8 dicas para fazer as melhores apresentações em PowerPoint

As apresentações de slides são uma forma intuitiva de compartilhar ideias complexas com o público, embora sejam enfadonhas e frustrantes quando mal executadas. Aqui estão algumas dicas para fazer suas apresentações do Microsoft PowerPoint cantarem, evitando armadilhas comuns.

Comece com uma meta

Tudo começa identificando o que estamos tentando alcançar com a apresentação. É informativo, uma vitrine de dados em um meio de fácil compreensão? Ou é mais um argumento de venda, algo destinado a persuadir e convencer o público e conduzi-lo a um determinado resultado?

É aqui que a maioria dessas apresentações falha com a incapacidade de identificar os pontos de discussão que melhor apoiam nosso objetivo. Sempre comece com um objetivo em mente: entreter, informar ou compartilhar dados de uma forma fácil de entender. Use fatos, números e imagens para apoiar sua conclusão, mantendo a estrutura em mente (onde estamos agora e para onde vamos?).

Descobri que é útil começar com o final. Depois de saber como terminar uma apresentação, sei a melhor forma de chegar a esse ponto. Começo identificando a lição – aquela pepita que quero implantar antes de agradecer a todos por seu tempo – e trabalho ao contrário para descobrir a melhor forma de chegar lá.

Sua milhagem, é claro, pode variar. Mas sempre será uma boa ideia dedicar algum tempo aos estágios iniciais para não refazer grandes partes da apresentação mais tarde. E isso começa com um objetivo definido.

Menos é mais

Uma apresentação de slides não deve incluir tudo. É uma introdução a um tópico, que podemos desenvolver com a fala. Qualquer coisa desnecessária é uma distração. Isso torna a apresentação menos atraente visualmente e menos interessante, além de fazer você ficar mal como apresentador.

Isso vale tanto para texto quanto para imagens. Na verdade, não há nada pior do que uma série de slides em que o apresentador apenas os lê à medida que aparecem. Seu público é capaz de ler e provavelmente já leu o slide e navegará no Reddit muito antes de você terminar. Evite colocar o texto literal na tela, e seu público vai agradecer.

Considere o seu tipo de letra

De cara, vamos apenas sair e dizer que Papyrus e Comic Sans devem ser banidos de todas as apresentações em PowerPoint, permanentemente. Além disso, vale a pena considerar a fonte que você está usando e o que ela diz sobre você, o apresentador, e a própria apresentação.

Considere escolher a legibilidade em vez da estética e evite fontes sofisticadas que podem ser mais uma distração do que qualquer outra coisa. Uma boa apresentação precisa de duas fontes: serif e sans-serif. Use um para as manchetes e outro para o corpo do texto, listas e assim por diante. Mantenha simples. Veranda, Helvetica, Arial e até mesmo Times New Roman são escolhas seguras. Fique com os clássicos e é difícil estragar este muito mal.

Faça com que os marcadores sejam importantes

Chega a um ponto em que os marcadores se tornam menos um auxílio visual e mais um exame visual.

Os marcadores devem apoiar o orador, não sobrecarregar o público. Os melhores slides têm pouco ou nenhum texto, na verdade. Como apresentador, é nosso trabalho falar sobre questões complexas, mas isso não significa que precisamos destacar todos os pontos de discussão.

Em vez disso, pense em como você pode dividir listas grandes em três ou quatro marcadores. Considere cuidadosamente se você precisa usar mais marcadores ou se pode combinar vários tópicos em um único ponto. E se você não puder, lembre-se de que não há ninguém limitando o número de slides que você pode ter em uma apresentação. Sempre é possível quebrar uma lista de 12 pontos em três páginas de quatro pontos cada.

Limite o uso de transições

A animação, quando usada corretamente, é uma boa ideia. Ele divide as partes lentas de uma apresentação e adiciona ação aos elementos que exigem isso. Mas deve ser usado com cautela.

Adicionar uma transição que passa da esquerda para a direita entre cada slide ou que anima cada marcador em uma lista, por exemplo, começa a se tornar um fardo para aqueles que são forçados a suportar a apresentação. Os espectadores ficam entediados rapidamente, e as animações destinadas a destacar elementos específicos rapidamente se tornam cansativas.

