Qual é a diferença entre arquivar e excluir e-mails?

Quando se trata de remover e-mails, existem duas opções que quase todos os serviços têm: “Arquivar” e “Excluir”. É um pouco confuso por que existem duas opções que soam muito semelhantes. Qual é a diferença e qual você deve usar?

Tanto o arquivamento quanto a exclusão de e-mails os removerão da sua caixa de entrada, mas é aí que as semelhanças terminam. Saber a diferença entre os dois pode potencialmente salvá-lo de alguns problemas. Vamos dar uma olhada.

O que acontece quando eu “arquivo” um e-mail?

A função de arquivamento nos serviços de e-mail é essencialmente “Delete Lite”. O e-mail é removido da sua caixa de entrada e da sua visão. Parece que você excluiu o e-mail, mas ele não desapareceu para sempre.

Os e-mails arquivados geralmente são colocados em uma pasta especial “Arquivo”. Em alguns casos, como o Gmail, eles não vão para uma pasta especial, mas ficam visíveis quando você alterna para a visualização “Todos os e-mails”. Os e-mails arquivados também aparecem nos resultados da pesquisa .

Se você pensar em correspondência física, a função de arquivamento é como enfiar uma correspondência em uma gaveta. Você não verá mais, mas ainda está lá se você precisar.

O que acontece quando eu “excluo” um e-mail?

Excluir um e-mail é uma função permanente… principalmente. Quando você exclui um e-mail, ele geralmente é movido para uma pasta “Lixeira”. É aí que ele ficará por 30 dias, após o que será removido definitivamente (geralmente) .

Os e-mails que foram excluídos não aparecem em “Todos os e-mails” e você não consegue encontrá-los com a pesquisa. Você tem 30 dias para mudar de ideia, mas depois disso, nunca mais volta.

Para usar o exemplo do correio físico novamente, excluir é como colocar o correio na lixeira. Você pode ter alguns dias para recuperá-lo, mas depois de levá-lo ao meio-fio, ele se foi para sempre.

Qual Devo Usar?

Com essas definições em mente, você pode estar pensando que não há motivo para excluir totalmente um email. Bem, isso pode ser verdade… se você estiver disposto a pagar pelo armazenamento. Os dias de armazenamento gratuito ilimitado para contas do Gmail acabaram.

Em 2013, o Google fundiu todos os dados da conta e limitou o plano gratuito a 15 GB. Sua caixa de entrada do Gmail, Google Drive e Google Fotos contam para essa cota. Todos esses e-mails arquivados podem se somar. Portanto, a menos que você queira pagar por mais armazenamento , exclua alguns e- mails.

É uma boa prática excluir qualquer e-mail que você sabe que nunca mais precisará e arquivar os outros. Não deixe que e-mails de spam irritantes consumam seu armazenamento. Além disso, lembre-se de que o governo dos EUA pode analisar e- mails com mais de 180 dias sem um mandado .

Arquivar e Excluir podem parecer familiares, mas suas funções são drasticamente diferentes. Vá em frente e use esse conhecimento para limpar sua caixa de entrada.