Como inserir blocos de texto rapidamente no Microsoft Word com AutoTexto

Todos nós temos alguns grandes pedaços de texto que temos que digitar regularmente – como seu endereço, nomes longos ou frases, ou mesmo tabelas e imagens que você usa com frequência. O recurso de AutoTexto do Word permite armazenar esses pedaços de texto e inseri-los rapidamente com apenas alguns toques de tecla, para que você perca menos tempo digitando.

O recurso AutoTexto faz parte do Office há muito tempo, mas agora faz parte das Partes Rápidas, que foram adicionadas ao Office 2007. Além das entradas de AutoTexto, o recurso Partes Rápidas permite inserir propriedades do documento (como título e autor ) e campos (como datas e números de página). Partes rápidas e entradas de AutoTexto também são conhecidas como “Blocos de construção” e o Word vem com muitos blocos de construção predefinidos. Você também pode adicionar quantos blocos de construção personalizados desejar.

NOTA: Escrevemos anteriormente sobre como fazer referência a texto de outros documentos no Word para que você possa inserir conteúdo reutilizável em outros documentos que serão atualizados automaticamente. O truque discutido nesse artigo é semelhante ao uso de uma entrada de AutoTexto. No entanto, uma vez que o conteúdo é inserido usando uma entrada de AutoTexto, esse conteúdo NÃO será atualizado automaticamente quando você alterar a entrada de AutoTexto.

Existem outros softwares por aí, como o PhraseExpress for Windows, que realiza tarefas semelhantes em todo o sistema. Isso é ótimo porque funciona em todos os aplicativos, não apenas no Word, mas no AutoTexto tem algumas vantagens próprias – a saber, tem mais opções de formatação (especialmente aquelas específicas do Word) do que o PhraseExpress e está disponível onde o Word estiver. Portanto, se você não tiver permissão para instalar programas de terceiros em seu computador de trabalho, por exemplo, ainda poderá usar o AutoTexto.

Você só pode armazenar entradas de AutoTexto em modelos , não nos próprios documentos. Por padrão, novas entradas de AutoTexto são armazenadas no modelo Normal.dotm. Isso limita a disponibilidade de suas entradas de AutoTexto para sua máquina apenas, a menos que você compartilhe seu modelo Normal.dotm com outras máquinas. Você pode adicionar entradas de AutoTexto a modelos personalizados, mas há limitações nisso que discutiremos posteriormente neste artigo.

Como criar uma nova entrada de AutoTexto

Para começar, crie um novo documento do Word e digite o conteúdo (texto, imagens, tabelas, etc.) que deseja adicionar como uma entrada de AutoTexto. Em seguida, destaque o conteúdo e clique na guia “Inserir”.

Se desejar que o texto da entrada de AutoTexto seja armazenado com a formatação de parágrafo para todos os parágrafos da entrada, incluindo o último parágrafo, certifique-se de que a marca de parágrafo no final do último parágrafo esteja incluída em sua seleção. A marca de parágrafo armazena a formatação do parágrafo. Quando você não seleciona a marca de parágrafo no final do parágrafo, esse parágrafo assume o estilo de parágrafo do texto ao redor quando você o insere. Se você não vir a marca de parágrafo no final de cada parágrafo, você pode optar por exibi-los nas opções . Qualquer formatação de caractere aplicada ao conteúdo de AutoTexto é automaticamente armazenada na entrada de AutoTexto.

Na seção “Texto”, clique no botão “Explorar partes rápidas” e mova o mouse sobre “AutoTexto” no menu suspenso. Em seguida, selecione “Salvar Seleção na Galeria de AutoTexto” no submenu.

NOTA: Você pode notar a opção “Salvar Seleção na Galeria de Partes Rápidas” disponível diretamente no menu “Partes Rápidas”. Esta opção adiciona o texto selecionado como uma entrada de “Partes rápidas”, não uma entrada de “AutoTexto”. As entradas de “Partes rápidas” e “AutoTexto” são blocos de construção. Você poderia adicionar a entrada dessa maneira, mas vamos discutir como adicioná-la como uma entrada de AutoTexto.

