Como compartilhar seu calendário do Outlook

Compartilhar o calendário do Outlook é fácil, mas como você faz, é importante se você não quiser que as pessoas com quem você o compartilhe tenham dificuldades para acessá-lo. Vamos dar uma olhada em como compartilhar um calendário do Outlook, quer o destinatário esteja na mesma organização que você ou não.

Independentemente de você compartilhar seu calendário do Outlook com alguém dentro de sua organização (ou seja, pessoas com o mesmo domínio de e-mail que você) fora de sua organização, o processo de compartilhamento é semelhante. No entanto, a maneira como o destinatário acessa seu calendário compartilhado é um pouco diferente, especialmente se a pessoa de fora da sua organização não estiver usando o Outlook. Ainda é muito simples, porém, vamos cobrir como funciona para que você possa apontar as pessoas aqui se elas tiverem dificuldade para acessar sua agenda compartilhada.

Compartilhando sua agenda com um colega

Se você deseja compartilhar uma agenda com alguém que trabalha na mesma organização, o processo é bastante simples. Abra o calendário no Outlook e clique em Início> Compartilhar calendário> Calendário.

Se você estiver usando o Outlook para mais de uma conta, certifique-se de selecionar o calendário da conta que deseja compartilhar.

A janela “Propriedades do calendário” abrirá na guia “Permissões”, mostrando quem atualmente tem acesso ao seu calendário. Por padrão, o Outlook é configurado para que qualquer pessoa na sua organização possa ver quando você está ocupado, mas nada mais. Seu pessoal de TI pode ter mudado isso de várias maneiras diferentes, então vamos nos concentrar em compartilhar sua agenda com um indivíduo em sua organização.

Para compartilhar sua agenda com alguém, clique no botão “Adicionar”.

Isso abrirá seu catálogo de endereços e, por padrão, mostrará as pessoas em sua organização. Adicione a pessoa com quem deseja compartilhar sua agenda e clique em “OK”.

A pessoa que você escolheu aparece na janela Permissões. Por padrão, eles terão um nível de permissão “Pode visualizar todos os detalhes”, que você pode alterar se quiser.

Quando terminar, clique em “OK” para compartilhar sua agenda.

Para ver um calendário que alguém compartilhou com você, clique em Início> Adicionar Calendário> Abrir Calendário Compartilhado.

Na janela que é aberta, digite o nome da pessoa que compartilhou uma agenda com você e clique em OK.

O calendário agora aparecerá para você ver na lista “Calendários compartilhados” no lado esquerdo.

Compartilhando sua agenda com alguém externo

Se você deseja compartilhar uma agenda com alguém que trabalha fora de sua organização, o processo é muito semelhante. Abra o calendário no Outlook e clique em Início> Compartilhar calendário> Calendário.

Se você estiver usando o Outlook para mais de uma conta, certifique-se de selecionar o calendário da conta que deseja compartilhar.

A janela “Propriedades do calendário” abrirá na guia “Permissões”, mostrando quem atualmente tem acesso ao seu calendário.

Para compartilhar sua agenda com alguém, clique no botão “Adicionar”.

Isso abrirá seu catálogo de endereços. No menu suspenso “Catálogo de endereços”, clique em “Contatos”.

Isso exibirá todos os contatos externos em seu catálogo de endereços. Se você quiser compartilhar sua agenda com uma pessoa externa e ela não for exibida aqui, será necessário adicioná-la como um contato primeiro.

Adicione a pessoa com quem deseja compartilhar sua agenda e clique em “OK”.

A pessoa que você escolheu será adicionada à janela Permissões. Por padrão, eles terão o nível de permissão “Pode visualizar todos os detalhes”, que você pode alterar se desejar. Ao contrário de compartilhar com pessoas em sua organização, você não pode conceder direitos de “Pode editar” ou “Delegar” a pessoas externas.

Quando terminar, clique em “OK” para compartilhar sua agenda.

O modo como o destinatário aceita seu convite para visualizar um calendário é o ponto em que o processo difere um pouco de compartilhar com alguém de dentro de sua organização.

A pessoa com quem você compartilhou sua agenda recebe um e-mail.

Se eles clicarem em “Aceitar e visualizar calendário”, eles serão direcionados ao Outlook.com para fazer o login em uma conta da Microsoft, onde o calendário compartilhado será disponibilizado.

Esse processo é bastante simples, mas não ajuda muito se o destinatário usar um produto que não seja da Microsoft. Mostraremos como adicionar a agenda compartilhada a uma agenda do Google, já que é o aplicativo de agenda mais popular, mas você pode adicionar uma agenda compartilhada a praticamente qualquer aplicativo de agenda decente que queira mencionar.

Na parte inferior do e-mail está um link “este URL”.

Clique com o botão direito neste URL e clique em “Copiar localização do link” (ou o comando equivalente, dependendo de qual programa você está usando para visualizar o e-mail).

Abra o seu Google Agenda, clique nos três pontos ao lado de “Adicionar agenda” e escolha “Do URL”.

Cole o URL que você copiou do e-mail e clique em “Adicionar calendário”.

O calendário aparecerá na lista “Outros calendários” no lado esquerdo.

Porém, este não é um formato muito amigável, especialmente se houver mais de um calendário compartilhado para mostrar. Você pode renomeá-lo passando o mouse sobre o nome, clicando nos três pontos que aparecem no final e clicando em “Configurações”.

Altere o campo Nome para o que você quiser e, em seguida, clique na seta para trás ao lado de “Configurações”.

Agora você tem um nome de calendário muito mais amigável.

O URL que você copiou do e-mail é um URL para o calendário compartilhado no formato iCalendar (.ics), que apesar da semelhança de nomenclatura não tem nada a ver com a Apple. Em vez disso, é  um formato aberto para informações de calendário que existe há mais de 20 anos. Todos os aplicativos de calendário que você provavelmente usará aceitará um calendário no formato .ics, portanto, enquanto passamos pelo processo de adição deste a um calendário do Google, o link deve funcionar no Apple Calendar, Yahoo! Calendário, Lightning para Thunderbird ou qualquer outro aplicativo de calendário que você usar.