O que é um quadro Kanban e como usá-lo?

Um quadro Kanban é uma ferramenta comum para exibir tarefas. Você pode não saber pelo nome, mas provavelmente já usou um antes e quase certamente viu um no trabalho ou na TV. Vamos dar uma olhada em como eles funcionam.

Um quadro Kanban é usado para visualizar o fluxo de tarefas do início ao fim. Em sua forma mais simples, ele contém três colunas chamadas “To-Do”, “Doing” e “Done”. Para começar, coloque suas tarefas na coluna “Pendências”, mova-as para a coluna “Fazendo” enquanto trabalha nelas e, por fim, mova-as para a coluna “Concluído” quando terminar a tarefa .

Os quadros Kanban fornecem uma representação visual do gerenciamento de processos. Em outras palavras, eles permitem que você veja como suas tarefas estão progredindo.

Eles se originaram como parte do Kanban, um tipo de processo de manufatura enxuta que tem sido usado na manufatura japonesa por décadas, mas foi popularizado principalmente na América do Norte e na Europa como parte de softwares de gerenciamento de tarefas como Jira , Asana , Trello e Planner . Se você já trabalhou com ou em torno do desenvolvimento de software, este tipo de placa será familiar para você.

Originalmente, os quadros Kanban eram físicos, mas com o tempo muitos softwares Kanban foram criados. Ao contrário de muitos processos que mudaram do físico para o digital – pense em gravação de música, planejamento de projeto e contabilidade – ainda é muito comum ter quadros Kanban físicos, geralmente em conjunto com uma cópia digital.

Se você caminhou por um escritório e viu quadros brancos e paredes cobertos de notas Post-It organizadas em colunas, provavelmente você está olhando para um quadro Kanban.

Em algum lugar em um servidor, normalmente haverá uma representação digital desse mesmo quadro Kanban preenchido com Post It, o que pode parecer estranho. Por que os mesmos dados são mantidos em dois lugares, já que apenas duplicam o trabalho de mantê-los?

A razão é bastante simples: um quadro Kanban é projetado para ser visual e fácil de usar, portanto, ter um quadro físico torna mais fácil para uma equipe ver as tarefas e movê-las pelo quadro. Mas um quadro físico não é bom para análise de dados e relatórios, que é onde a versão digital entra.

A versão digital – seja em Jira, Trello, Asana, Planner ou qualquer outro software – também pode ser visualizada de qualquer lugar, o que a torna mais útil para equipes remotas ou partes interessadas que não se sentam com a equipe e seu quadro físico.

Usar um quadro Kanban não poderia ser muito mais simples. Você adiciona tarefas à coluna Pendências e as move (se for um quadro físico) ou arrasta e solta (se for um quadro digital) de uma coluna para a próxima. De vez em quando, você remove as tarefas da coluna Concluída final e as coloca em qualquer lugar que desejar, seja um arquivo de tarefas concluídas ou simplesmente a lixeira.

Os quadros Kanban podem ter quantas colunas você quiser. É comum em equipes de desenvolvimento de software ter colunas para Design, Desenvolvimento, Teste e Documentação, por exemplo. Muitas vezes, colunas mais esotéricas são incluídas que são específicas do processo, como “Fuzzing” (um processo onde dados deliberadamente malformados são inseridos para testar o software para tratamento de erros e segurança), “Pull” (uma solicitação de pull foi enviada para mover o código em um branch do GitHub) e “Pre-Prod” (um trabalho foi movido para o servidor de pré-produção). Mas você pode usar as colunas que quiser em um quadro Kanban, para qualquer tipo de processo.

Fazer algo geralmente requer várias equipes e / ou vários fluxos de trabalho. Os quadros Kanban lidam com isso usando algo chamado “raias de natação”. Enquanto as colunas – To-Do, Doing, Done, etc – são verticais, as raias são barras horizontais onde as tarefas para uma única equipe ou fluxo de trabalho podem ser separadas.

Na maioria dos aplicativos Kanban, você também pode codificar tarefas por cores. Isso permite que você configure sua prancha com raias para equipes e cores para fluxos de trabalho ou vice-versa. Muitas equipes sincronizam as cores de seus Post-it com as cores usadas em seus quadros digitais, razão pela qual tantos escritórios são adornados com Post-its multicoloridos, em vez de uma única cor.

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Kanban é um sistema muito flexível que fornece grandes quantidades de personalização para se ajustar a qualquer processo que você esteja gerenciando. Não importa se você está montando um lançamento espacial de bilhões de dólares no JPL ou rastreando as tarefas de seus filhos , o Kanban pode ajudá-lo a ver suas tarefas e mantê-las no caminho certo.