Um guia para etapas rápidas no Microsoft Outlook

O Outlook inclui um recurso de Etapas Rápidas que permite aplicar várias ações a uma mensagem com um clique. O Outlook inclui várias Etapas Rápidas padrão, mas você também pode criar as suas próprias (e excluir as padrão, se não precisar delas). Se você executa regularmente o mesmo conjunto de ações, criar uma Etapa Rápida e atribuir a ela uma tecla de atalho pode economizar muito tempo. Veja como eles funcionam.

O QuickSteps padrão

Você pode encontrar as Etapas Rápidas na guia “Página inicial” do Outlook. Ao iniciar pela primeira vez, você verá as Etapas Rápidas padrão lá. Você pode clicar em qualquer um deles para aplicar as ações incluídas a uma mensagem selecionada.

As etapas rápidas padrão incluem:

1. Mover para?:  Abre uma janela para você selecionar uma pasta para a qual deseja mover a mensagem.
2. Para o gerente:  Cria uma cópia encaminhada da mensagem atualmente selecionada com o endereço do seu gerente.
3. Email da equipe:  Cria uma mensagem em branco endereçada aos membros de sua equipe. (Se o seu e-mail for gerenciado pelo seu empregador, dependendo de como os administradores do Exchange configuraram a sua caixa de correio, o Outlook pode já saber quem são o seu gerente e os membros da equipe. Caso contrário, você terá que preencher esses dados na primeira vez que os usar passos rápidos.)
4. Concluído:  marca a mensagem como lida e concluída e, em seguida, a envia para uma pasta especificada. Na primeira vez que usar este, você terá que especificar a pasta, mas a partir de então o Outlook se lembrará de sua escolha e a enviará para essa pasta toda vez que você usar o Quick Step.
5. Repetir e excluir:  abre uma resposta à mensagem selecionada no momento e exclui a mensagem selecionada no momento após enviar a resposta.

O Outlook exibe apenas as etapas rápidas disponíveis. Se você não selecionou uma mensagem, por exemplo, apenas a Etapa Rápida “E-mail da equipe” é exibida porque os outros padrões funcionam em uma mensagem existente.

Como criar uma etapa rápida

Para adicionar uma nova Etapa Rápida, clique na opção “Criar Novo” na caixa Etapas Rápidas.

Isso abre uma nova janela onde você pode nomear sua etapa rápida e escolher as ações que deseja executar.

Ao clicar no menu suspenso “Escolher uma ação”, você obtém uma lista de ações possíveis, cada uma das quais pode fornecer opções adicionais para seleção.

Vamos adicionar duas ações: uma para mover a mensagem para uma pasta e outra para marcá-la como lida.

Selecione a ação “Mover para pasta” e escolha a pasta para a qual deseja mover as mensagens.

Em seguida, clique em “Adicionar ação” para adicionar uma segunda ação.

Selecione “Marcar como lida” no menu suspenso.

Opcionalmente, você pode escolher uma das teclas de atalho integradas e adicionar algum texto a ser exibido quando você passa o mouse sobre a Etapa rápida com o ponteiro (uma breve descrição que o lembra das ações que a Etapa rápida executa é útil).

Clique em “Concluir” e sua nova Etapa Rápida aparecerá na caixa Etapas Rápidas no Outlook. Se você passar o mouse sobre a Etapa rápida, verá a tecla de atalho escolhida e qualquer texto de dica inserido.

Agora, tudo o que você precisa fazer é selecionar suas mensagens e clicar no novo QuickStep (ou clicar no combo de teclas de atalho) para aplicar suas ações.

Como editar ou excluir um QuickStep

Se você deseja editar ou excluir uma Etapa Rápida, clique na pequena seta na parte inferior direita do grupo Etapas Rápidas na Faixa de Opções.

Isso abre a janela “Gerenciar etapas rápidas”.

Aqui você tem a opção de editar, duplicar (o que cria uma cópia exata da Etapa Rápida selecionada se você quiser uma semelhante, mas com uma pequena variação) ou excluir uma Etapa Rápida.

Você também pode alterar a ordem em que suas Etapas rápidas aparecem na faixa de opções ou criar uma nova Etapa rápida.

Finalmente, existe a opção de “Redefinir para os padrões”.

Selecionar a opção “Redefinir para os padrões” exclui todas as etapas rápidas que você criou e recria todas as etapas rápidas padrão que você possa ter excluído. Ele também remove todas as alterações feitas nas Etapas Rápidas padrão. Como você não pode desfazer essa ação, será mostrado um aviso. Clique em “Sim” para fazer a reinicialização.

Você também pode ignorar a janela “Gerenciar etapas rápidas” para ações individuais da Etapa rápida clicando com o botão direito em uma etapa rápida na faixa de opções. Isso abre um menu de contexto onde você pode editar, duplicar ou excluir a Etapa Rápida.

E isso é Quick Steps. Não examinamos todas as ações possíveis que você pode adicionar a uma Etapa Rápida porque há várias delas e é uma interface bastante intuitiva, uma vez que você sabe como funciona. Se você deseja tornar sua experiência com o Outlook mais eficiente e menos demorada, as Etapas Rápidas são um ótimo lugar para começar.