Como criar um esboço automático no Microsoft Excel

Pode ser difícil organizar uma planilha extensa para facilitar a leitura dos dados. O Microsoft Excel oferece um recurso de agrupamento útil para resumir os dados usando um esquema automático. Veja como isso é feito.

O que você precisa para criar um esboço no Excel

No Microsoft Excel, você pode criar um esboço de linhas, colunas ou ambos. Para explicar os fundamentos deste tópico, criaremos um esboço de linhas. Você pode aplicar os mesmos princípios se quiser um esboço para as colunas.

Para que o recurso atenda ao seu propósito, existem algumas coisas que você precisa que seus dados incluam:

• Cada coluna deve ter um cabeçalho ou rótulo na primeira linha.
• Cada coluna deve incluir dados semelhantes.
• O intervalo de células deve conter dados. Você não pode ter colunas ou linhas em branco.

É mais fácil ter suas linhas de resumo localizadas abaixo dos dados que elas resumem. No entanto, há uma maneira de acomodar isso se suas linhas de resumo estiverem posicionadas acima. Descreveremos como fazer isso primeiro.

Ajuste as configurações de contorno

Selecione as células que deseja delinear e vá para a guia Dados.

Clique em “Outline” no lado direito da faixa de opções. Em seguida, clique no inicializador de diálogo (seta minúscula) no canto inferior direito da janela pop-out.

Quando a janela Configurações abrir, desmarque a caixa “Linhas de resumo abaixo dos detalhes”.

Antes de clicar em “OK”, você pode, opcionalmente, marcar a caixa “Estilos automáticos”. Isso formatará as células em seu contorno com negrito, itálico e estilos semelhantes para destacá-las. Se você optar por não usar estilos automáticos aqui, mostraremos como aplicá-los depois também.

Clique em “OK” e prepare-se para criar o contorno.

Crie o esboço automático

Se você tiver suas linhas de resumo e outros requisitos de estrutura de tópicos definidos, é hora de criar sua estrutura de tópicos.

Selecione suas células, vá para a guia Dados e clique em “Contorno”.

Clique na seta “Grupo” e escolha “Contorno automático” na lista suspensa.

Você deve ver sua planilha atualizada imediatamente para exibir o esboço. Isso inclui números, linhas correspondentes e sinais de mais e menos na área cinza à esquerda das linhas ou no topo das colunas.

O número mais baixo (1) e os botões mais à esquerda abaixo do 1 são para sua visualização de nível mais alto.

O próximo número mais alto (2) e os botões abaixo dele são para o segundo nível mais alto.

Os números e botões continuam para cada nível até o final. Você pode ter até oito níveis em uma estrutura de tópicos do Excel.

Você pode usar os números, os sinais de mais e menos ou ambos para recolher e expandir suas linhas. Se você clicar em um número, ele recolherá ou expandirá todo o nível. Se você clicar em um sinal de mais, ele expandirá esse conjunto específico de linhas na estrutura de tópicos. Um sinal de menos irá recolher esse conjunto específico de linhas.

Estilos de formato depois de criar o contorno

Conforme mencionado anteriormente, você pode aplicar estilos ao seu contorno para destacar as linhas e as linhas de resumo. Além do esboço em si, isso ajuda a tornar os dados um pouco mais fáceis de ler e distinguir dos demais.

Se você optar por não usar a opção Estilos automáticos antes de criar seu contorno, poderá fazê-lo posteriormente.

Selecione as células da estrutura de tópicos que deseja formatar ou selecione a estrutura de tópicos inteira, se preferir. Volte para a janela de configurações do esboço com Dados> Esboço para abrir o inicializador de diálogo.

Na janela Configurações, marque a caixa “Estilos automáticos” e clique em “Aplicar estilos”.

Você deve ver os estilos de formatação aplicados ao seu esboço. Agora você pode clicar em “OK” para fechar a janela.

Remover um Contorno

Se você criar um contorno e decidir removê-lo mais tarde, bastará apenas alguns cliques.

Selecione seu contorno e volte para a guia Dados mais uma vez. Clique em “Contorno” e depois na seta abaixo de “Desagrupar”. Escolha “Limpar contorno” e pronto.

Nota: Se você aplicou estilos ao seu contorno, precisará reformatar o texto manualmente.

Os contornos não são úteis apenas para preparar documentos. No Excel, um esboço oferece uma maneira excelente de organizar e analisar seus dados com mais facilidade . A estrutura de tópicos automática elimina quase todo o trabalho manual do processo.