Como usar o Microsoft Planner em equipes

Se você usa o Microsoft Teams para se comunicar e colaborar com seus colegas de trabalho, há uma boa chance de sua equipe também usar o Planner para gerenciar o trabalho. Veja como usar o Planner em equipes e visualizar suas tarefas ao lado do bate-papo da equipe.

A Microsoft vê o Teams como um “único painel de vidro” através do qual você pode ver todo o seu trabalho em um só lugar. A empresa adicionou integrações com outros aplicativos do Office 365 (O365), como Word, Excel, Forms , Sway e outros, bem como todo um host de aplicativos de terceiros.

Um dos aplicativos que você pode integrar é o Planner , o aplicativo de tarefas da Microsoft. Já cobrimos o Planner em  detalhes  antes. É um gerenciador de tarefas sólido com alguns toques agradáveis e forte integração com outros aplicativos O365, como o  Outlook . O Planner pode ser usado sozinho, mas realmente ganha vida quando uma equipe de pessoas o usa para mover tarefas entre buckets, designados e datas.

Se você usa o Microsoft Teams para colaboração e o Planner para gerenciamento de tarefas, não é difícil vinculá-los para que possa ver seus planos no Teams. Você também pode adicionar novos planos ou exibir os existentes e visualizar todos os seus planos e tarefas em um só lugar. Você pode até abrir seu plano no aplicativo Planner para fazer trabalho administrativo que você não pode fazer no Teams.

O aplicativo cliente oferece a melhor experiência de equipes, então usaremos isso, em vez do aplicativo da web.

Como adicionar um novo plano à sua equipe

O Teams usa o conceito de guias, assim como um navegador. Para adicionar um novo plano à sua equipe, selecione o canal ao qual deseja adicionar o plano. Clique no sinal de mais (+) à direita das guias.

Na janela “Adicionar uma guia”, clique no bloco “Planejador”.

Na janela Planejador, selecione o botão de opção próximo a “Criar um novo plano” e digite um nome para o seu plano. Marque a caixa de seleção ao lado de “Postar no canal sobre esta guia” se quiser informar sua equipe que você criou um novo plano e clique em “Salvar”.

Seu plano foi criado e agora está visível na nova guia.

Você está pronto e funcionando! Você pode começar a criar e atribuir tarefas como faria no Planner.

Como adicionar um plano existente à sua equipe

Adicionar um plano existente é um pouco diferente. Quando você cria um novo plano – seja diretamente por meio do Planner ou em um grupo Microsoft 365 / Office 365 (M365 / O365) – ele tem permissões específicas. Quem pode ver e editar o plano será diferente na sua equipe, então você não pode adicionar esse plano diretamente à sua equipe.

Mesmo que sua equipe e plano tenham permissões idênticas no momento, eles são controlados em lugares diferentes. Dar permissão a alguém para um plano significa dar permissão a todo o grupo M365 / O365 no qual ele foi criado. As equipes não podem integrar o seu plano nesta situação porque não é possível ter certeza de quais permissões permitir quando alguém novo é adicionado à equipe.

Porém, há outra forma de integrar um plano: você pode usar um link.

Abra o plano que deseja integrar com o Teams. Clique nas reticências (…) Na parte superior do plano e selecione “Copiar Link para o Plano”.

Você verá um pequeno banner no canto inferior esquerdo informando que o link foi copiado para a área de transferência do seu computador.

Agora, abra Equipes e clique no sinal de mais (+) à direita das guias.

Na janela “Adicionar uma guia”, clique no bloco “Site”.

Dê um nome à guia, cole o URL que você copiou do Planner e clique em “Salvar”.

Isso adiciona seu plano à equipe. Você pode precisar fazer login no O365 na primeira vez que fizer isso, mas não precisará fazer login toda vez que acessar a guia.

Ao contrário de adicionar um novo Plano, esta é a página da web do Planner real para o plano, incorporada às equipes. Você pode fazer as mesmas coisas nesta página que você pode fazer no Planner.

Se alguém em sua equipe fizer login no O365, mas não conseguir ver o plano, normalmente é porque ele ou ela não recebeu permissão. Você precisará ir no Planner e conceder a essa pessoa a associação ao grupo.

Ver todos os planos e tarefas nas equipes

Ter vários planos pode ser útil, mas também pode ser entediante alternar de guia em guia para ver todas as suas tarefas. Felizmente, o Teams tem um aplicativo que pode ajudar nisso.

Clique nas reticências (…) Na barra lateral. Na janela que se abre, clique em “Planejador”.

Um botão Planejador é adicionado à barra lateral, que mostra suas tarefas de todos os planos aos quais você tem acesso.

Isso não mostrará apenas tarefas de planos integrados com equipes, mas mostrará aquelas de qualquer plano cujas tarefas tenham sido atribuídas a você.

Depois de clicar em um botão diferente na barra lateral, no entanto, o botão Planejador desaparece. Para fixá-lo, basta clicar com o botão direito do mouse no botão Planejador e selecionar “Fixar”.

O botão Planejador agora permanecerá visível na barra lateral.

Coisas que você não pode fazer nas equipes que você pode fazer no Planner

Se você adicionou seu plano usando um link de um existente, você pode fazer tudo o que você pode fazer no Planner. Isso ocorre porque você está visualizando seu plano real incorporado em uma página da web.

Se você criou seu plano diretamente no Teams, pode fazer quase tudo com o seu plano que pode fazer no Planner. Você pode criar, atribuir ou editar tarefas, visualizar informações analíticas na guia Gráficos, ver a visualização do calendário na guia Programação e assim por diante.

Para concluir as tarefas a seguir, no entanto, você terá que ir para o aplicativo Planner:

• Adicionar um plano como favorito
• Excluir um plano
• Copie um plano completo
• Publique seu plano para mostrá-lo no Outlook

Para abrir o Planner from Teams, clique no ícone do Globo no canto superior direito de uma guia com um plano.

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As equipes e o planejador andam de mãos dadas se você estiver trabalhando em grupo. É óbvio que a Microsoft se esforçou para integrar esses aplicativos e simplificar o processo. Portanto, economize alguns cliques e mantenha seu trabalho em um só lugar, adicionando seu plano à sua equipe.