Como usar conjuntos de ícones para representar valores no Microsoft Excel

Se você está procurando uma maneira única de representar seus dados no Microsoft Excel, considere o uso de conjuntos de ícones. Semelhante às escalas de cores , os conjuntos de ícones usam uma gama de valores e usam efeitos visuais para simbolizar esses valores.

Com uma regra de formatação condicional, você pode exibir ícones como semáforos, estrelas ou setas com base nos valores inseridos. Por exemplo, você pode mostrar uma estrela vazia para um valor de 10, uma estrela parcialmente preenchida para 30 e uma estrela preenchida completa para 50.

Esse recurso é ótimo para coisas como usar um sistema de classificação, mostrar tarefas concluídas, representar vendas ou exibir um fluxo nas finanças.

Aplicar um conjunto de ícones de formatação condicional rápida

Como outras regras de formatação condicional no Excel, como o destaque de valores com classificação superior ou inferior , você tem algumas opções rápidas para escolher. Isso inclui conjuntos de ícones básicos usando três, quatro ou cinco categorias com uma gama de valores predefinidos.

Selecione as células às quais deseja aplicar a formatação clicando na primeira célula e arrastando o cursor pelo resto.

Em seguida, abra a guia Página inicial e vá para a seção Estilos da faixa de opções. Clique em “Formatação condicional” e mova o cursor para “Conjuntos de ícones”. Você verá essas opções rápidas listadas.

Ao passar o cursor sobre os vários conjuntos de ícones, você pode vê-los visualizados em sua planilha. Essa é uma maneira bacana de ver qual conjunto de ícones funciona melhor para você.

Se você localizar um que deseja usar, basta clicar nele. Isso aplica a regra de formatação condicional às células selecionadas com o conjunto de ícones que você escolheu. Como você pode ver na imagem abaixo, selecionamos as estrelas do nosso exemplo inicial.

Crie um conjunto de ícones de formatação condicional personalizada

Conforme mencionado anteriormente, essas opções de Conjunto de ícones do menu pop-out têm valores predefinidos anexados. Portanto, se você precisar ajustar os intervalos para corresponder aos dados em sua planilha, poderá criar uma regra de formatação condicional personalizada. E é mais fácil do que você imagina!

Selecione as células onde deseja aplicar os ícones, vá para a guia Página inicial e escolha “Nova regra” na lista suspensa Formatação condicional.

Quando a janela Nova regra de formatação for aberta, selecione “Formatar todas as células com base em seus valores” na parte superior.

Na parte inferior da janela, clique na lista suspensa Estilo de formato e escolha “Conjuntos de ícones”. Em seguida, você personalizará os detalhes da regra.

Escolha o estilo do ícone na próxima lista suspensa. Novamente, você pode escolher entre três, quatro ou cinco categorias. Se você preferir os ícones na disposição oposta, clique em “Inverter ordem dos ícones”.

Um recurso útil da regra personalizada Conjuntos de ícones é que você não fica preso ao conjunto exato de ícones que seleciona. Abaixo da caixa suspensa Estilo de ícone, você verá caixas para os ícones no grupo. Isso permite que você personalize os ícones exatos para sua regra. Portanto, se você, por exemplo, quiser usar uma estrela, bandeira e flecha em vez de três estrelas, vá em frente!

A parte final da configuração de sua regra é inserir os valores do intervalo. Escolha “Maior que” (>) ou “Maior que ou igual a” (> =) na primeira caixa suspensa. Insira seu valor na próxima caixa e escolha se é um número, porcentagem, fórmula ou percentil. Isso oferece grande flexibilidade para configurar sua regra.

Agora, clique em “OK” para aplicar sua regra.

Outro recurso útil que vale a pena mencionar é que você pode exibir apenas o ícone. Por padrão, o Excel mostra o ícone e o valor inserido. Mas pode haver casos em que você planeja confiar apenas no ícone. Nesse caso, marque a caixa “Mostrar apenas o ícone”.

Aqui está um excelente exemplo de uso de conjuntos de ícones onde você deseja apenas mostrar o ícone.

Queremos exibir ícones de semáforo verdes, amarelos e vermelhos para indicar se nosso pedido é novo, em andamento ou concluído. Para fazer isso, vamos simplesmente inserir os números um, dois ou três. Como você pode ver, os valores não são importantes neste cenário. Eles são usados ​​apenas para acionar o ícone, que é o que queremos ver.

Então, fazemos o seguinte:

1. Selecione nossos ícones de semáforo de três categorias.
2. Inverta a ordem (porque queremos o maior número representado por vermelho).
3. Insira nossos valores “3” e “2” como “Números”.
4. Marque a caixa para mostrar apenas o ícone.

Agora, tudo o que precisamos fazer em nossa planilha é digitar “1” para novos pedidos, “2” para os em andamento e “3” para pedidos completos. Quando pressionamos Enter, tudo o que vemos são nossos indicadores de semáforo verde, amarelo e vermelho.

Esperançosamente, este manual de instruções para o uso de conjuntos de ícones no Microsoft Excel solicitará que você aproveite esse recurso maravilhoso. E para outra maneira de usar a formatação condicional, dê uma olhada em como criar barras de progresso no Excel .