Isso não quer dizer que você não possa usar animações e transições, apenas que você precisa escolher seus pontos. Procure não mais do que um punhado dessas transições para cada apresentação. E use-os em locais onde possam contribuir para a demonstração, e não prejudicá-la.

Pular texto quando possível

Às vezes, as imagens contam uma história melhor do que o texto. E como apresentador, seu objetivo é descrever os pontos em detalhes sem fazer os usuários lerem muito. Nesses casos, um visual bem projetado, como um gráfico, pode transmitir melhor as informações que você está tentando compartilhar.

A imagem certa adiciona apelo visual e serve para quebrar seções mais longas e cheias de texto da apresentação – mas apenas se você estiver usando as imagens certas. Uma única imagem de alta qualidade pode fazer toda a diferença entre um sucesso e um fracasso quando você está direcionando um ponto específico para casa.

Ao considerar o texto, não pense apenas em termos de marcadores e parágrafos. Tabelas, por exemplo, muitas vezes são desnecessárias. Pergunte a si mesmo se você poderia apresentar os mesmos dados em um gráfico de barras ou linhas.

Pense em Cores

A cor é interessante. Isso evoca certos sentimentos e adiciona apelo visual à sua apresentação como um todo. Estudos mostram que a cor também melhora o interesse, a compreensão e a retenção. Deve ser uma consideração cuidadosa, não uma reflexão tardia.

Você não precisa ser um designer gráfico para usar bem as cores em uma apresentação. O que eu faço é procurar as paletas de que gosto e depois encontrar maneiras de usá-las na apresentação. Existem várias ferramentas para isso, como Adobe Color , Coolors e ColorHunt , apenas para citar alguns. Depois de encontrar uma paleta de que goste, pense em como ela funciona com a apresentação que você está prestes a fazer. Pastéis, por exemplo, evocam sentimentos de liberdade e luz, então provavelmente não são a melhor escolha quando você está apresentando ganhos trimestrais que erraram o alvo.

Também vale a pena mencionar que você não precisa usar todas as cores da paleta. Freqüentemente, você consegue sobreviver com apenas dois ou três, embora deva realmente pensar em como todos eles funcionam juntos e como serão legíveis quando colocados em camadas. Uma regra simples aqui é que o contraste é seu amigo. As cores escuras funcionam bem em fundos claros e as cores claras funcionam melhor em fundos escuros.

Dê uma olhada de cima para baixo

Passe algum tempo no Classificador de slides antes de terminar a apresentação. Ao clicar nos quatro quadrados na parte inferior esquerda da apresentação, você pode ver vários slides de uma vez e considerar como cada um funciona em conjunto. Como alternativa, você pode clicar em “Exibir” na faixa e selecionar “Classificador de slides”.

Você está apresentando muito texto de uma vez? Mova uma imagem para dentro. Uma série de slides pode se beneficiar de um gráfico ou resumo antes de você passar para outro ponto?

É aqui que temos a oportunidade de ver a apresentação além do ponto de vista de um único slide e pensar em como cada slide se encaixa, ou se ele se encaixa. A partir dessa visualização, você pode reorganizar os slides, adicionar outros ou excluí-los completamente, se achar que eles não avançam na apresentação.

A diferença entre uma boa apresentação e uma má apresentação está realmente relacionada à preparação e execução. Aqueles que respeitam o processo e planejam cuidadosamente – não apenas a apresentação como um todo, mas cada slide dentro dela – são os que terão sucesso.

Bônus: comece com modelos

Isso me leva ao meu último (meio) ponto: na dúvida, basta comprar um modelo e usá-lo. Você pode encontrar isso em toda a web, embora Creative Market e GraphicRiver sejam provavelmente os dois mercados mais populares para esse tipo de coisa. Nem todos nós somos abençoados com as habilidades necessárias para projetar e fazer uma apresentação eficaz. E embora um modelo de PowerPoint pré-fabricado não vá torná-lo um melhor apresentador, ele vai aliviar a ansiedade de criar uma apresentação de slides visualmente atraente.