Como salvar e-mails (e outros itens) como arquivos no Microsoft Outlook

Você pode salvar seus e-mails, contatos e compromissos do Outlook como arquivos individuais. Salvar esses itens pode ajudá-lo a acessá-los mais rápida e facilmente mais tarde. É uma maneira conveniente de fazer backup ou compartilhar certas mensagens, ou apenas torná-las facilmente acessíveis.

Como salvar uma mensagem de e-mail como um arquivo

Primeiro, vamos dar uma olhada em como salvar mensagens como arquivos no Outlook. Isso pode ser útil se você quiser uma cópia de backup do e-mail em seu computador (ou para outro computador), ou se quiser usar a mensagem como modelo para mensagens futuras.

Comece abrindo a mensagem que deseja salvar. Na janela de e-mail, clique no menu “Arquivo” na Faixa de Opções.

Selecione o comando “Salvar como”.

No menu “Salvar como”, navegue até o local onde deseja salvar o arquivo e digite um nome para o arquivo. Por padrão, o Outlook o nomeia com a linha de assunto da mensagem, mas você pode alterá-lo para o que quiser.

Você também pode salvar uma mensagem como diferentes tipos de arquivos usando o menu suspenso “Salvar como tipo”. O padrão é o formato de mensagem do Outlook. Se você escolher essa opção, poderá apenas clicar duas vezes no arquivo para abri-lo no Outlook novamente. Mas, existem algumas outras opções que você também pode escolher:

• Somente texto : quando você salva sua mensagem como um arquivo somente texto, está apenas salvando as palavras, não qualquer formatação ou imagem.
• Modelo do Outlook : salvar sua mensagem como um modelo do Outlook significa que você pode aplicar a formatação a emails futuros. Quando você abre o arquivo, o Outlook cria uma nova mensagem com o conteúdo do arquivo que você pode endereçar e enviar.
• HTML : Salvar sua mensagem como um documento HTML significa que você está salvando seu e-mail para ser visualizado em uma página da web. Você poderá abrir a mensagem em qualquer navegador da web.
• MHT : um arquivo MHT é um arquivo de página da web. Como um arquivo HTML, ele foi projetado para ser visualizado em um navegador da web. Ao contrário de um arquivo MHT, um arquivo HTML salva todo o texto, código, imagens e outras mídias em um único arquivo.

Quando terminar, clique no botão “Salvar”.

E sua mensagem agora está salva como um arquivo.

 

Como salvar uma mensagem de e-mail como PDF

Você também pode salvar seu e-mail como PDF usando a impressora de PDF embutida no Office da Microsoft. Salvar como PDF é uma ótima maneira de salvar uma cópia de backup de uma mensagem que você poderá ler com toda a formatação adequada.

Na janela de mensagem, clique no menu “Arquivo” na Faixa de Opções.

Clique no comando “Imprimir”.

Clique no menu suspenso “Impressora” e escolha a opção “Microsoft Imprimir em PDF”.

Observe que se você tiver outro aplicativo de criação de PDF instalado em seu computador (ou se estiver usando o macOS), as opções aqui podem ser diferentes. Por exemplo, se você tiver o Adobe instalado, provavelmente verá uma opção “Adobe PDF”. Isso vai funcionar muito bem.

Em seguida, clique no botão “Imprimir”.

Na janela “Salvar PDF como” que é aberta, selecione onde deseja que o PDF seja salvo, digite um nome de arquivo e clique no botão “Salvar.

 

Agora você salvou seu e-mail como PDF.

E observe que, como você está apenas imprimindo em um mecanismo de renderização de PDF, o mesmo truque funciona exatamente da mesma maneira para salvar qualquer item no Outlook (contatos, compromissos e assim por diante) em PDF.

Como salvar um contato como um arquivo

Você também pode salvar contatos como arquivos usando o Outlook. Funciona quase da mesma forma que salvar mensagens e pode ser útil para fazer backup de contatos individuais ou movê-los para um novo computador. Os contatos também são salvos como arquivos Vcard (CVF) – um formato usado por muitos outros aplicativos que funcionam com contatos. Isso também facilita a transferência de um contato para outro aplicativo ou o envio das informações de um contato a outra pessoa para que ela possa importá-la para qualquer aplicativo que use.

Na janela de contato, clique em “Arquivo” na faixa principal.

Clique no comando “Salvar como”.

Na janela “Salvar como”, navegue até onde deseja salvar o arquivo do contato e altere o nome, se desejar.

Assim como com as mensagens, você pode escolher alguns formatos de arquivo diferentes aqui no menu suspenso “Salvar como tipo”:

• Somente texto : quando você salva seu contato como um arquivo somente texto, está apenas salvando as palavras, não qualquer formatação ou imagem.
• Formato Rich Text : Salvar seu contato como um arquivo Rich Text significa que você pode salvar vários tipos diferentes de formatação, como negrito e itálico, junto com imagens, em seu arquivo. Este formato pode ser útil se você tiver uma foto com seu cartão de contato.
• Outlook Message Format: When you save your contact in the Outlook Message Format, you can open it in Outlook (even on another computer) and it’ll work like any other Outlook contact. But then, it will behave the same way if you save it in the default VCF format, so there’s not much advantage here.

When you’re done, click the “Save” button.

You have now saved your contact as a file.

 

How to Save an Appointment (or Your Whole Calendar) as a File

And just like with other Outlook items, you can also save your appointments as files. While it’s not nearly as useful to back up saved copies of individual appointments, Outlook does support the vCalendar standard, meaning that you can save an appointment, send it to someone else, and they can then import it into a different supported app.

Open the appointment you want save. In the appointment window, click the “File” menu on the Ribbon.

Click the “Save As” command.

Navigate to where you want to save the appointment file, and then give it a name.

Just like with messages and contacts, you can choose a few different file formats here from the “Save As Type” dropdown menu:

• Text Only: When you save your appointment as a Text Only file, you’re just saving the words, not any formatting or images.
• Outlook Template: Saving your appointment as an Outlook Template means that you can apply the formatting to future calendars or calendar appointments.
• Outlook Message Format: When you save your appointment in the Outlook Message format, you can open it in Outlook again, even on another computer.
• HTML: Saving your message as an HTML document means that you’re saving your appointment to be viewed in a webpage.
• MHT: An MHT file is a web page archive file. Like an HTML file, it’s designed to be viewed in a web browser. Unlike an MHT file, an HTML file saves all the text, code, images, and other media into one single file.
• iCalendar Format: iCalendar is another calendar standard that lets you transfer calendar information to different calendar apps.

Select if you would like to save a single appointment or your entire calendar. Saving your entire calendar will save all the data in your current Outlook calendar.

When you’re done, click the “Save” button.

And you have now successfully saved your appointment or calendar.