Como criar uma regra no Microsoft Outlook

Usando regras no Microsoft Outlook, você pode aplicar automaticamente ações predefinidas aos e-mails que correspondem aos critérios especificados em sua conta. Isso ajuda a evitar a filtragem manual de seus e-mails e automatiza o processo para você. Mostraremos duas maneiras diferentes de criar regras no Outlook.

Maneiras de criar regras no Outlook

A primeira maneira de criar uma regra no Outlook é usar uma mensagem de e-mail existente como base. O Outlook então tenta encontrar mensagens semelhantes àquela que você selecionou e permite aplicar ações a elas.

A outra maneira é criar uma regra a partir de um modelo. Neste método, você escolhe um modelo para criar uma regra ou cria uma regra a partir de um modelo em branco. Isso lhe dá mais opções sobre o que você deseja fazer com seus e-mails.

Crie uma regra usando um e-mail existente no Outlook

Para usar um e-mail que já esteja em sua conta de e-mail como base para sua regra, primeiro inicie o aplicativo Outlook em seu computador.

Quando o Outlook abrir, encontre o e-mail que deseja usar como base. Por exemplo, queremos enviar todos os emails do Zoom para uma pasta específica, então encontramos um email do Zoom. Em seguida, clique com o botão direito neste e-mail e escolha Regras > Criar regra.

Uma janela “Criar Regra” será aberta. Aqui, o Outlook preenche previamente determinados campos do e-mail selecionado para economizar seu tempo. Para usar esses campos, marque a caixa de seleção ao lado de cada campo.

Se desejar alterar o conteúdo dos campos, fique à vontade para fazê-lo.

Na mesma janela, na seção “Faça o seguinte”, você decide qual ação aplicar aos e-mails selecionados . Por exemplo, se você deseja mover automaticamente os e-mails semelhantes ao que você selecionou para uma pasta, ative a opção “Mover o item para a pasta”. Em seguida, clique em “Selecionar pasta”.

Na janela “Regras e Alertas”, escolha a pasta para onde deseja mover seus e-mails. Em seguida, selecione “OK”.

De volta à janela “Criar regra”, clique em “OK” para criar e salvar sua regra.

No prompt “Sucesso” que é aberto, se você quiser aplicar sua nova regra também aos e-mails existentes, ative a opção “Executar esta regra agora nas mensagens que já estão na pasta atual”. Em seguida, escolha “OK”.

E é isso. Sua regra foi criada e será aplicada aos e-mails que correspondam aos critérios especificados.

Você sabia que pode usar uma regra do Outlook para enviar e-mails Cco automaticamente ?

Crie uma função usando um modelo no Outlook

O Outlook possui vários modelos que ajudam você a criar algumas regras básicas. Para usar esses modelos, primeiro inicie o Outlook em sua máquina. Em seguida, no canto superior esquerdo do Outlook, clique em “Arquivo”.

Na barra lateral esquerda, clique em “Informações”. Em seguida, no painel direito, selecione “Gerenciar regras e alertas”.

Uma janela “Regras e Alertas” será aberta. Aqui, abaixo da guia “Regras de e-mail”, clique em “Nova regra”.

Você verá uma janela “Assistente de regras” oferecendo vários modelos para usar em sua nova regra. Selecione o modelo que você deseja usar. Por exemplo, escolha “Mover mensagens com palavras específicas no assunto para uma pasta” se desejar mover seus e-mails contendo uma palavra específica na linha de assunto para uma pasta específica em sua conta de e-mail.

Usaremos o modelo mencionado acima nas etapas a seguir.

Depois de escolher um modelo, na parte inferior da janela, selecione “Avançar”.

Na página seguinte, na seção “Etapa 2”, clique em “Palavras Específicas”.

Você verá uma janela “Pesquisar texto”. Aqui, clique no campo “Especificar palavras ou frases para pesquisar no assunto” e digite as palavras ou frases pelas quais deseja filtrar seus e-mails. Em seguida, adicione essas palavras à lista clicando em “Adicionar”.

Depois de adicionar sua(s) palavra(s), clique no botão “OK”.

Mais uma vez, na seção “Etapa 2”, clique em “Especificado”.

Escolha a pasta para a qual deseja mover seus e-mails. Em seguida, selecione “OK”.

Agora você está de volta à janela “Assistente de regras”. Aqui, na parte inferior, clique em “Avançar”. Em seguida, selecione “Avançar” e “Avançar”.

Na tela “Concluir configuração da regra”, no campo “Etapa 1: especificar um nome para esta regra”, digite um nome para sua regra. Pode ser qualquer nome de sua escolha, mas tente usar um nome descritivo para que você possa reconhecer facilmente essa regra posteriormente.

Na seção “Etapa 2: Configurar opções de regra”, para usar a função para todos os seus e-mails existentes, além dos novos e-mails, ative a opção “Executar esta regra agora nas mensagens que já estão na ‘Caixa de entrada'”.

Ative a regra selecionando “Ativar esta regra”. Em seguida, na parte inferior, clique em “Concluir”.

Na janela “Regras e Alertas”, na parte inferior, escolha “Aplicar” seguido de “OK”.

Sua regra foi criada e filtrará e executará ações nos e-mails selecionados. Está tudo pronto.

Você sabia que pode criar regras do lado do servidor no Outlook ? Eles são diferentes dos que você viu acima e você pode querer usá-los em determinados casos.