A caixa de diálogo “Criar novo bloco de construção” é exibida. Digite um nome para a entrada de AutoTexto na caixa de edição “Nome”.

Recomendamos que os nomes das entradas de AutoTexto sejam diferentes o suficiente para que você precise digitar apenas alguns caracteres do nome para inserir cada entrada em um documento. Se várias entradas de AutoTexto tiverem nomes muito semelhantes, você terá que digitar o suficiente do nome para que o Word saiba qual entrada deseja inserir.

Você também pode alterar a categoria desta entrada. A lista suspensa “Categoria” fornece uma opção “Criar nova categoria” que permite adicionar esta entrada de AutoTexto a uma categoria personalizada. Você também pode alterar a “Galeria” na qual a entrada é criada.

A lista suspensa “Opções” permite que você especifique como a entrada é inserida no documento. Se você estiver inserindo um pequeno pedaço de texto, como o nome de uma empresa, selecione “Inserir apenas conteúdo”, que insere o conteúdo da entrada em linha no cursor. Você também pode inserir o conteúdo como seu próprio parágrafo ou em sua própria página (perfeito para criar capas padrão).

Aceite a configuração padrão para a lista suspensa “Salvar em”. Isso salvará a entrada de AutoTexto em seu modelo Normal.

Depois de configurar sua nova entrada de AutoTexto, clique em “OK”.

Quando você fecha o último documento do Word aberto, a caixa de diálogo a seguir pode ser exibida perguntando se você deseja salvar as alterações feitas no modelo Normal.dotm, caso tenha ativado a opção de ser solicitado a salvar o modelo Normal . Para salvar sua entrada de AutoTexto no modelo “Normal.dotm”, clique em “Salvar”.

Como inserir uma entrada de AutoTexto em um documento

Agora que criamos uma nova entrada de AutoTexto, vamos inseri-la em um documento. Crie um novo documento do Word ou abra um existente. Clique na guia “Inserir” novamente e mova o mouse sobre “AutoTexto” no menu suspenso. Você notará que a entrada de AutoTexto adicionada está disponível diretamente no submenu “AutoTexto”. Selecione-o para inserir o conteúdo nessa entrada.

Você também pode inserir uma entrada de AutoTexto simplesmente começando a digitar o nome da entrada de AutoTexto. Um pequeno pop-up é exibido com o nome da entrada de AutoTexto correspondente e instruções dizendo para você pressionar “Enter” para inserir. Pressione “Enter” para inserir toda a entrada de AutoTexto em seu documento. Você também pode pressionar “F3”.

O conteúdo da entrada de AutoTexto é inserido, completo com as quebras de linha e formatação originais.

Para tornar mais rápida e fácil a inserção de entradas de AutoTexto, você pode adicionar o botão “AutoTexto” à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido .

Como ativar “Mostrar sugestões de preenchimento automático”

Se você não estiver vendo a sugestão de AutoCompletar ao digitar o nome da entrada de AutoTexto, talvez seja necessário ativar a opção “Mostrar sugestões de AutoCompletar”.

Para ativar “Mostrar sugestões de preenchimento automático”, abra um documento Word existente ou crie um novo e clique na guia “Arquivo”.

Na tela de backstage, clique em “Opções” na lista de opções à esquerda.

Clique em “Avançado” na lista de itens do lado esquerdo da caixa de diálogo “Opções do Word”.

Na seção “Opções de edição”, clique na caixa de seleção “Mostrar sugestões de AutoCompletar” para que apareça uma marca de seleção na caixa.

Agora, você poderá pressionar “Enter” após digitar parte do nome de uma entrada de AutoTexto para inseri-la.

Como editar o conteúdo de uma entrada de autotexto existente

Digamos que você se mudou para uma nova casa e precisa alterar seu endereço na entrada de AutoTexto. Isso é fácil de fazer. Basta digitar a entrada como deseja em um novo documento do Word, selecioná-lo e acessar o submenu “AutoTexto”, conforme discutimos anteriormente. Selecione a opção “Salvar seleção na galeria de AutoTexto” no submenu abaixo de qualquer entrada de AutoTexto existente.

