Como ocultar endereços de e-mail em um grupo de contatos do Outlook

Ao enviar um e-mail a um grupo de contatos do Outlook (formalmente conhecido como lista de distribuição), você pode ocultar os endereços de e-mail no grupo dos destinatários. Esta é a maneira mais fácil de proteger as informações privadas das pessoas.

O que é um grupo de contato?

No Office 365 (O365), a versão de assinatura do Office da Microsoft, dois grupos separados substituíram as listas de distribuição:

• Grupos O365:  Projetado para colaboração em tempo real entre um grupo de pessoas, esses grupos incluem uma caixa de correio compartilhada, calendário, armazenamento de arquivo, planejador e OneNote Notebook. Eles são ótimos para pequenas equipes de projeto, organizando os ensaios do seu grupo de teatro local ou qualquer outro cenário em que você precise de ferramentas de colaboração rápidas e simples.
• Grupos de contatos:  são vários endereços de e-mail adicionados a um grupo. Em vez de adicionar cada um deles individualmente a um e-mail, você pode enviar um e-mail com o nome do grupo e todos nesse grupo serão adicionados como destinatários. Se você acha que isso soa exatamente como uma lista de distribuição, você está certo, com uma exceção notável: por padrão, as listas de distribuição (e grupos do O365) aparecem no catálogo de endereços global de sua organização para que todos vejam. Os grupos de contato são pessoais para você.

Se você não tem o O365 e está usando uma versão autônoma do Office sem aplicativos da web, ainda pode ter listas de distribuição disponíveis para você. Estaremos mostrando a você como ocultar os nomes dos destinatários em um grupo de contato, mas as mesmas etapas funcionam para listas de distribuição.

Por que você esconderia os nomes em um grupo de contatos?

Às vezes, é apenas cortesia comum. Seus amigos podem concordar com você contatá-los por e-mail, mas provavelmente não querem que suas informações de contato sejam compartilhadas com todos para quem você envia e-mails em massa.

Muitos problemas de proteção e conformidade de dados fornecem bons motivos para ocultar o endereço de e-mail de alguém. Se você lida com qualquer informação sensível, especialmente financeira ou médica, provavelmente é obrigado a manter a identidade das pessoas em sigilo.

Os endereços de e-mail costumam ser fáceis de vincular a uma pessoa real, pois são considerados “informações de identificação individual” tanto pela HIPAA nos Estados Unidos quanto pelo GDPR na Europa. Portanto, se você estiver enviando um e-mail para um grupo de suporte, por exemplo, não deve compartilhar as informações de contato do destinatário.

Como você oculta os nomes em um grupo de contatos?

A boa notícia é que ocultar os nomes usando a opção CCO ao criar seu e-mail é simples.

BCC significa cópia cega de carbono. É quase certo que você já usou a opção CC (cópia carbono) quando deseja incluir alguém que não é o destinatário principal de um e-mail. O CCO funciona exatamente como o CC, exceto que os destinatários do CCO veem apenas o nome do remetente e o nome da pessoa no campo “Para”.

As pessoas que receberam Cco também não veem se alguém foi Cc e não recebem nenhuma resposta se alguém clicar em “Responder a todos”.

O campo CCO não fica visível por padrão quando você cria um novo e-mail, mas o acesso é fácil. Abra um novo e-mail no Outlook e clique em Opções> BCC.

Isso exibirá o campo BCC no novo e-mail.

Você tem que fazer isso apenas uma vez. No futuro, todos os emails mostrarão a opção BCC. Se você deseja ocultar o campo BCC, clique em Opções> BCC de qualquer e-mail e ele não aparecerá novamente.

Agora que está visível, digite seu nome no campo “Para” e seu grupo de contato no campo “BCC”.

Todos no grupo de contato receberão o e-mail, mas poderão ver apenas a pessoa que o enviou (você) e a pessoa no campo “Para” (também você).

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A primeira vez que você fizer isso, considere colocar uma nota no e-mail explicando às pessoas que você está usando o BCC para proteger sua privacidade. Isso impedirá que seus destinatários menos experientes em tecnologia se perguntem por que estão recebendo um e-mail que parece ser seu!