis para seus leitores.