Digite o mesmo nome da entrada de AutoTexto existente na caixa de edição “Nome” e clique em “OK”.

Uma caixa de diálogo de confirmação é exibida. Clique em “Sim” para substituir a entrada de AutoTexto anterior pela nova.

Agora, você pode inserir a entrada de AutoTexto atualizada em qualquer documento do Word novo ou existente como fazia antes.

NOTA: Lembre-se de que alterar uma entrada de AutoTexto NÃO altera o conteúdo dessa entrada em nenhum documento existente onde você já a inseriu. O conteúdo revisado da entrada de AutoTexto só é usado ao inserir a entrada a qualquer momento após alterá-la.

Como editar as propriedades de uma entrada de AutoTexto existente

Além de editar o conteúdo de uma entrada de AutoTexto, você também pode alterar as propriedades da entrada, como o modelo no qual está armazenado, a categoria e assim por diante.

Para fazer isso, crie um novo documento do Word ou abra um existente. Clique na guia “Inserir” e, em seguida, clique no botão “Explorar partes rápidas” na seção “Texto”. Selecione “Organizador de blocos de construção” no menu suspenso.

A caixa de diálogo “Organizador de blocos de construção” é exibida. Uma lista de todos os “blocos de construção” é exibida, mostrando o “Nome” de cada um e em que “Galeria”, “Categoria” e “Modelo” eles estão. Eles são listados em ordem alfabética de acordo com a “Galeria”. Nossa nova entrada “Endereço” está listada no topo porque está na galeria “AutoTexto”. Clique na entrada para selecioná-la. Uma visualização da entrada é exibida no lado direito da caixa de diálogo.

Após selecionar a entrada “Endereço”, clique em “Editar Propriedades” abaixo da lista de “Blocos de Construção”.

A mesma caixa de diálogo é exibida como quando você criou a entrada de AutoTexto; entretanto, agora é chamado de “Modificar Bloco de Construção”. Vamos mudar a “Opção” para “Inserir conteúdo em parágrafo próprio, para que o endereço seja sempre inserido iniciando em uma linha separada, mesmo que o cursor esteja no final de outra linha. Clique em “OK” depois de fazer a alteração.

Uma caixa de diálogo de confirmação é exibida novamente, confirmando que você deseja substituir a entrada de AutoTexto pela revisada. Clique em “Sim”.

Como Excluir uma Entrada de AutoTexto

Se você descobrir que não precisa mais de uma entrada de AutoTexto, poderá excluí-la da coleção de blocos de construção. Para excluir uma entrada de AutoTexto, abra a caixa de diálogo “Organizador de blocos de construção”, conforme descrito na última seção. Selecione a entrada de AutoTexto que deseja excluir e clique em “Excluir” abaixo da lista de “Blocos de construção”.

Uma caixa de diálogo de confirmação é exibida perguntando se você tem certeza de que deseja excluir o bloco de construção selecionado, neste caso uma entrada de AutoTexto. Clique em “Sim” para excluir a entrada. Você retornará à caixa de diálogo “Organizador de blocos de construção”. Clique em “Fechar” para fechá-lo e retornar ao seu documento.

O AutoTexto parece ter uma peculiaridade ao usar um modelo personalizado . Testamos a adição de entradas de AutoTexto a um modelo personalizado, mas quando criamos um novo documento baseado nesse modelo, a entrada de AutoTexto não estava disponível. No entanto, quando criamos um novo documento com base no modelo Normal e, em seguida, anexamos o modelo personalizado a esse documento , a entrada de AutoTexto estava disponível. Portanto, se desejar salvar entradas de AutoTexto em seu próprio modelo personalizado, certifique-se de anexar o modelo aos seus documentos após criá-los, caso contrário, suas entradas de AutoTexto não estarão disponíveis. Se você descobrir o contrário, diga-nos nos comentários.

Versões mais antigas do Word (2003 e anteriores) permitiam que você copiasse entradas de AutoTexto de um modelo para outro. No entanto, a partir do Word 2007, essa funcionalidade foi removida.