Como testar a “legibilidade” de sua escrita no Microsoft Word ou Outlook

O Microsoft Word e o Outlook há muito apresentam a capacidade de visualizar estatísticas de “legibilidade” do que você está escrevendo, para que você saiba o quão simples ou complexo está escrevendo. Isso pode ajudar a garantir que sua escrita seja legível o suficiente para o público-alvo.

Em versões anteriores do Word, o recurso estava a apenas um clique de distância na barra de status. Nas versões a partir de 2013, você deve habilitar o recurso primeiro e, em seguida, acessá-lo executando uma verificação ortográfica e gramatical.

A verificação ortográfica e gramatical no Word e no Outlook ocorre no painel de revisão e oferece uma maneira bastante sólida de revisar documentos. Existem alguns suplementos de verificação gramatical melhores para o Office, mas mesmo se você os tiver habilitado, ainda será necessário habilitar a verificação gramatical interna para poder usar as estatísticas de legibilidade. Se isso vale a pena, depende de você. E se você não se importa em ter a verificação gramatical ativa, mas prefere não se distrair com os sublinhados ondulados enquanto trabalha, pode sempre desativar a verificação ortográfica e gramatical enquanto digita .

Como habilitar estatísticas de legibilidade

Para acessar as estatísticas de legibilidade no Word, primeiro você precisa ativar o recurso. No Word, clique na guia Arquivo e em Opções. Na janela Opções, selecione a guia Revisão. Ative as caixas de seleção “Verificar gramática com ortografia” e “Mostrar estatísticas de legibilidade”. Clique em OK quando terminar.

O processo é semelhante no Outlook. Clique na guia Arquivo e em Opções. Na janela Opções, selecione a guia Correio e clique no botão “Ortografia e correção automática”.

Na janela Opções do editor, selecione a guia Revisão. Ative as caixas de seleção “Verificar gramática com ortografia” e “Mostrar estatísticas de legibilidade” e clique em OK.

Observe que, tanto no Word quanto no Outlook, você pode desmarcar as opções para verificar erros ortográficos e gramaticais à medida que digita, se achar que isso o distrai.

Como visualizar estatísticas de legibilidade

Agora que você habilitou a leitura das estatísticas, verificar a pontuação de legibilidade de um documento ou seleção de texto é simples. Tudo que você precisa fazer é executar uma verificação ortográfica e gramatical. Você pode selecionar um texto específico para verificar ou certificar-se de que nada esteja selecionado para verificar todo o documento. Inicie uma verificação ortográfica e gramatical pressionando F7 ou clicando no botão Correção na barra de status na parte inferior da janela.

Execute a verificação ortográfica e gramatical e, quando terminar, a janela Estatísticas de legibilidade aparecerá.

A janela mostra algumas estatísticas básicas, como contagem de palavras e caracteres, junto com algumas médias, como sentenças por parágrafo. Na seção Legibilidade, você verá duas pontuações: Flesch Reading Ease e Flesch-Kincaid Grade Level. Ambas as pontuações são baseadas em fórmulas que levam em consideração o comprimento médio da frase (ASL) e a média de sílabas por palavra (ASW).

• Flesch Reading Ease . Esta pontuação avalia a legibilidade do seu texto em uma escala de 100 pontos, com pontuações mais altas sendo mais fáceis de ler. Pontuações de 0 a 60 são normalmente consideradas como nível de graduação universitária e bastante difíceis de ler. Pontuações de 60-80 são consideradas razoavelmente fáceis de ler e escrever em inglês simples. A maioria dos documentos profissionais se enquadra nessa faixa. Pontuações superiores a 80 são consideradas fáceis de ler para as crianças.
• Nível de classificação Flesch-Kincaid . Esta pontuação classifica a legibilidade do texto com base nos níveis de escolaridade dos EUA. Uma pontuação de 4,0, por exemplo, significa uma escrita que pode ser entendida por um aluno da quarta série. A maioria dos documentos profissionais fica em algum lugar na faixa de 7,0-11,0.

E se você gosta de saber a matemática por trás das coisas, a fórmula usada para determinar a pontuação Flesch Reading Ease é:

206,835 - (1,015 x ASL) - (84,6 x ASW)

A fórmula usada para determinar a pontuação do Flesch-Kincaid Grade Level é:

(0,39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59

E é isso! É um recurso simples de habilitar e usar e, embora você não queira basear tudo o que escreve em pontuações de legibilidade, elas ainda podem ser uma ferramenta útil para garantir que você esteja atingindo o público certo com sua escrita.