O que é o Outlook Spaces da Microsoft? (também conhecido como Projeto Moca)

Se você tiver uma assinatura do Office 365 ou Microsoft 365 (O365 ou M365), deve ter notado um novo ícone chamado “Projeto Moca” no Outlook Online. Veja o que é e como você pode usar a ferramenta de gerenciamento de projetos.

Projeto Moca é o nome da Microsoft para algo que será chamado de “Outlook Spaces” quando for lançado oficialmente ao público. Já está disponível na versão Insider do O365 há algum tempo. Agora está disponível para visualização, o que significa que a Microsoft está abrindo acesso a muito mais pessoas para obter feedback e avaliar a reação do usuário.

Normalmente, um aplicativo que chega até aqui será visualizado usando seu nome final — Outlook Spaces, neste caso. Ao abrir o link do Projeto Moca, você será direcionado até https://outlook.live.com/spaces/, mas por algum motivo, a empresa manteve o nome “Projeto Moca”.

Então o que é? Bem, o Projeto Moca é uma ferramenta de colaboração para gerenciamento de projetos. É parte planejador , parte quadro branco , parte balanço e parte algo novo. Se você está se perguntando por que a Microsoft o chamou de “Moca”, parece uma brincadeira com “MOCHA”,  uma estrutura de gerenciamento de projeto .

Nem todos terão acesso ao Projeto Moca. Para ver se você o faz, faça login em sua conta do O365 / M365, abra o Outlook Online e observe a parte inferior da barra de aplicativos no lado esquerdo. Se você tiver o aplicativo Projeto Moca, ele estará na parte inferior.

Ao clicar no ícone pela primeira vez, você pode escolher um modelo ou selecionar uma tela em branco.

O Projeto Moca abre as configurações do espaço, onde você deve inserir um nome para o seu espaço, mas todo o resto é opcional.

Se você inserir o nome dos contatos que estão envolvidos no projeto em que está trabalhando, bem como as palavras-chave, o Moca procurará e-mails, documentos e outros arquivos correspondentes em sua conta do O365 que você pode adicionar à tela. Pressione “Criar” e sua tela será gerada.

Dependendo do modelo selecionado, você obterá diferentes padrões em sua tela. Eles terão nomes diferentes dependendo do modelo, mas qualquer que você escolher, você obterá colunas Kanban para as quais pode arrastar emails, documentos e tarefas.

Esses são os mesmos buckets que você obtém no Microsoft Planner . No lado direito, haverá uma seção Atividade que, se você inserir detalhes de contato ou palavras-chave, será preenchida automaticamente com e-mails e eventos de calendário do Outlook.

Haverá outras coisas na tela, dependendo do modelo que você escolher, como marcos, objetivos, um aplicativo de clima e links para pesquisas da Microsoft sobre um tópico.

Você pode adicionar quantas coisas quiser na barra lateral localizada no lado esquerdo, como tarefas, links e arquivos.

E é isso. A tela pode ser tão grande quanto você quiser, então o número de coisas que você pode adicionar parece bastante ilimitado (assim como a tela do quadro branco ), embora o foco do aplicativo pareça ser os grupos de tarefas (assim como o Planner) cercados por qualquer informação adicional que você deseja adicionar (assim como Sway).

Como o Projeto Moca ainda é uma prévia no momento da escrita, está faltando muito do que pode parecer útil, como ferramentas de colaboração e compartilhamento. É muito manual, então você mesmo pode configurar baldes e tarefas, e não há como mover tarefas automaticamente quando você altera seu status, nem dá a opção de sinalizar um fluxo com coisas como setas ou outros recursos visuais. Claro, você poderia criar suas próprias imagens e colá-las, mas algumas opções de fluxograma no estilo do Visio definitivamente dariam a uma ferramenta tão aberta e de forma livre alguns limites e direção.

Há também uma inesperada falta de integração com o SharePoint, Power Automate (anteriormente Microsoft Flow ) e Microsoft Forms , que normalmente estão ligados a tudo o que a Microsoft faz no 365.

No entanto, vamos enfatizar que esta é uma prévia e a Microsoft geralmente adiciona muitos recursos em seus primeiros aplicativos com o tempo. É uma ideia interessante que certamente tem potencial, mesmo que agora não pareça pronta para o horário nobre.