Como tornar documentos do Word preenchíveis, mas não editáveis

Se os contratos fazem parte do seu fluxo de trabalho diário, você sabe como é frustrante quando as pessoas alteram partes do documento ou forma que não deveriam. Felizmente, o Microsoft Word tem uma ferramenta de desenvolvedor que permite proteger o texto em seu documento enquanto permite que as pessoas preencham os espaços em branco.

Tornando seu documento preenchível, não editável

Digamos, por exemplo, que você tenha um acordo de não divulgação que deseja enviar a um funcionário que ingressará na sua empresa. Você deseja dar ao indivíduo receptor a capacidade de preencher os espaços em branco no documento, mas também deseja garantir que nenhuma das informações no NDA seja alterada ou modificada de alguma forma. São necessários apenas alguns passos para conseguir isso no Word. Veja como.

Primeiro, pegue o documento legal com o qual deseja trabalhar. A Microsoft fornece alguns modelos básicos, mas também há muitos sites que fornecem modelos jurídicos detalhados e abrangentes online gratuitamente, elaborados por advogados reais. Neste exemplo, usaremos um NDA que pegamos no link acima.

Depois de puxar o documento, é hora de adicionar alguns controles e proteção a ele. Primeiro, você precisa entrar na guia “Desenvolvedor”. O Word não exibe isso na faixa de opções por padrão, então vamos corrigir isso.

Clique em “Arquivo”.

Na parte inferior do menu, selecione “Opções”.

No painel esquerdo do menu Opções, selecione “Personalizar Faixa de Opções”.

À direita, marque a caixa de seleção “Desenvolvedor”, que você encontrará em “Personalizar a faixa de opções”, e clique em “OK”.

Agora você notará que a guia Desenvolvedor aparece entre as guias Exibir e Ajuda. Vá em frente e mude para a guia “Desenvolvedor”.

Uma vez lá, encontre o grupo “Controles”, onde você verá várias opções de controle de conteúdo para texto rico ou simples, imagens, caixas de combinação, listas suspensas, selecionadores de data, caixas de seleção ou controles de bloco de construção.

Vamos colocar isso em prática. Na seção de assinatura de nosso modelo de NDA, inseriremos um selecionador de data e uma caixa de rich text para preenchermos a data de nosso contrato e o nome impresso, respectivamente.

Primeiro, leve o cursor para a área onde deseja inserir um selecionador de data. Vamos colocar o nosso aqui:

Em seguida, na guia “Desenvolvedor”, selecione “Controle de conteúdo do selecionador de data” (é o ícone do calendário).

Agora você verá uma caixa aparecer. Clique na seta e escolha uma data no calendário que aparece.

A seguir, vamos remover as linhas ao lado de “Por:” e substituí-las por uma caixa de rich text. Assim que as linhas forem excluídas, coloque seu ponto de inserção onde ele precisa ir:

De volta à guia “Desenvolvedor”, clique no botão “Controle de conteúdo Rich Text”.

Sua caixa de texto aparecerá agora. Repita as etapas para a próxima linha onde deve aparecer um nome, e você terá algo parecido com isto:

Como você pode ver, agora você tem seções preenchíveis para texto e uma data.

O uso desse recurso é particularmente útil para formulários que seriam enviados com frequência e têm várias seções que precisariam ser preenchidas pela parte receptora. Pegue o primeiro parágrafo do nosso NDA, por exemplo:

Esse único parágrafo tem sete partes que precisam ser preenchidas. Faz sentido transformá-lo em um formulário preenchível.

Seguindo em frente, um NDA não é um documento que costuma ter seu conteúdo alterado. Da mesma forma, ao enviar um contrato para ser assinado, você deseja ter certeza de que nenhum conteúdo foi alterado e enviado de volta para você sem o seu conhecimento. Restringir os direitos de edição da parte receptora é uma ótima maneira de proteger a integridade do documento, assim como você.

Para tornar um documento não editável, primeiro, selecione todo o texto no documento pressionando Ctrl + A. Assim que todo o texto estiver destacado, clique em “Restringir edição” no grupo “Proteger” na guia “Desenvolvedor”.

No painel “Restringir edição” que aparece à direita, selecione a opção na seção “Restrições de edição”.

Em seguida, na mesma seção, clique na seta para fazer o menu suspenso aparecer e selecione “Preenchimento de formulários”.

Por fim, selecione “Sim, comece a aplicar proteção”.

Para dar ao seu documento uma camada adicional de proteção, você será solicitado a criar uma senha. Isso é totalmente opcional. Se você decidir fazer isso, digite uma senha e clique em “OK”. Caso contrário, basta clicar em Cancelar.

É isso aí. Agora você tem um documento preenchível que está protegido contra edição não intencional (ou intencional). O exemplo que usamos aqui é apenas um dos muitos casos de uso em que esse recurso seria útil. Aproveite esse recurso na próxima vez que tiver um questionário ou formulário jurídico que deseja enviar!